PAGE財(cái)務(wù)檔案規(guī)章制度范本一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司財(cái)務(wù)檔案管理，確保財(cái)務(wù)檔案的真實(shí)、完整、安全和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》《中華人民共和國(guó)檔案法》以及國(guó)家有關(guān)財(cái)務(wù)檔案管理的規(guī)定，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于公司總部及所屬各分支機(jī)構(gòu)、子公司的財(cái)務(wù)檔案管理工作。（三）定義本規(guī)章制度所稱(chēng)財(cái)務(wù)檔案，是指公司在各項(xiàng)財(cái)務(wù)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專(zhuān)業(yè)材料，以及與財(cái)務(wù)相關(guān)的各類(lèi)文件、合同、協(xié)議、報(bào)表等資料。二、財(cái)務(wù)檔案管理職責(zé)（一）財(cái)務(wù)部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)檔案的收集、整理、裝訂、歸檔工作，確保財(cái)務(wù)檔案的質(zhì)量和完整性。2.按照規(guī)定的保管期限和保管要求，妥善保管財(cái)務(wù)檔案，防止財(cái)務(wù)檔案的損壞、丟失和泄密。3.建立財(cái)務(wù)檔案查閱、借閱登記制度，嚴(yán)格按照規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)，確保財(cái)務(wù)檔案的安全使用。4.定期對(duì)財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并處理。5.配合公司檔案管理部門(mén)做好財(cái)務(wù)檔案的移交、銷(xiāo)毀等工作。（二）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定公司財(cái)務(wù)檔案管理制度，指導(dǎo)和監(jiān)督財(cái)務(wù)部門(mén)的檔案管理工作。2.接收財(cái)務(wù)部門(mén)移交的財(cái)務(wù)檔案，按照規(guī)定進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、存儲(chǔ)和保管。3.建立財(cái)務(wù)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，方便查詢(xún)和利用財(cái)務(wù)檔案。4.定期對(duì)財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行檢查和評(píng)估，確保財(cái)務(wù)檔案的安全和完整。5.按照規(guī)定的程序和要求，辦理財(cái)務(wù)檔案的查閱、借閱、移交、銷(xiāo)毀等手續(xù)。（三）其他部門(mén)職責(zé)1.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)本部門(mén)財(cái)務(wù)文件資料的收集、整理，并及時(shí)移交財(cái)務(wù)部門(mén)歸檔。2.在財(cái)務(wù)活動(dòng)中形成的各類(lèi)文件、合同、協(xié)議等資料，應(yīng)按照規(guī)定及時(shí)送交財(cái)務(wù)部門(mén)，由財(cái)務(wù)部門(mén)統(tǒng)一整理歸檔。3.配合財(cái)務(wù)部門(mén)和檔案管理部門(mén)做好財(cái)務(wù)檔案的相關(guān)工作。三、財(cái)務(wù)檔案的收集與整理（一）收集范圍1.會(huì)計(jì)憑證：包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證等。2.會(huì)計(jì)賬簿：包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片等。3.財(cái)務(wù)報(bào)告：包括月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)表及附注、財(cái)務(wù)情況說(shuō)明書(shū)等。4.其他會(huì)計(jì)資料：包括銀行對(duì)賬單、余額調(diào)節(jié)表、納稅申報(bào)表、發(fā)票存根聯(lián)等。5.與財(cái)務(wù)相關(guān)的文件、合同、協(xié)議、報(bào)表等資料：如財(cái)務(wù)預(yù)算、財(cái)務(wù)分析報(bào)告、審計(jì)報(bào)告、資產(chǎn)評(píng)估報(bào)告、經(jīng)濟(jì)合同等。（二）收集要求1.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)定期收集各項(xiàng)財(cái)務(wù)活動(dòng)中形成的資料，確保資料的及時(shí)性和完整性。2.收集的財(cái)務(wù)檔案應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得偽造、篡改、隱匿或銷(xiāo)毀。3.對(duì)于電子財(cái)務(wù)檔案，應(yīng)同時(shí)收集紙質(zhì)檔案，并確保兩者內(nèi)容一致。（三）整理方法1.會(huì)計(jì)憑證的整理：按照記賬憑證的編號(hào)順序，將原始憑證附在相應(yīng)的記賬憑證后面，折疊整齊，加具封面和封底，裝訂成冊(cè)，并在封面上注明單位名稱(chēng)、年度、月份、憑證種類(lèi)、起訖日期、起訖號(hào)碼、記賬憑證張數(shù)等內(nèi)容。2.會(huì)計(jì)賬簿的整理：按照賬簿的種類(lèi)和編號(hào)順序，將賬頁(yè)整理整齊，加具封面和封底，裝訂成冊(cè)，并在封面上注明單位名稱(chēng)、賬簿名稱(chēng)、年度、月份、冊(cè)數(shù)、起訖頁(yè)數(shù)等內(nèi)容。3.財(cái)務(wù)報(bào)告的整理：按照?qǐng)?bào)告的種類(lèi)和時(shí)間順序，將財(cái)務(wù)報(bào)表及附注、財(cái)務(wù)情況說(shuō)明書(shū)等資料整理成冊(cè)，并在封面上注明單位名稱(chēng)、年度、月份、報(bào)告種類(lèi)等內(nèi)容。4.其他會(huì)計(jì)資料的整理：按照資料的種類(lèi)和時(shí)間順序，進(jìn)行分類(lèi)整理，加具封面和封底，裝訂成冊(cè)或裝入檔案盒，并在封面上注明單位名稱(chēng)、資料名稱(chēng)、年度、月份等內(nèi)容。四、財(cái)務(wù)檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)在年度終了后，按照本規(guī)章制度的要求，對(duì)當(dāng)年形成的財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行整理、裝訂，并及時(shí)移交檔案管理部門(mén)歸檔。2.移交的財(cái)務(wù)檔案應(yīng)編制移交清冊(cè)，注明檔案名稱(chēng)、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限等內(nèi)容。3.檔案管理部門(mén)應(yīng)按照移交清冊(cè)，對(duì)接收的財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行核對(duì)、清點(diǎn)，無(wú)誤后辦理簽收手續(xù)。（二）保管期限1.會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專(zhuān)業(yè)材料的保管期限為：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證為30年?？傎~、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片等賬簿為30年。月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)表及附注、財(cái)務(wù)情況說(shuō)明書(shū)等財(cái)務(wù)報(bào)告為10年。