PAGE檔案歸檔時間制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，便于檔案的查閱、利用和保管，特制定本檔案歸檔時間制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案資料的歸檔管理。（三）檔案定義本制度所指檔案是公司在各項活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。二、檔案歸檔基本原則（一）及時歸檔原則各部門及員工應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)將辦理完畢、具有保存價值的文件材料整理歸檔，不得拖延積壓。（二）分類準(zhǔn)確原則按照檔案的來源、時間、內(nèi)容和形式等特征，進行科學(xué)合理的分類，確保檔案分類準(zhǔn)確、便于查找。（三）完整齊全原則歸檔的文件材料應(yīng)齊全完整，能夠反映公司各項工作的真實情況和歷史過程。（四）真實可靠原則歸檔的文件材料必須是原件，內(nèi)容應(yīng)真實可靠，不得偽造、篡改。三、檔案歸檔時間要求（一）文書檔案1.收文公司收到的各類文件，由行政部負(fù)責(zé)登記、編號后，及時分發(fā)給相關(guān)部門閱辦，并在文件處理完畢后[X]個工作日內(nèi)將文件原件及處理結(jié)果交行政部歸檔。對于重要文件或需長期保存的文件，行政部應(yīng)及時復(fù)印備份，原件歸檔，復(fù)印件留存供日常查閱使用。2.發(fā)文公司制發(fā)的各類文件，承辦部門應(yīng)在文件印發(fā)后[X]個工作日內(nèi)將文件定稿、正本及相關(guān)附件交行政部歸檔。行政部應(yīng)定期對發(fā)文進行整理，按照年度、類別等進行分類存放，確保發(fā)文檔案的完整性。3.內(nèi)部文件各部門在工作中形成的內(nèi)部文件，如工作計劃、總結(jié)、報告、會議紀(jì)要等，應(yīng)在文件形成后[X]個工作日內(nèi)由部門負(fù)責(zé)人審核簽字后交行政部歸檔。涉及多個部門的聯(lián)合發(fā)文，由主辦部門負(fù)責(zé)收集各部門的文件材料，整理后交行政部歸檔。（二）合同檔案1.合同簽訂公司簽訂的各類合同，承辦部門應(yīng)在合同簽訂后[X]個工作日內(nèi)將合同原件及相關(guān)附件交行政部歸檔。合同原件應(yīng)保持完整，如有補充協(xié)議、變更協(xié)議等，應(yīng)一并歸檔，并在合同檔案中注明相關(guān)情況。2.合同履行在合同履行過程中產(chǎn)生的各類文件材料（如往來函件、驗收報告、付款憑證等），承辦部門應(yīng)在文件形成后[X]個工作日內(nèi)整理后交行政部歸檔。行政部應(yīng)建立合同履行跟蹤檔案，及時記錄合同履行情況，確保合同檔案的連續(xù)性。（三）財務(wù)檔案1.會計憑證每月終了，會計人員應(yīng)在次月[X]個工作日內(nèi)將當(dāng)月的會計憑證整理裝訂成冊，并填寫封面、編號等內(nèi)容，交財務(wù)檔案管理人員歸檔。會計憑證應(yīng)按照編號順序排列，不得缺號、重號，確保會計憑證的完整性和準(zhǔn)確性。2.會計賬簿年度終了，會計人員應(yīng)在次年[X]個工作日內(nèi)將全年的會計賬簿打印裝訂成冊，并進行結(jié)賬、對賬等工作，交財務(wù)檔案管理人員歸檔。會計賬簿應(yīng)包括總賬、明細賬、日記賬等，各類賬簿應(yīng)按照規(guī)定的格式和內(nèi)容進行登記，不得隨意涂改。3.財務(wù)報表每月、每季度、年度終了，財務(wù)人員應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)編制完成財務(wù)報表，并在報表編制完成后[X]個工作日內(nèi)將報表及相關(guān)分析資料交財務(wù)檔案管理人員歸檔。財務(wù)報表應(yīng)加蓋公司公章及編制人員印章，確保報表的真實性和有效性。4.其他財務(wù)檔案公司在財務(wù)管理過程中形成的其他文件材料（如審計報告、稅務(wù)申報資料、財務(wù)預(yù)算等），財務(wù)人員應(yīng)在文件形成后[X]個工作日內(nèi)整理后交財務(wù)檔案管理人員歸檔。（四）人事檔案1.員工入職檔案新員工入職時，人力資源部應(yīng)在員工入職后[X]個工作日內(nèi)將員工的個人簡歷、身份證復(fù)印件、學(xué)歷證書復(fù)印件、勞動合同等相關(guān)資料收集齊全，整理歸檔。員工入職檔案應(yīng)按照員工姓名、入職時間等進行分類存放，便于查詢。2.員工培訓(xùn)檔案員工參加公司組織的各類培訓(xùn)后，培訓(xùn)部門應(yīng)在培訓(xùn)結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)將培訓(xùn)資料（如培訓(xùn)教材、考試試卷、培訓(xùn)證書等）及員工培訓(xùn)記錄交人力資源部歸檔。人力資源部應(yīng)建立員工培訓(xùn)檔案，記錄員工的培訓(xùn)情況，為員工的職業(yè)發(fā)展提供參考。