PAGE檔案誠信制度建設方案一、總則（一）目的為加強公司檔案管理工作，確保檔案信息的真實性、完整性和可靠性，維護公司的合法權益，促進公司各項業(yè)務的健康發(fā)展，特制定本檔案誠信制度建設方案。（二）適用范圍本方案適用于公司各部門及全體員工在檔案管理工作中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標準，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.誠實守信原則：檔案管理人員及相關工作人員應秉持誠實守信的態(tài)度，如實記錄和保存檔案信息。3.安全保密原則：加強檔案的安全管理，確保檔案信息不泄露、不丟失，保障公司機密安全。4.責任追究原則：對違反檔案誠信制度的行為，依法依規(guī)追究相關人員的責任。二、檔案管理職責分工（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善公司檔案管理制度及流程。2.組織開展檔案收集、整理、歸檔、保管、利用等工作。3.對公司各部門檔案管理工作進行指導、監(jiān)督和檢查。4.負責檔案信息化建設，提高檔案管理效率和水平。（二）各部門職責1.負責本部門檔案的收集、整理和初步歸檔工作。2.按照公司檔案管理規(guī)定，及時將檔案移交至檔案管理部門。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等利用工作。（三）檔案管理人員職責1.嚴格遵守檔案管理規(guī)定，認真履行檔案管理職責。2.負責檔案的日常管理工作，確保檔案的安全和完整。3.積極為公司各部門提供檔案查閱、借閱等服務，提高檔案利用效率。4.定期對檔案進行清查、盤點，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案管理中存在的問題。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.公司各類文件、合同、協(xié)議、報表、報告、會議記錄等紙質(zhì)和電子文件資料。2.公司在生產(chǎn)經(jīng)營活動中形成的各類證照、資質(zhì)證書、榮譽證書等。3.公司員工的人事檔案、培訓檔案、績效考核檔案等。4.其他與公司業(yè)務相關的重要檔案資料。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責檔案收集工作，確保檔案收集的及時性和完整性。2.檔案收集人員應按照檔案管理規(guī)定，對收集的檔案進行分類、編號、登記，確保檔案信息準確無誤。3.對于重要檔案資料，應及時進行備份，防止檔案丟失或損壞。（三）整理規(guī)范1.檔案管理部門應按照檔案分類標準，對收集的檔案進行整理和歸檔。2.檔案整理應遵循文件形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，便于檔案的查閱和利用。3.檔案整理應做到分類科學、編號規(guī)范、目錄清晰、裝訂整齊。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔流程1.各部門將整理好的檔案移交至檔案管理部門。2.檔案管理部門對移交的檔案進行審核，審核無誤后進行歸檔。3.檔案管理人員應及時將歸檔的檔案錄入檔案管理系統(tǒng)，建立電子檔案目錄。（二）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期。2.永久保管的檔案主要包括公司設立、變更、注銷等重要文件資料，以及涉及公司重大權益、重大決策等檔案。3.長期保管的檔案主要包括公司生產(chǎn)經(jīng)營活動中的重要文件資料，保管期限為[X]年。4.短期保管的檔案主要包括一般性文件資料，保管期限為[X]年。（三）保管要求1.檔案管理部門應設置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火設備、防潮設備、防蟲設備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家規(guī)定的標準。3.檔案管理人員應定期對檔案進行清查、盤點，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案保管中存在的問題。4.對于電子檔案，應采取有效的存儲和備份措施，防止電子檔案丟失或損壞。五．檔案查閱與借閱（一）查閱流程1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、內(nèi)容、用途等，并經(jīng)所在部門負責人簽字同意。2.《檔案查閱申請表》提交至檔案管理部門，檔案管理人員對查閱申請進行審核，審核通過后安排查閱。3.查閱人員應在檔案管理人員指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。4.查閱人員查閱檔案時，應保持檔案的整潔和完好，不得在檔案上涂改、標記、污損。5.查閱結束后，查閱人員應及時將檔案歸還檔案管理人員，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認。（二）借閱流程1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、內(nèi)容、用途、借閱期限等，并經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意。2.《檔案借閱申請表》提交至檔案管理部門，檔案管理人員對借閱申請進行審核，審核通過后辦理借閱手續(xù)。3.借閱人員應按照借閱期限及時歸還檔案，如需延期借閱，應提前辦理延期手續(xù)。4.借閱人員借閱檔案時，應妥善保管檔案，不得轉借他人，不得擅自復制、摘抄檔案內(nèi)容。5.借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應認真檢查檔案的完整性和完好性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時查明原因，并追究借閱人員的責任。（三）查閱與借閱限制1.涉及公司機密的檔案，未經(jīng)公司授權，不得查閱和借閱。2.檔案查閱和借閱應嚴格按照規(guī)定的流程進行，不得擅自擴大查閱和借閱范圍。3.檔案查閱和借閱人員應嚴格遵守檔案管理規(guī)定，不得泄露檔案信息。六、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化管理和信息化利用。2.提高檔案管理效率和水平，降低檔案管理成本。3.加強檔案信息的安全管理，確保檔案信息不泄露、不丟失。（二）信息化建設內(nèi)容1.檔案管理信息系統(tǒng)的建設，包括檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計等功能模塊。2.電子檔案的存儲和備份，采用安全可靠的存儲設備和備份技術，確保電子檔案的安全存儲。3.檔案信息安全防護體系的建設，包括防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、加密技術等，防止檔案信息被非法獲取和篡改。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，確保檔案信息的準確錄入和及時更新。2.嚴格遵守檔案信息安全管理規(guī)定，設置不同的用戶權限，防止檔案信息被非法訪問和泄露。3.定期對檔案管理信息系統(tǒng)進行維護和升級，確保系統(tǒng)的正常運行。七、檔案誠信監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.檔案管理部門應定期對公司各部門檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。2.設立檔案誠信監(jiān)督舉報電話和郵箱，接受公司員工和社會公眾對檔案管理工作中存在的違規(guī)行為的舉報。3.對舉報內(nèi)容進行認真調(diào)查核實，如發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為，依法依規(guī)追究相關人員的責任。（二）考核辦法1.制定檔案管理工作考核標準，對公司各部門檔案管理工作進行量化考核。2.考核內(nèi)容包括檔案收集、整理、歸檔、保管、利用等方面的工作質(zhì)量和效率。3.考核結果與部門績效掛鉤，對檔案管理工作成績突出的部門和個人進行表彰和獎勵，對存在問題的部門和個人進行批評教育和責任追究。八、檔案誠信違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.檔案管理人員及相關工作人員在檔案管理工作中，故意隱瞞、篡改、偽造檔案信息的。2.違反檔案查閱、借閱規(guī)定，擅自擴大查閱和借閱范圍，泄露檔案信息的。3.未按照檔案管理規(guī)定及時收集、整理、歸檔檔案，導致檔案丟失或損壞的。4.其他違反檔案誠信制度的行為。（二）處理措施1.對于違反檔案誠信制度的行為，視情節(jié)輕重，給予批評教育、警告、記過、記大過、降職、