其他會(huì)計(jì)資料，如銀行對(duì)賬單、余額調(diào)節(jié)表、納稅申報(bào)表、發(fā)票存根聯(lián)等，根據(jù)實(shí)際需要確定保管期限，但不得少于5年。2.與財(cái)務(wù)相關(guān)的文件、合同、協(xié)議、報(bào)表等資料的保管期限，根據(jù)其重要程度和實(shí)際需要確定，但不得少于10年。（三）保管方式1.財(cái)務(wù)檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保管。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專(zhuān)用的檔案柜中，按照類(lèi)別、年度、月份等順序排列，便于查找和利用。3.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專(zhuān)用的存儲(chǔ)設(shè)備中，并進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放。電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)，確保電子檔案的可讀性和可利用性。4.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的安全和完整。對(duì)于損壞、變質(zhì)的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。五、財(cái)務(wù)檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員查閱財(cái)務(wù)檔案，應(yīng)填寫(xiě)《財(cái)務(wù)檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等內(nèi)容，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。2.財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)表的內(nèi)容，對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過(guò)后，指定專(zhuān)人陪同查閱，并做好查閱記錄。3.查閱人員應(yīng)在指定的地點(diǎn)查閱財(cái)務(wù)檔案，不得擅自將財(cái)務(wù)檔案帶出查閱地點(diǎn)。查閱過(guò)程中，應(yīng)愛(ài)護(hù)財(cái)務(wù)檔案，不得在財(cái)務(wù)檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、損壞等。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)將財(cái)務(wù)檔案歸還財(cái)務(wù)部門(mén)，并在查閱記錄上簽字確認(rèn)。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員借閱財(cái)務(wù)檔案，應(yīng)填寫(xiě)《財(cái)務(wù)檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間等內(nèi)容，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。2.財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)借閱申請(qǐng)表的內(nèi)容，對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過(guò)后，辦理借閱手續(xù)，并在借閱期限屆滿(mǎn)前提醒借閱人員歸還。3.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還財(cái)務(wù)檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的財(cái)務(wù)檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播財(cái)務(wù)檔案的內(nèi)容。如因保管不善造成財(cái)務(wù)檔案損壞、丟失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。(三)外部單位查閱與借閱1.外部單位查閱或借閱公司財(cái)務(wù)檔案，應(yīng)持有單位介紹信，并填寫(xiě)《財(cái)務(wù)檔案查閱申請(qǐng)表》或《財(cái)務(wù)檔案借閱申請(qǐng)表》，注明查閱或借閱目的、查閱或借閱內(nèi)容、查閱或借閱時(shí)間等內(nèi)容，經(jīng)公司財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批通過(guò)后，由公司財(cái)務(wù)部門(mén)指定專(zhuān)人陪同查閱或借閱，并做好查閱或借閱記錄。查閱或借閱人員應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行查閱或借閱，不得擅自將財(cái)務(wù)檔案帶出查閱或借閱地點(diǎn)。3.查閱或借閱完畢后，查閱或借閱人員應(yīng)將財(cái)務(wù)檔案歸還公司財(cái)務(wù)部門(mén)，并在查閱或借閱記錄上簽字確認(rèn)。外部單位如需復(fù)制財(cái)務(wù)檔案，應(yīng)經(jīng)公司財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)制手續(xù)。六、財(cái)務(wù)檔案的移交與銷(xiāo)毀（一）移交規(guī)定1.財(cái)務(wù)檔案保管期滿(mǎn)，需要移交檔案管理部門(mén)統(tǒng)一保管的，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)按照檔案管理部門(mén)的要求，編制財(cái)務(wù)檔案移交清冊(cè)，注明檔案名稱(chēng)、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限等內(nèi)容。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)按照移交清冊(cè)，對(duì)接收的財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行核對(duì)、清點(diǎn)，無(wú)誤后辦理簽收手續(xù)。3.財(cái)務(wù)檔案移交時(shí)，應(yīng)確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性，不得遺漏或擅自銷(xiāo)毀部分檔案。（二）銷(xiāo)毀規(guī)定1.財(cái)務(wù)檔案保管期滿(mǎn)，且確無(wú)保存價(jià)值的，可以按照規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀。2.財(cái)務(wù)檔案銷(xiāo)毀前，應(yīng)由財(cái)務(wù)部門(mén)提出銷(xiāo)毀申請(qǐng)，填寫(xiě)《財(cái)務(wù)檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，注明銷(xiāo)毀檔案的名稱(chēng)、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷(xiāo)毀原因等內(nèi)容，經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過(guò)后，由財(cái)務(wù)部門(mén)、檔案管理部門(mén)共同派員監(jiān)銷(xiāo)。監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)銷(xiāo)毀檔案的名稱(chēng)、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷(xiāo)毀原因等內(nèi)容，確保銷(xiāo)毀檔