3.員工考核檔案每季度、年度終了，人力資源部應(yīng)在考核工作結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)將員工的考核資料（如考核表、評語、成績等）整理歸檔。員工考核檔案應(yīng)反映員工的工作表現(xiàn)和業(yè)績，為員工的晉升、獎勵等提供依據(jù)。4.員工離職檔案員工離職時，人力資源部應(yīng)在員工離職后[X]個工作日內(nèi)將員工的離職申請、離職交接清單、離職證明等相關(guān)資料收集齊全，整理歸檔。員工離職檔案應(yīng)妥善保管，以備后續(xù)查詢。（五）項目檔案1.項目立項階段項目立項申請獲得批準(zhǔn)后，項目負(fù)責(zé)人應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)將項目立項文件（如立項申請書、可行性研究報告、項目批復(fù)等）交行政部歸檔。2.項目實施階段在項目實施過程中，項目負(fù)責(zé)人應(yīng)及時收集項目進展情況的各類文件材料（如項目計劃、會議紀(jì)要、工作匯報、技術(shù)文檔等），并在每月末將當(dāng)月的項目文件材料整理后交行政部歸檔。項目實施過程中產(chǎn)生的重要文件或變更文件，項目負(fù)責(zé)人應(yīng)及時向行政部報備，并確保歸檔文件的完整性和準(zhǔn)確性。3.項目驗收階段項目驗收工作完成后，項目負(fù)責(zé)人應(yīng)在驗收結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)將項目驗收文件（如驗收報告、驗收證書、項目總結(jié)等）交行政部歸檔。行政部應(yīng)將項目檔案按照項目名稱、項目周期等進行分類存放，建立項目檔案索引，便于查詢和利用。（六）科技檔案1.科研項目檔案科研項目立項：項目負(fù)責(zé)人應(yīng)在科研項目立項后[X]個工作日內(nèi)將立項文件（如項目申請書、立項批復(fù)等）交科技檔案管理人員歸檔?？蒲许椖繉嵤涸诳蒲许椖繉嵤┻^程中，項目負(fù)責(zé)人應(yīng)及時收集項目研究過程中的各類文件材料（如研究報告、實驗數(shù)據(jù)、測試記錄、技術(shù)圖紙等），并在每季度末將當(dāng)季的項目文件材料整理后交科技檔案管理人員歸檔?？蒲许椖拷Y(jié)題：科研項目結(jié)題后，項目負(fù)責(zé)人應(yīng)在結(jié)題驗收通過后[X]個工作日內(nèi)將結(jié)題文件（如結(jié)題報告、成果鑒定證書、專利證書等）交科技檔案管理人員歸檔。2.產(chǎn)品研發(fā)檔案產(chǎn)品設(shè)計階段：產(chǎn)品設(shè)計部門應(yīng)在產(chǎn)品設(shè)計方案確定后[X]個工作日內(nèi)將產(chǎn)品設(shè)計圖紙、設(shè)計說明書、技術(shù)要求等文件材料交科技檔案管理人員歸檔。產(chǎn)品試制階段：在產(chǎn)品試制過程中，試制部門應(yīng)及時收集產(chǎn)品試制過程中的各類文件材料（如試制記錄、測試報告、改進方案等），并在產(chǎn)品試制完成后[X]個工作日內(nèi)將相關(guān)文件材料交科技檔案管理人員歸檔。產(chǎn)品批量生產(chǎn)階段：產(chǎn)品批量生產(chǎn)后，生產(chǎn)部門應(yīng)定期將產(chǎn)品生產(chǎn)過程中的各類文件材料（如生產(chǎn)計劃、工藝文件、質(zhì)量檢驗報告等）交科技檔案管理人員歸檔。3.設(shè)備檔案設(shè)備購置：設(shè)備采購部門應(yīng)在設(shè)備購置合同簽訂后[X]個工作日內(nèi)將設(shè)備購置合同、設(shè)備到貨驗收單、設(shè)備說明書、設(shè)備合格證等文件材料交科技檔案管理人員歸檔。設(shè)備安裝調(diào)試：設(shè)備安裝調(diào)試完成后，設(shè)備管理部門應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)將設(shè)備安裝調(diào)試記錄、驗收報告等文件材料交科技檔案管理人員歸檔。設(shè)備運行維護：在設(shè)備運行過程中，設(shè)備管理部門應(yīng)定期將設(shè)備運行記錄、維護保養(yǎng)記錄、維修記錄等文件材料交科技檔案管理人員歸檔。設(shè)備報廢：設(shè)備報廢后，設(shè)備管理部門應(yīng)在設(shè)備報廢手續(xù)辦理完畢后[X]個工作日內(nèi)將設(shè)備報廢申請、報廢鑒定報告、報廢處理記錄等文件材料交科技檔案管理人員歸檔。四、檔案歸檔流程（一）文件收集1.各部門及員工應(yīng)按照檔案歸檔時間要求，及時收集本部門或本人在工作中形成的各類文件材料。2.文件收集過程中，應(yīng)確保文件的完整性和準(zhǔn)確性，對不符合要求的文件應(yīng)及時進行補充或修正。（二）文件整理1.