PAGE檔案保管保密檢查制度一、總則（一）目的為加強公司檔案保管保密工作，確保檔案的安全與完整，防止檔案信息泄露，特制定本檢查制度。本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案保管過程中的保密檢查工作。（二）適用范圍本制度涵蓋公司各類檔案，包括但不限于文書檔案、人事檔案、財務檔案、業(yè)務檔案、技術檔案等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴格遵守國家有關檔案管理和保密的法律法規(guī)，確保檔案保管保密檢查工作合法合規(guī)。2.全面覆蓋原則：對公司所有涉及檔案保管的場所、人員、環(huán)節(jié)進行全面檢查，不留死角。3.預防為主原則：注重檔案保管保密風險的預防，通過定期檢查和不定期抽查，及時發(fā)現(xiàn)并消除安全隱患。4.責任追究原則：對違反檔案保管保密規(guī)定的行為，依法依規(guī)追究相關人員責任。二、檔案保管保密檢查職責分工（一）檔案管理部門職責1.負責制定檔案保管保密檢查計劃，并組織實施。2.定期對檔案保管場所進行巡查，檢查檔案存儲環(huán)境、設施設備等是否符合要求。3.對檔案管理人員的工作進行監(jiān)督檢查，確保其嚴格遵守檔案保管保密制度。4.負責對檔案保管保密檢查中發(fā)現(xiàn)的問題進行記錄、分析，并提出整改意見。5.配合公司內部審計、紀檢等部門對檔案保管保密工作進行專項檢查。（二）各部門負責人職責1.負責本部門檔案保管保密工作的日常管理和監(jiān)督，確保本部門員工遵守檔案保管保密制度。2.定期組織本部門檔案保管保密自查工作，及時發(fā)現(xiàn)并糾正存在的問題。3.配合檔案管理部門開展檔案保管保密檢查工作，提供必要的協(xié)助和支持。4.對本部門違反檔案保管保密規(guī)定的行為進行調查處理，并及時向檔案管理部門報告。（三）檔案管理人員職責1.嚴格按照檔案保管保密制度要求，負責檔案的收集、整理、歸檔、存儲等工作。2.定期對所保管的檔案進行清查核對，確保檔案的準確、完整和安全。3.負責檔案保管場所的日常管理，保持環(huán)境整潔、設施設備正常運行。4.對檔案查閱、借閱等情況進行登記記錄，嚴格履行審批手續(xù)，防止檔案信息泄露。5.積極參加檔案保管保密培訓和檢查工作，及時反饋工作中發(fā)現(xiàn)的問題。（四）其他員工職責1.嚴格遵守公司檔案保管保密制度，不得擅自查閱、復制、傳播、銷毀檔案。2.在工作中妥善保管涉及檔案的文件資料，防止丟失或損壞。3.發(fā)現(xiàn)檔案保管保密方面的異常情況及時向本部門負責人或檔案管理部門報告。三、檔案保管保密檢查內容（一）檔案保管場所檢查1.環(huán)境安全檢查檔案保管場所是否具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防磁等安全防護設施，設施是否完好有效。查看保管場所的溫度、濕度是否符合檔案保管要求，溫濕度記錄是否完整準確。檢查保管場所周邊環(huán)境是否安全，有無存在安全隱患的因素。2.設施設備檢查檔案存儲架、柜等設施是否牢固、完好，有無損壞、變形等情況。查看檔案存儲設備（如光盤庫、磁帶庫等）是否正常運行，存儲數(shù)據(jù)是否安全可靠。檢查消防器材、監(jiān)控設備、通風設備等是否正常工作，確保在緊急情況下能夠正常使用。3.檔案整理與存放檢查檔案是否按照分類方案進行科學分類、編號，排列是否有序。查看檔案的裝訂、編目等整理工作是否規(guī)范，有無錯漏現(xiàn)象。檢查檔案存放是否符合要求，不同類別、不同保管期限的檔案是否分開存放。（二）檔案管理人員工作檢查1.制度執(zhí)行檢查檔案管理人員是否嚴格遵守檔案收集、整理、歸檔、借閱、歸還等各項管理制度，有無違規(guī)操作行為。查看檔案管理人員對檔案保管保密制度的熟悉程度，是否能夠準確回答相關問題。2.工作記錄檢查檔案管理人員對檔案出入庫、查閱、借閱等情況的登記記錄是否完整、準確，手續(xù)是否齊全。查看檔案整理、清查核對等工作記錄是否詳細，有無遺漏重要環(huán)節(jié)。3.保密措施檢查檔案管理人員在工作過程中是否采取必要的保密措施，如對涉及機密檔案的操作是否在保密環(huán)境下進行，是否妥善保管個人辦公設備中的檔案信息等。查看檔案管理人員是否定期對所保管的檔案進行保密自查，有無發(fā)現(xiàn)并及時處理潛在的保密風險。（三）檔案信息安全檢查1.電子檔案管理檢查電子檔案的存儲介質是否安全，有無定期備份，備份數(shù)據(jù)是否與原始數(shù)據(jù)一致。查看電子檔案的訪問權限設置是否合理，是否嚴格按照規(guī)定的權限進行操作，有無越權訪問情況。