PAGE檔案材料審核鑒別制度一、總則（一）目的為了加強公司檔案管理，確保檔案材料的真實性、完整性和準(zhǔn)確性，特制定本檔案材料審核鑒別制度。本制度旨在規(guī)范檔案材料的審核鑒別流程，保障公司檔案信息的質(zhì)量，為公司各項工作的開展提供可靠的依據(jù)。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門形成的各類檔案材料，包括但不限于文書檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等。（三）基本原則1.真實性原則：審核鑒別檔案材料應(yīng)確保其內(nèi)容真實可靠，與實際情況相符，不得偽造、篡改檔案信息。2.完整性原則：檔案材料應(yīng)齊全完整，涵蓋文件的各個部分，包括正文、附件、簽字蓋章等，不得遺漏重要信息。3.準(zhǔn)確性原則：檔案材料的表述應(yīng)準(zhǔn)確清晰，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤，邏輯嚴(yán)謹(jǐn)合理，避免模糊不清或歧義性的表述。4.規(guī)范性原則：檔案材料應(yīng)符合國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司內(nèi)部的檔案管理規(guī)定，格式規(guī)范、字體統(tǒng)一、裝訂整齊。二、審核鑒別職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案材料審核鑒別制度，并組織實施。2.對各部門提交的檔案材料進(jìn)行初步審核，檢查材料的完整性、規(guī)范性和基本內(nèi)容的準(zhǔn)確性。3.協(xié)調(diào)各部門之間在檔案審核鑒別過程中的溝通與協(xié)作，及時解決審核中出現(xiàn)的問題。4.定期對檔案材料審核鑒別工作進(jìn)行總結(jié)和分析，提出改進(jìn)建議，不斷優(yōu)化審核流程和方法。（二）文件形成部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案材料的收集、整理和初步審核，確保提交的檔案材料符合真實性、完整性和準(zhǔn)確性要求。2.對檔案材料的形成過程和內(nèi)容負(fù)責(zé)，積極配合檔案管理部門的審核工作，提供必要的說明和解釋。3.根據(jù)檔案管理部門的審核意見，及時對檔案材料進(jìn)行補充、修改或完善，確保檔案材料質(zhì)量。（三）審核鑒別人員職責(zé)1.熟悉國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司檔案管理規(guī)定，具備扎實的專業(yè)知識和豐富的審核經(jīng)驗。2.認(rèn)真履行審核鑒別職責(zé)，對檔案材料進(jìn)行細(xì)致審查，確保審核結(jié)果客觀公正。3.做好審核記錄，詳細(xì)記錄審核過程中發(fā)現(xiàn)的問題及處理情況，為檔案材料的后續(xù)管理提供依據(jù)。4.保守檔案材料中的機密信息，不得泄露審核過程中涉及的敏感內(nèi)容。三、檔案材料審核鑒別內(nèi)容（一）文書檔案1.文件來源：審核文件的制發(fā)機關(guān)、文號、日期等是否合法合規(guī)，是否與文件內(nèi)容相符。2.文件內(nèi)容：檢查文件正文是否完整，表述是否準(zhǔn)確清晰，政策依據(jù)是否充分，涉及的事項是否真實可靠。3.簽字蓋章：確認(rèn)文件上的簽字、蓋章是否齊全、清晰，簽字人是否具備相應(yīng)的授權(quán)，蓋章是否符合規(guī)定。4.附件情況：核實附件是否齊全，與正文內(nèi)容是否配套，附件的格式和內(nèi)容是否規(guī)范。（二）人事檔案1.個人基本信息：審查姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、學(xué)歷、學(xué)位、參加工作時間等基本信息是否準(zhǔn)確無誤，與個人檔案中的其他材料是否一致。2.履歷材料：檢查工作經(jīng)歷、學(xué)習(xí)經(jīng)歷等履歷信息是否完整，時間銜接是否合理，有無涂改、偽造等情況。