PAGE學(xué)校檔案建設(shè)管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)學(xué)校檔案建設(shè)管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在學(xué)校各項(xiàng)工作中的作用，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和教育行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校各部門、各年級(jí)組、各班級(jí)以及全體教職員工和學(xué)生在工作、學(xué)習(xí)、生活中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則學(xué)校設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，對(duì)全校檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案資源的整合與共享。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映學(xué)校各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，嚴(yán)禁虛假和偽造檔案。3.完整性原則全面收集、整理學(xué)校在各個(gè)方面形成的檔案資料，保證檔案的完整性，避免遺漏重要信息。4.規(guī)范性原則檔案的整理、分類、編號(hào)、裝訂等工作應(yīng)遵循統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理的科學(xué)性和系統(tǒng)性。5.保密性原則對(duì)涉及學(xué)校機(jī)密、個(gè)人隱私等敏感信息的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止信息泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門學(xué)校設(shè)立檔案管理室，作為學(xué)校檔案管理的專門機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)全校檔案的收集、整理、保管、利用等工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善學(xué)校檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.按照檔案管理規(guī)范，對(duì)各類檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、整理、裝訂和上架。3.做好檔案的收集、接收和登記工作，確保檔案的及時(shí)歸檔。4.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的日常管理，保證檔案存放環(huán)境的安全、整潔和適宜。5.開展檔案的查閱、借閱服務(wù)，嚴(yán)格執(zhí)行查閱、借閱手續(xù)，做好記錄。6.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，確保檔案的完整和準(zhǔn)確。7.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，將重要檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。8.參與檔案的鑒定和銷毀工作，按照規(guī)定程序進(jìn)行操作。（三）各部門兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，定期向?qū)W校檔案管理室移交檔案。2.協(xié)助檔案管理室開展檔案的查閱、借閱等服務(wù)工作。3.配合檔案管理室做好本部門檔案的鑒定和銷毀工作。4.宣傳檔案管理知識(shí)，提高本部門人員的檔案意識(shí)。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類學(xué)校檔案分為黨群工作類、行政管理類、教學(xué)管理類、學(xué)生管理類、后勤管理類、教師業(yè)務(wù)類、學(xué)生成績(jī)類、基建檔案類、設(shè)備檔案類、財(cái)務(wù)檔案類、聲像檔案類、實(shí)物檔案類等十二大類。1.黨群工作類包括學(xué)校黨組織建設(shè)、黨員管理、思想政治教育、工會(huì)工作、共青團(tuán)工作等方面的檔案。2.行政管理類涵蓋學(xué)校行政事務(wù)管理、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事管理、安全保衛(wèi)等檔案。3.教學(xué)管理類主要有教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、課程安排、教學(xué)改革、教學(xué)評(píng)估、教師培訓(xùn)等檔案。4.學(xué)生管理類包含學(xué)生招生、學(xué)籍管理、學(xué)生獎(jiǎng)懲、學(xué)生資助、學(xué)生活動(dòng)等方面的檔案。5.后勤管理類涉及學(xué)校后勤保障、物資采購(gòu)、校園維修、環(huán)境衛(wèi)生、飲食服務(wù)等檔案。6.教師業(yè)務(wù)類包括教師教學(xué)教案、教學(xué)課件、教學(xué)成果、科研項(xiàng)目、業(yè)務(wù)考核等檔案。7.學(xué)生成績(jī)類學(xué)生各學(xué)科考試成績(jī)、學(xué)業(yè)水平測(cè)試成績(jī)等檔案。8.基建檔案類學(xué)校基本建設(shè)項(xiàng)目從規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工到竣工驗(yàn)收全過程形成的檔案。9.設(shè)備檔案類學(xué)校各類教學(xué)設(shè)備、辦公設(shè)備、實(shí)驗(yàn)設(shè)備等的購(gòu)置、使用、維護(hù)等檔案。10.財(cái)務(wù)檔案類學(xué)校財(cái)務(wù)收支、預(yù)算決算、會(huì)計(jì)憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表等檔案。11.聲像檔案類學(xué)校在教學(xué)、活動(dòng)、會(huì)議等過程中形成的照片、錄音、錄像等檔案。12.實(shí)物檔案類學(xué)校獲得的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、紀(jì)念品等實(shí)物檔案。