檢查電子檔案的加密措施是否有效，防止電子檔案被非法解密或篡改。2.檔案數(shù)據(jù)傳輸檢查檔案數(shù)據(jù)在傳輸過程中是否采取加密傳輸?shù)劝踩胧?，確保傳輸過程中數(shù)據(jù)的保密性和完整性。查看檔案數(shù)據(jù)傳輸記錄，是否對傳輸過程進行監(jiān)控和審計，有無發(fā)現(xiàn)異常傳輸情況。3.檔案信息利用檢查檔案查閱、借閱審批手續(xù)是否齊全，查閱、借閱人員是否在規(guī)定的范圍內使用檔案信息，有無將檔案信息用于非工作目的或泄露給無關人員。查看檔案信息利用后的歸還情況，是否及時歸還檔案，有無丟失或損壞檔案的現(xiàn)象。四、檔案保管保密檢查方式與頻率（一）檢查方式1.定期巡查：檔案管理部門定期對檔案保管場所進行巡查，查看檔案保管環(huán)境、設施設備、檔案整理存放等情況。2.專項檢查：根據(jù)公司實際情況或上級要求，針對檔案保管保密工作中的特定問題或重點環(huán)節(jié)開展專項檢查。3.自查自糾：各部門定期組織本部門檔案保管保密自查工作，對發(fā)現(xiàn)的問題及時進行整改。4.交叉檢查：由檔案管理部門組織，各部門之間相互進行檔案保管保密檢查，促進相互學習和交流，發(fā)現(xiàn)存在的共性問題和薄弱環(huán)節(jié)。（二）檢查頻率1.檔案管理部門每月至少進行一次全面巡查。2.各部門每季度至少組織一次自查自糾。3.公司每年至少開展一次專項檢查和交叉檢查。五、檔案保管保密檢查流程（一）檢查準備1.制定檢查方案：根據(jù)檢查目的、范圍和方式，制定詳細的檢查方案，明確檢查內容、方法、人員分工等。2.準備檢查工具：如檢查表、筆記本、相機等，確保檢查工作順利進行。3.通知相關部門和人員：提前通知被檢查部門和人員檢查的時間、內容、要求等，以便其做好準備工作。（二）實施檢查1.按照檢查方案和檢查表的內容，對檔案保管場所、檔案管理人員工作、檔案信息安全等進行逐一檢查。2.檢查過程中，檢查人員要認真記錄檢查情況，發(fā)現(xiàn)問題及時拍照、記錄相關信息。3.與檔案管理人員、相關部門負責人等進行溝通交流，了解檔案保管保密工作的實際情況，聽取意見和建議。（三）檢查結果記錄與反饋1.檢查結束后，檢查人員要及時整理檢查記錄，形成檢查報告。檢查報告應包括檢查基本情況、發(fā)現(xiàn)的問題、整改建議等內容。2.將檢查報告反饋給被檢查部門和人員，要求其對存在的問題進行確認，并提出整改措施和期限。3.對檢查中發(fā)現(xiàn)的重大問題或涉及多個部門的問題，及時向公司領導匯報，以便協(xié)調解決。（四）整改落實1.被檢查部門和人員要按照檢查報告中提出的整改建議，制定詳細的整改計劃，明確整改責任人、整改措施和整改期限。2.整改責任人要認真組織實施整改工作，確保整改措施落實到位。整改過程中要及時向檔案管理部門反饋整改情況。3.檔案管理部門對整改情況進行跟蹤檢查，對整改不到位的部門和人員進行督促，直至問題得到徹底解決。（五）復查驗收1.整改期限屆滿后，檔案管理部門組織對整改情況進行復查驗收。復查驗收的內容和方式與原檢查相同。2.對復查驗收合格的部門和問題，予以銷號；對復查驗收仍不合格的部門，責令其繼續(xù)整改，直至達到要求。六、檔案保管保密檢查結果處理（一）對檢查中發(fā)現(xiàn)的一般性問題1.由檔案管理部門向被檢查部門發(fā)出整改通知書，要求其限期整改。2.被檢查部門整改完成后，將整改情況書面報告檔案管理部門，檔案管理部門進行審核確認。（二）對檢查中發(fā)現(xiàn)的嚴重問題1.立即責令相關部門和人員停止違規(guī)行為，并采取有效措施防止問題進一步擴大。2.根據(jù)情節(jié)輕重，對相關責任人給予批評教育、警告、罰款、降職、撤職等處分。3.對因嚴重問題導致檔案信息泄露、丟失或損壞的，依法依規(guī)追究相關人員的法律責任。（三）對檢查中發(fā)現(xiàn)的制度漏洞或不完善之處1.檔案管理部門及時對檔案保管保密制度進行修訂和完善，確保制度的科學性、合理性和有效性。2.將制度修訂情況及時通知各部門和全體員工，并組織學習培訓，確保制度的貫徹執(zhí)行。七、檔案保管保密檢查工作的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.公司內部審計、紀檢等部門負責對檔案保管保密檢查工作進行監(jiān)督，檢查檔案管理部門是否按照規(guī)定開展檢查工作，檢查結果是否真實、準確。2.設立舉報郵箱和電話，接受公司員工對檔案保管保密工作中違規(guī)行為的舉報，對舉報情況進行及時調查處理。（二）考核辦法1.將檔案保管保密檢查工作納入公司績效考核體系，對檔案