PAGE市科技局檔案移交制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)市科技局檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，實(shí)現(xiàn)檔案資源的有效整合與共享，特制定本檔案移交制度。（二）適用范圍本制度適用于市科技局機(jī)關(guān)各科室、直屬事業(yè)單位在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的各種門類和載體的檔案移交管理。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴(yán)格遵循國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案移交工作合法合規(guī)。2.完整準(zhǔn)確原則保證移交檔案內(nèi)容完整、準(zhǔn)確反映科技局各項(xiàng)工作活動(dòng)的真實(shí)情況，避免遺漏和錯(cuò)誤。3.及時(shí)規(guī)范原則檔案形成后，應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間和要求及時(shí)進(jìn)行移交，移交過程要規(guī)范有序。4.安全保密原則在檔案移交過程中，要確保檔案的安全，防止檔案信息泄露，維護(hù)國(guó)家和單位的利益。二、檔案移交范圍（一）文書檔案1.上級(jí)機(jī)關(guān)來文，包括各類通知、決定、指示、批復(fù)等。2.本局制發(fā)的文件，如請(qǐng)示、報(bào)告、函、會(huì)議紀(jì)要、規(guī)章制度等。3.本局與其他單位往來的文件，包括函件、協(xié)議、合同等。（二）科技項(xiàng)目檔案1.各類科技計(jì)劃項(xiàng)目申報(bào)材料，包括項(xiàng)目申請(qǐng)書、可行性研究報(bào)告、預(yù)算書等。2.項(xiàng)目實(shí)施過程中的文件，如項(xiàng)目任務(wù)書、實(shí)施方案、階段總結(jié)、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、測(cè)試報(bào)告等。3.項(xiàng)目驗(yàn)收材料，包括驗(yàn)收申請(qǐng)、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、成果證明等。（三）人事檔案1.干部職工的履歷材料、任免材料、考核材料、獎(jiǎng)懲材料、工資福利材料、教育培訓(xùn)材料、黨團(tuán)材料等。2.人事檔案管理過程中形成的相關(guān)文件，如檔案整理記錄、補(bǔ)充材料登記表等。（四）財(cái)務(wù)檔案1.會(huì)計(jì)憑證，包括原始憑證和記賬憑證。2.會(huì)計(jì)賬簿，如總賬、明細(xì)賬、日記賬等。3.財(cái)務(wù)報(bào)表，如資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表等。4.財(cái)務(wù)預(yù)決算材料，包括預(yù)算編制報(bào)告、決算報(bào)告等。5.財(cái)務(wù)審計(jì)材料，如審計(jì)報(bào)告、審計(jì)決定書等。（五）聲像檔案1.科技局組織或參與的重要會(huì)議、活動(dòng)的照片、錄音、錄像等。2.反映科技工作成果、科技創(chuàng)新實(shí)踐的照片、錄像等。3.領(lǐng)導(dǎo)視察、調(diào)研科技局工作的照片、錄音、錄像等。（六）電子檔案1.以電子數(shù)據(jù)形式存在的各類文件檔案，如電子公文、電子報(bào)表、電子項(xiàng)目文檔等。2.數(shù)字化的紙質(zhì)檔案副本。三、檔案移交時(shí)間（一）文書檔案移交時(shí)間1.當(dāng)年形成的文書檔案，在次年上半年整理完畢后移交檔案管理部門。2.臨時(shí)性工作或?qū)ｍ?xiàng)活動(dòng)形成的文書檔案，在工作結(jié)束后一個(gè)月內(nèi)移交。（二）科技項(xiàng)目檔案移交時(shí)間1.項(xiàng)目立項(xiàng)后，項(xiàng)目承擔(dān)單位應(yīng)在項(xiàng)目實(shí)施過程中，按照項(xiàng)目檔案管理要求，及時(shí)整理并向科技局檔案管理部門移交階段性檔案材料。