收集到的文件材料應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進行初步整理，區(qū)分不同類別、年度、保管期限等。2.對文件進行編號、編目、裝訂等處理，確保文件的整齊規(guī)范，便于查閱和保管。（三）檔案移交1.整理好的檔案應(yīng)及時移交至行政部或相關(guān)檔案管理部門。2.移交時，移交部門應(yīng)填寫檔案移交清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、移交時間等信息，并由雙方簽字確認(rèn)。（四）檔案審核1.檔案管理部門收到移交的檔案后，應(yīng)進行審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。2.對審核中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時與移交部門溝通，要求其進行整改，直至符合要求。（五）檔案歸檔1.審核通過的檔案應(yīng)按照規(guī)定的檔案存放位置進行歸檔，建立檔案索引，便于查詢和利用。2.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查和清點，確保檔案的安全保管。五、檔案保管期限（一）永久保管1.公司設(shè)立、變更、終止的文件材料。2.公司股東會、董事會、監(jiān)事會形成的文件材料。3.公司重要的合同、協(xié)議、章程等文件材料。4.公司年度財務(wù)決算報告、審計報告等文件材料。5.公司重大項目的立項、可行性研究、設(shè)計、施工、驗收等文件材料。6.公司重要的人事任免文件、員工獎勵與處分文件等。7.公司具有歷史價值或重要紀(jì)念意義的文件材料。（二）定期保管1.30年保管公司一般性的合同、協(xié)議、文件等。公司年度工作計劃與總結(jié)、季度工作匯報等。公司員工的年度考核資料、培訓(xùn)記錄等。公司一般性的財務(wù)憑證、賬簿等。公司一般性的項目文件材料，保存至項目結(jié)束后30年。2.10年保管公司一般性的收文、發(fā)文等文書檔案。公司一般性的會議紀(jì)要、簡報等。公司一般性的人事檔案，保存至員工離職后10年。公司一般性的設(shè)備檔案，保存至設(shè)備報廢后10年。（三）保管期限的調(diào)整1.檔案保管期限應(yīng)根據(jù)公司實際情況和檔案的重要程度進行合理確定，如有特殊情況需要調(diào)整保管期限的由行政部提出申請，報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行。2.檔案保管期限屆滿后，由檔案管理部門提出銷毀意見，報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進行銷毀，并做好銷毀記錄。六、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.涉及公司機密或重要檔案的查閱，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。3.外部單位或個人因工作需要查閱公司檔案的，應(yīng)提前與公司行政部聯(lián)系，提交查閱申請函，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱，并做好查閱記錄。（二）查閱登記1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案查閱登記制度，對查閱檔案的人員、時間、內(nèi)容、用途等進行詳細記錄。2.查閱人員應(yīng)在查閱登記本上簽字確認(rèn)，不得擅自涂改或銷毀查閱記錄。（三）檔案利用1.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復(fù)印、拍照等，應(yīng)按照檔案管理部門的規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。2.查閱人員應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損、抽取、撤換等，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時報告檔案管理部門。七、檔案保密（一）保密措施1.檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案保密制度，明確檔案管理人員的保密職責(zé)，加強對檔案管理人員的保密教育和培訓(xùn)。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對檔案的查閱、借閱、利用等情況進行嚴(yán)格登記和管理，防止檔案信息泄露。3.檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案保管場所，配備必要的安全防護設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲等設(shè)備，確保檔案的安全保管。（二）保密責(zé)任1.檔案