PAGE水庫檔案室制度表一、總則（一）目的為加強水庫檔案室的管理，確保檔案資料的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在水庫建設(shè)、運行管理、維護及相關(guān)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于水庫管理單位檔案室的檔案管理工作，涵蓋水庫規(guī)劃、設(shè)計、施工、運行、維護、調(diào)度等各個環(huán)節(jié)形成的各類文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則水庫檔案室對本單位的檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化。2.真實性原則檔案應(yīng)如實反映水庫建設(shè)、運行管理等各項工作的實際情況，保證檔案內(nèi)容的真實性。3.完整性原則全面收集、整理與水庫相關(guān)的各類檔案，確保檔案資料的完整性，不遺漏重要信息。4.安全性原則采取有效措施保障檔案的實體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定并組織實施本單位檔案管理制度。2.負責(zé)接收、收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用本單位的各類檔案。3.對檔案管理工作進行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，定期開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。4.參與檔案信息化建設(shè)，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)質(zhì)量。5.負責(zé)檔案庫房的日常管理，確保檔案存放環(huán)境符合要求，檔案設(shè)施設(shè)備正常運行。（二）各部門職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案資料的及時、準確和完整。2.在各項工作中形成的檔案，應(yīng)按照檔案管理要求及時整理、分類，定期移交檔案室。3.配合檔案室做好檔案管理的各項工作，如檔案鑒定、統(tǒng)計、利用等，提供必要的協(xié)助和支持。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，遵守檔案管理規(guī)章制度，保守檔案機密。2.負責(zé)檔案的收集、整理、編目、上架、保管等具體工作，確保檔案管理工作的有序進行。3.熟悉檔案業(yè)務(wù)，掌握檔案管理的基本知識和技能，不斷提高業(yè)務(wù)水平。4.做好檔案的借閱、利用登記工作，及時催還借閱檔案，確保檔案的安全和正常周轉(zhuǎn)。5.參與檔案信息化建設(shè)，負責(zé)檔案數(shù)據(jù)的錄入、維護和管理，確保檔案信息系統(tǒng)的正常運行。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.水庫規(guī)劃階段的項目建議書、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告等。2.設(shè)計階段的初步設(shè)計文件、施工圖設(shè)計文件、設(shè)計變更文件等。3.施工階段的開工報告、施工組織設(shè)計、施工日志、工程質(zhì)量檢驗報告、隱蔽工程驗收記錄、工程進度報表、竣工報告等。4.運行管理階段的水庫調(diào)度運行方案、水位記錄、水質(zhì)監(jiān)測報告、設(shè)備運行記錄、維修養(yǎng)護記錄、安全檢查記錄等。5.維護階段的維修工程計劃、維修合同、維修記錄、設(shè)備更新改造資料等。6.與水庫相關(guān)的各類合同、協(xié)議、會議紀要、工作文件、技術(shù)資料、科研成果等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案形成規(guī)律和歸檔要求，及時收集本部門在工作中形成的各類檔案。2.收集的檔案應(yīng)齊全、完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備，載體形式符合要求。3.對重要的檔案資料，應(yīng)同時收集電子文檔和紙質(zhì)文檔，確保檔案信息的一致性和完整性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的歷史聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。2.按照檔案的類別、年度、保管期限等進行分類整理，確保檔案分類科學(xué)、條理清晰。3.對檔案進行編號、編目，編制檢索工具，便于快速查找和利用檔案。（四）整理方法1.分類按照檔案的性質(zhì)和內(nèi)容，分為工程檔案、行政檔案、財務(wù)檔案、人事檔案等大類，每大類下再根據(jù)具體情況細分小類。例如，工程檔案可分為規(guī)劃設(shè)計、施工管理、運行維護等小類。2.編號對每一份檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號可采用年度+類別+流水號的方式，如2023G001，表示2023年形成的工程類檔案第1份。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。同時，對檔案進行掃描，形成電子目錄，方便檔案的檢索和利用。四、檔案保管（一）庫房建設(shè)與管理1.檔案庫房應(yīng)選擇地勢較高、干燥通風(fēng)、排水良好的位置，遠離火源、水源和污染源。2.庫房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防磁等功能，配備必要的消防器材、防盜設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲防鼠藥品等。3.庫房應(yīng)劃分不同的功能區(qū)域，如檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，確保檔案管理工作的有序進行。4.定期對庫房進行檢查和維護，確保庫房設(shè)施設(shè)備正常運行，檔案存放環(huán)境符合要求。（二）檔案裝具與排列1.采用符合檔案保管要求的檔案裝具，如檔案柜、檔案盒等，確保檔案存放安全、整齊、有序。2.檔案柜應(yīng)排列整齊，編號清晰，便于查找和管理。檔案盒應(yīng)按照分類順序依次排列，盒內(nèi)檔案應(yīng)按照編號順序存放。3.在檔案裝具上標明檔案類別、年度、保管期限等信息，便于快速定位和查找檔案。（三）檔案保管期限劃分1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案：凡是反映水庫建設(shè)、運行管理等重大活動和重要歷史事件的檔案，以及具有長遠利用價值的檔案，應(yīng)永久保管。