2.項(xiàng)目驗(yàn)收完成后三個(gè)月內(nèi)，項(xiàng)目承擔(dān)單位應(yīng)將完整的項(xiàng)目檔案移交科技局檔案管理部門。（三）人事檔案移交時(shí)間1.干部職工職務(wù)變動(dòng)、退休等情況發(fā)生后，相關(guān)部門應(yīng)在手續(xù)辦理完畢后半個(gè)月內(nèi)將人事檔案材料移交人事檔案管理部門。2.人事檔案定期整理時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定時(shí)間將整理后的檔案移交檔案管理部門集中保管。（四）財(cái)務(wù)檔案移交時(shí)間1.會(huì)計(jì)年度終了后，財(cái)務(wù)部門應(yīng)在次年上半年將上一年度的財(cái)務(wù)檔案整理裝訂完畢后移交檔案管理部門。2.財(cái)務(wù)審計(jì)工作結(jié)束后，審計(jì)部門應(yīng)在審計(jì)報(bào)告出具后一個(gè)月內(nèi)將審計(jì)檔案移交檔案管理部門。（五）聲像檔案移交時(shí)間1.在聲像資料形成后，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)整理，并在一個(gè)月內(nèi)將整理后的聲像檔案移交檔案管理部門。2.重大活動(dòng)、重要事件的聲像檔案應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或事件處理完畢后半個(gè)月內(nèi)移交。（六）電子檔案移交時(shí)間1.電子檔案應(yīng)隨紙質(zhì)檔案同步移交，或在紙質(zhì)檔案移交后一個(gè)月內(nèi)完成電子檔案的整理和移交。2.對(duì)于實(shí)時(shí)產(chǎn)生的電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間周期進(jìn)行定期移交。四、檔案移交要求（一）檔案整理要求1.移交的檔案應(yīng)按照國(guó)家檔案局和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類、編號(hào)、編目、裝訂等整理工作，確保檔案的系統(tǒng)性和規(guī)范性。2.文書檔案應(yīng)按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類；科技項(xiàng)目檔案應(yīng)按照項(xiàng)目類別、階段進(jìn)行分類；人事檔案應(yīng)按照檔案內(nèi)容分類；財(cái)務(wù)檔案應(yīng)按照會(huì)計(jì)檔案管理辦法進(jìn)行分類；聲像檔案應(yīng)按照載體形式、內(nèi)容主題進(jìn)行分類；電子檔案應(yīng)按照文件類型、時(shí)間等進(jìn)行分類。3.檔案編號(hào)應(yīng)科學(xué)合理，便于查找和管理。編目應(yīng)準(zhǔn)確完整，包括題名、日期、責(zé)任者、文號(hào)、頁數(shù)等信息。裝訂應(yīng)牢固整齊，保持檔案的原貌。（二）檔案質(zhì)量要求1.移交的檔案應(yīng)內(nèi)容完整，字跡清晰，圖像、聲音等載體信息完整可讀可聽。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)使用耐久性強(qiáng)的書寫材料和裝訂材料，確保檔案的長(zhǎng)期保存。電子檔案應(yīng)格式規(guī)范、存儲(chǔ)安全，具備可讀性和可追溯性。3.檔案中的簽字、蓋章等手續(xù)應(yīng)齊全完備，確保檔案的真實(shí)性和有效性。（三）檔案數(shù)量要求移交檔案應(yīng)確保數(shù)量準(zhǔn)確，與檔案目錄一致。對(duì)于成套性的檔案，應(yīng)保證齊全無缺頁。（四）檔案交接手續(xù)要求1.檔案移交時(shí)，移交部門應(yīng)填寫檔案移交清單，詳細(xì)列出移交檔案的名稱、數(shù)量、起止時(shí)間、保管期限等信息。移交清單一式兩份，雙方簽字確認(rèn)后各執(zhí)一份。2.檔案接收部門應(yīng)對(duì)移交的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)與移交部門溝通解決。核對(duì)無誤后，雙方在檔案移交清單上簽字蓋章，完成檔案交接手續(xù)。3.