（二）編號(hào)規(guī)則檔案編號(hào)采用“年度類別流水號(hào)”的結(jié)構(gòu)。例如：2023JXGL001，表示2023年教學(xué)管理類的第1份檔案。1.年度：用四位數(shù)字表示檔案形成的年份。2.類別：用漢語(yǔ)拼音首字母縮寫表示檔案類別，如JXGL表示教學(xué)管理類。3.流水號(hào)：按照檔案形成的先后順序，從001開始依次編號(hào)。四、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍1.學(xué)校各部門在工作中形成的各類文件、資料、報(bào)表、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)等。2.教師的教學(xué)教案、教學(xué)課件、教學(xué)成果、科研項(xiàng)目材料等。3.學(xué)生的學(xué)籍檔案、成績(jī)單、獎(jiǎng)懲記錄、綜合素質(zhì)評(píng)價(jià)材料等。4.學(xué)?；窘ㄔO(shè)項(xiàng)目、設(shè)備購(gòu)置等過程中產(chǎn)生的各類文件、圖紙、合同等。5.學(xué)校開展各類活動(dòng)形成的照片、錄音、錄像、實(shí)物等資料。6.文件收發(fā)登記薄、檔案交接清單等相關(guān)記錄材料。（二）收集要求1.各部門兼職檔案員應(yīng)及時(shí)收集本部門形成的檔案資料，確保檔案的完整性和及時(shí)性。2.對(duì)于重要會(huì)議、重大活動(dòng)等形成的檔案，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后一周內(nèi)完成收集工作。3.收集的檔案應(yīng)保持原始材料的完整性，不得擅自涂改、銷毀或丟失。4.對(duì)收集到的檔案進(jìn)行初步整理，剔除重復(fù)、無(wú)用的材料，確保檔案質(zhì)量。（三）歸檔程序1.各部門兼職檔案員將整理好的檔案定期（每學(xué)期末）移交至學(xué)校檔案管理室。2.檔案管理室接收檔案時(shí)，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。3.對(duì)符合要求的檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂，并填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。4.將歸檔后的檔案及時(shí)上架存放，確保檔案便于查找和利用。五、檔案的整理與保管（一）整理要求1.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)歸檔的檔案進(jìn)行詳細(xì)分類，確保同一類檔案集中存放。2.對(duì)每份檔案進(jìn)行編號(hào)，并編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。3.對(duì)破損或褪色的檔案進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，保持檔案的清晰可讀。4.去除檔案中的金屬物，如訂書釘、回形針等，防止檔案生銹損壞。（二）保管期限檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的檔案反映學(xué)校主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)學(xué)校工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案。如學(xué)校的重要規(guī)章制度、歷史沿革、重大事件記錄等。2.長(zhǎng)期保管的檔案在相當(dāng)長(zhǎng)時(shí)期內(nèi)學(xué)校需要查考利用的檔案。保管期限一般為16年至50年。如學(xué)校的教學(xué)計(jì)劃、學(xué)生學(xué)籍檔案等。3.短期保管的檔案在較短時(shí)間內(nèi)學(xué)校需要查考利用的檔案。保管期限一般為5年以下。如學(xué)校臨時(shí)性的工作計(jì)劃、通知等。（三）保管方式1.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案存放安全。2.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，按照類別和編號(hào)順序排列，便于查找和管理。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，采用光盤、硬盤等多種存儲(chǔ)介質(zhì)，分別存放于不同地點(diǎn)，防止數(shù)據(jù)丟失。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，檢查檔案的保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.學(xué)校內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，可直接到檔案管理室辦理查閱手續(xù)。2.外單位人員查閱學(xué)校檔案，須持有單位介紹信，經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。3.涉及學(xué)校機(jī)密、個(gè)人隱私等敏感檔案的查閱，須經(jīng)學(xué)校保密委員會(huì)或相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行查閱。（二）查閱程序1.查閱人員填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱、編號(hào)等信息。2.檔案管理室工作人員根據(jù)查閱權(quán)限進(jìn)行審核，符合條件的予以批準(zhǔn)。3.查閱人員在檔案管理室指定地點(diǎn)查閱檔案，查閱過程中不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。4.如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理室工作人員同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。（三）借閱權(quán)限1.學(xué)校內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，須經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在檔案管理室辦理借閱手續(xù)。2.