3.考核材料：核實年度考核、績效考核等考核結(jié)果是否真實有效，評價是否客觀公正，考核材料是否齊全。4.任免材料：審查任免文件、任職通知等任免材料是否規(guī)范，任免程序是否符合規(guī)定，任免時間是否準(zhǔn)確。5.獎懲材料：確認(rèn)獎勵、處分材料是否真實，手續(xù)是否完備，獎勵處分的依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)是否符合相關(guān)規(guī)定。6.工資待遇材料：檢查工資變動審批表、工資發(fā)放記錄等工資待遇材料是否完整，工資標(biāo)準(zhǔn)是否符合政策要求，工資調(diào)整是否有相應(yīng)的審批手續(xù)。（三）財務(wù)檔案1.會計憑證：審核憑證的真實性、合法性和完整性，包括原始憑證的內(nèi)容是否真實、發(fā)票是否合規(guī)、記賬憑證的編制是否準(zhǔn)確等。2.會計賬簿：檢查賬簿的設(shè)置是否齊全，記錄是否完整，賬賬相符、賬實相符情況是否良好，有無賬外賬、小金庫等問題。3.財務(wù)報表：核實報表數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性和邏輯性，報表之間的勾稽關(guān)系是否正確，報表附注是否清晰明了。4.財務(wù)審批文件：審查財務(wù)收支審批單、報銷憑證等審批文件是否規(guī)范，審批流程是否符合公司規(guī)定，審批簽字是否齊全。5.稅務(wù)資料：確認(rèn)納稅申報資料、稅務(wù)發(fā)票等稅務(wù)資料是否真實、完整，納稅申報是否及時準(zhǔn)確，稅務(wù)處理是否合規(guī)。（四）業(yè)務(wù)檔案1.合同協(xié)議：檢查合同協(xié)議的條款是否合法合規(guī)，雙方權(quán)利義務(wù)是否明確，合同簽訂程序是否符合規(guī)定，合同履行情況是否記錄完整。2.業(yè)務(wù)報表：核實業(yè)務(wù)報表的數(shù)據(jù)是否真實準(zhǔn)確，報表反映的業(yè)務(wù)情況是否與實際相符，報表之間的邏輯關(guān)系是否清晰。3.客戶資料：審查客戶信息是否完整，客戶資質(zhì)是否經(jīng)過評估，客戶往來記錄是否真實可靠，客戶信用情況是否良好。4.項目文檔：確認(rèn)項目立項文件、可行性研究報告、項目進(jìn)度報告、項目驗收報告等項目文檔是否齊全，內(nèi)容是否完整，項目實施過程是否符合相關(guān)規(guī)定。四、檔案材料審核鑒別流程（一）收集整理1.文件形成部門按照公司檔案管理規(guī)定，定期對本部門的檔案材料進(jìn)行收集、整理，確保材料齊全、分類清晰。2.對收集到的檔案材料進(jìn)行初步核對，檢查材料的完整性和規(guī)范性，剔除明顯不符合要求的材料。（二）提交審核1.文件形成部門將整理好的檔案材料提交至檔案管理部門。2.提交時應(yīng)填寫檔案材料交接清單，注明材料名稱、數(shù)量、形成時間、交接時間等信息，并由雙方簽字確認(rèn)。（三）初審1.檔案管理部門收到檔案材料后，安排專人進(jìn)行初審。2.初審人員按照審核鑒別內(nèi)容，對檔案材料的完整性、規(guī)范性和基本內(nèi)容的準(zhǔn)確性進(jìn)行檢查，重點關(guān)注材料的格式、簽字蓋章、文件編號等方面。3.對于初審中發(fā)現(xiàn)的問題，初審人員應(yīng)及時記錄，并反饋給文件形成部門，要求其限期整改。（四）詳細(xì)審核1.經(jīng)初審合格的檔案材料，進(jìn)入詳細(xì)審核環(huán)節(jié)。2.詳細(xì)審核人員根據(jù)不同類型檔案的審核要點，對檔案材料的內(nèi)容進(jìn)行深入審查，核實其真實性和準(zhǔn)確性。3.在審核過程中，詳細(xì)審核人員可通過查閱相關(guān)資料、實地調(diào)查、與當(dāng)事人核實等方式，獲取充分的審核依據(jù)。4.對于審核中發(fā)現(xiàn)的疑問或不確定的問題，詳細(xì)審核人員應(yīng)及時與文件形成部門溝通，要求其作出解釋或提供補充材料。（五）審核結(jié)論1.