交接過程中，應(yīng)明確雙方的責(zé)任，確保檔案交接的順利進(jìn)行。如因交接不清導(dǎo)致檔案丟失、損壞等問題發(fā)生，應(yīng)追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。五、檔案移交程序（一）移交準(zhǔn)備1.移交部門按照檔案整理要求，對(duì)擬移交的檔案進(jìn)行全面整理，編制檔案目錄，確保檔案整理規(guī)范、齊全。2.填寫檔案移交清單，詳細(xì)記錄移交檔案的相關(guān)信息。3.對(duì)移交檔案進(jìn)行自查，確保檔案質(zhì)量符合要求。（二）移交申請(qǐng)移交部門向檔案管理部門提交檔案移交申請(qǐng)，說明移交檔案的種類、數(shù)量、時(shí)間等情況，并附上檔案移交清單。（三）審核與受理1.檔案管理部門收到移交申請(qǐng)后，對(duì)移交檔案的整理情況、質(zhì)量狀況、移交清單等進(jìn)行審核。2.如審核通過，檔案管理部門予以受理，并確定檔案移交的具體時(shí)間和地點(diǎn)。3.如審核發(fā)現(xiàn)問題，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)反饋給移交部門，要求其限期整改，整改合格后重新提交移交申請(qǐng)。（四）檔案移交1.在規(guī)定的移交時(shí)間和地點(diǎn)，移交部門與檔案管理部門進(jìn)行檔案交接。移交部門按照檔案移交清單，逐件向檔案管理部門移交檔案，并由雙方經(jīng)辦人員在移交清單上簽字確認(rèn)。2.交接過程中，雙方應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的數(shù)量、質(zhì)量、完整性等情況，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)記錄并協(xié)商解決。3.對(duì)于電子檔案的移交，移交部門應(yīng)確保電子檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)完好，數(shù)據(jù)可正常讀取，并按照檔案管理部門的要求進(jìn)行數(shù)據(jù)傳輸和存儲(chǔ)。（五）登記與入庫1.檔案管理部門接收檔案后，按照檔案分類編號(hào)規(guī)則，對(duì)移交檔案進(jìn)行重新編號(hào)和登記，建立檔案管理臺(tái)賬。2.將移交檔案及時(shí)入庫保管，按照檔案保管要求進(jìn)行存放，確保檔案的安全和便于查找利用。六、檔案移交監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體市科技局辦公室負(fù)責(zé)對(duì)檔案移交工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檔案管理部門負(fù)責(zé)具體的檢查實(shí)施工作。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案移交制度的執(zhí)行情況，包括移交時(shí)間、移交要求、移交程序等是否符合規(guī)定。2.檔案整理質(zhì)量，如分類是否合理、編號(hào)是否準(zhǔn)確、編目是否完整等。3.檔案質(zhì)量狀況，如內(nèi)容是否完整、字跡是否清晰、載體是否完好等。4.檔案交接手續(xù)是否齊全，雙方責(zé)任是否明確。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查每年定期對(duì)檔案移交工作進(jìn)行全面檢查，檢查檔案移交的整體情況，包括各部門檔案移交的及時(shí)性、規(guī)范性等。2.不定期抽查根據(jù)工作需要，不定期對(duì)部分部門的檔案移交工作進(jìn)行抽查，重點(diǎn)檢查檔案質(zhì)量和交接手續(xù)等情況。3.專項(xiàng)檢查針對(duì)檔案移交工作中出現(xiàn)的突出問題或重點(diǎn)項(xiàng)目，進(jìn)行專項(xiàng)檢查，深入查找原因，提出整改措施。（四）問題處理與整改1.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，檢查部門應(yīng)及時(shí)向責(zé)任部門下達(dá)整改通知書，明確整改要求和期限。2.責(zé)任部門應(yīng)按照整改通知書的要求，認(rèn)真組織整改，及