外單位人員原則上不允許借閱學(xué)校檔案，特殊情況確需借閱的，須經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并簽訂保密協(xié)議。3.借閱期限一般不超過兩周，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（四）借閱程序1.借閱人員填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、檔案名稱、編號(hào)、借閱期限等信息。2.檔案管理室工作人員根據(jù)借閱權(quán)限進(jìn)行審核，符合條件的予以批準(zhǔn)。3.借閱人員在檔案管理室領(lǐng)取檔案，并簽字確認(rèn)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、污損。5.借閱期滿，借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案，檔案管理室工作人員進(jìn)行核對(duì)檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究責(zé)任。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和學(xué)校檔案保管期限規(guī)定，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.堅(jiān)持全面審查、準(zhǔn)確判斷檔案價(jià)值的原則，確保鑒定結(jié)果的客觀性和公正性。（二）鑒定組織學(xué)校成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理室負(fù)責(zé)人、各部門兼職檔案員代表以及相關(guān)業(yè)務(wù)專家組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)學(xué)校檔案進(jìn)行定期鑒定。（三）鑒定方法1.直接鑒定法對(duì)每份檔案進(jìn)行逐件審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間等因素，判斷其價(jià)值和保管期限。2.綜合分析法結(jié)合學(xué)校的工作實(shí)際和發(fā)展需求，對(duì)檔案進(jìn)行綜合分析，確定檔案的存毀。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定工作小組提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》。2.《檔案銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實(shí)施銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，確保檔案信息徹底銷毀。4.檔案銷毀過程中，應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。5.銷毀記錄應(yīng)與《檔案銷毀申請(qǐng)表》一并歸檔保存。八、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)建立完善的學(xué)校檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和共享，提高檔案管理工作效率和服務(wù)質(zhì)量。（二）數(shù)字化處理1.對(duì)重要檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)不低于300dpi，確保圖像清晰可讀。2.對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行圖像處理，去除圖像中的雜質(zhì)、污點(diǎn)等，提高圖像質(zhì)量。3.按照檔案分類和編號(hào)規(guī)則，對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行命名和存儲(chǔ)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。（三）信息化管理系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速錄入，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、內(nèi)容摘要等。2.檢索查詢功能提供多種檢索方式，如按檔案編號(hào)、題名、關(guān)鍵詞、日期等進(jìn)行檢索，方便用戶快速查找所需檔案。3.借閱管理功能記錄檔案的借閱情況，包括借閱人、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等，實(shí)現(xiàn)借閱流程的信息化管理。4.權(quán)限管理功能設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保檔案信息的安全和保密。只有授權(quán)用戶才能訪問和操作相關(guān)檔案。5.數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)功能定期對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，具備數(shù)據(jù)恢復(fù)功能，確保在數(shù)據(jù)出現(xiàn)問題時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)。（四）安全保障1.建立健全檔案信息化安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)系統(tǒng)的安全防護(hù)，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊、病毒感染等安全事件的發(fā)生。2.對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)的用戶進(jìn)行身份認(rèn)證和授權(quán)管理，嚴(yán)格控制用戶的訪問權(quán)限。3.定期對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決安全隱患。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.學(xué)校檔案管理部門定期對(duì)各部門檔案工作進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。2.設(shè)立檔案工作投訴舉報(bào)渠道，接受全校師生對(duì)檔案管理工作的監(jiān)督和投訴。3.學(xué)校