長期保管的檔案：保管期限為30年的檔案，主要是對水庫建設(shè)、運行管理等有一定參考價值的檔案。短期保管的檔案：保管期限為10年的檔案，主要是在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的檔案。2.檔案保管期限的劃分應(yīng)嚴格按照國家有關(guān)規(guī)定和本單位實際情況進行，確保檔案保管期限的準確性和合理性。（四）檔案清點與核對1.定期對檔案進行清點和核對，確保檔案數(shù)量準確、完整，賬實相符。2.清點核對工作應(yīng)每年進行一次，由檔案管理人員負責(zé)，對檔案進行逐卷、逐件清點，檢查檔案的編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息是否準確無誤。3.對清點核對中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時查明原因，采取相應(yīng)的措施進行處理，如補充檔案、更正信息、修復(fù)損壞檔案等。五、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.遵循全面審查、歷史地分析檔案內(nèi)容的原則，準確判定檔案的價值。2.以國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定為依據(jù)，結(jié)合本單位實際情況，確定檔案的保管期限。3.對保管期限已滿或失去保存價值的檔案，應(yīng)及時進行鑒定和銷毀。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負責(zé)人、各部門負責(zé)人及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成。鑒定小組負責(zé)對檔案進行定期鑒定，提出鑒定意見和銷毀清單。（三）鑒定方法1.直接鑒定法對檔案逐卷、逐件進行審查，分析檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，判斷檔案的價值。2.綜合分析法綜合考慮檔案的形成背景、歷史作用、現(xiàn)實利用需求等因素，對檔案進行全面分析，確定檔案的保管期限和價值。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行鑒定，形成銷毀清單，經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)審批后實施。2.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀工作徹底進行，并在銷毀清冊上簽字確認。3.銷毀清冊應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限、銷毀時間、銷毀人等內(nèi)容，永久保存。六、檔案利用（一）利用范圍1.本單位內(nèi)部各部門在開展工作中需要查閱、借閱檔案的。2.上級主管部門、相關(guān)單位及其他有關(guān)部門因工作需要查閱、借閱檔案的。3.司法機關(guān)、紀檢監(jiān)察部門等因辦案需要查閱、借閱檔案的。（二）利用方式1.查閱檔案利用者可到檔案室查閱檔案，查閱時應(yīng)填寫查閱登記表，注明查閱日期、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。2.借閱因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)部門負責(zé)人簽字同意后，報檔案室負責(zé)人審批。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案，按時歸還檔案。（三）利用登記建立檔案利用登記制度，并及時進行登記。登記內(nèi)容包括利用者姓名、單位、利用日期、利用方式、查閱或借閱檔案的名稱及數(shù)量、歸還日期等。檔案利用登記冊應(yīng)永久保存，以便查詢和統(tǒng)計檔案利用情況。（四）保密規(guī)定1.檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守保密制度，對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應(yīng)嚴格保密，不得泄露。2.檔案利用者在查閱、借閱檔案過程中，應(yīng)遵守保密規(guī)定，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案室負責(zé)人批準，并按照規(guī)定進行登記。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標1.建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)質(zhì)量。2.實現(xiàn)檔案信息的在線查詢、借閱、統(tǒng)計分析等功能，方便檔案利用者獲取檔案信息。3.確保檔案信息的安全存儲和傳輸，防止檔案信息泄露和丟失。（二）數(shù)字化流程1.檔案掃描對庫存檔案進行全面掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案管理要求，確保掃描圖像清晰、完整。掃描后的圖像應(yīng)進行格式轉(zhuǎn)換和存儲，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.數(shù)據(jù)錄入對掃描后的電子檔案進行數(shù)據(jù)錄入，錄入內(nèi)容應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息，確保數(shù)據(jù)準確無誤。3.元數(shù)據(jù)管理建立檔案元數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，對檔案的元數(shù)據(jù)進行采集、整理、存儲和管理。元數(shù)據(jù)應(yīng)包括檔案的背景信息、內(nèi)容信息、結(jié)構(gòu)信息等，為檔案的檢索和利用提供支持。（三）信息安全管理1.建立檔案信息安全管理制度，加強對檔案信息系統(tǒng)的安全防護，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊、病毒感染、數(shù)據(jù)泄露等安全事件發(fā)生。2.對檔案信息系統(tǒng)進行定期維護和升級，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。3.設(shè)置不同的用戶權(quán)限，對檔案信息的訪問進行嚴格控制。只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問相應(yīng)的檔案信息，防止未經(jīng)授權(quán)的人員獲取檔案信息。（四）系統(tǒng)維護與更新1.安排專人負責(zé)檔案信息