詳細(xì)審核結(jié)束后，審核人員應(yīng)根據(jù)審核情況，出具審核結(jié)論。2.審核結(jié)論分為“合格”、“基本合格，需補充完善”和“不合格”三種。3.對于審核合格的檔案材料，審核人員應(yīng)在檔案材料上加蓋“審核合格”章，并簽署審核日期。4.對于基本合格但需補充完善的檔案材料，審核人員應(yīng)明確指出需要補充或完善的內(nèi)容，文件形成部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成整改，并重新提交審核。5.對于審核不合格的檔案材料，審核人員應(yīng)詳細(xì)說明不合格原因，文件形成部門應(yīng)根據(jù)審核意見進(jìn)行整改，整改完成后再次提交審核。（六）歸檔保存1.經(jīng)審核合格的檔案材料，由檔案管理部門按照檔案分類方案進(jìn)行歸檔保存。2.歸檔時應(yīng)確保檔案材料的排列有序、編號準(zhǔn)確，便于日后查閱和利用。3.檔案管理部門應(yīng)建立檔案管理臺賬，記錄檔案材料的審核、歸檔、借閱等情況，實現(xiàn)檔案的動態(tài)管理。五、審核鑒別記錄與檔案管理（一）審核鑒別記錄1.審核人員應(yīng)建立詳細(xì)的審核鑒別記錄，記錄內(nèi)容包括檔案材料名稱、審核日期、審核人員、審核意見、整改情況等。2.審核鑒別記錄應(yīng)采用紙質(zhì)或電子文檔形式保存，保存期限應(yīng)與檔案材料的保管期限一致。3.審核鑒別記錄應(yīng)作為檔案材料審核過程的重要依據(jù)，便于追溯審核歷史和查詢審核情況。（二）檔案保管1.檔案管理部門應(yīng)按照國家檔案管理規(guī)定和公司實際情況，確定檔案材料的保管期限。2.根據(jù)保管期限，對檔案材料進(jìn)行分類存放，確保檔案的安全保管。3.檔案存放地點應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，定期對檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的完整性和可讀性。（三）檔案利用1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案材料時，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)嚴(yán)格按照查閱申請表的內(nèi)容提供檔案材料，查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。3.如需復(fù)印或摘錄檔案材料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。4.涉及公司機密的檔案材料，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對檔案材料審核鑒別制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查審核流程是否規(guī)范、審核結(jié)果是否準(zhǔn)確、檔案管理是否合規(guī)等。2.檔案管理部門應(yīng)定期對各部門檔案材料的審核鑒別情況進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，并向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報自查結(jié)果。（二）外部檢查1.積極配合國家檔案管理部門、行業(yè)主管部門等有關(guān)部門的監(jiān)督檢查，如實提供檔案材料和審核鑒別情況。2.對于外部檢查中提出的意見和建議，應(yīng)認(rèn)真研究分析，及時采取措施進(jìn)行整改，不斷提高公司檔案管理水平。七、責(zé)任追究（一）違規(guī)行為界定1.違反檔案材料審核鑒別制度，故意偽造、篡改檔案信息的。2.對檔案材料審核工作敷衍了事，未認(rèn)真履行審核職責(zé)，導(dǎo)致審核結(jié)果嚴(yán)重失實的。3.擅自銷毀、隱匿檔案材料，或者拒絕提供檔案材料接受審核的。4.違反檔案利用規(guī)定，泄露檔案機密信息的。（二）責(zé)任追究方式1.對于違反檔案材料審核鑒別制度的個人，視