PAGE氣象記錄檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司氣象記錄檔案的科學(xué)管理，確保氣象記錄檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性和安全性，充分發(fā)揮氣象記錄檔案在公司生產(chǎn)經(jīng)營、決策管理及氣象研究等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及氣象記錄檔案的收集、整理、存儲、保管、查閱、利用、銷毀等工作環(huán)節(jié)。（三）定義1.氣象記錄檔案：指公司在生產(chǎn)經(jīng)營活動中形成的，與氣象觀測、預(yù)報、服務(wù)等相關(guān)的各種文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等不同形式的歷史記錄。2.歸檔：將辦理完畢且具有保存價值的氣象記錄文件材料，按照規(guī)定的程序和要求，整理成案卷，移交檔案管理部門保存的過程。3.保管期限：根據(jù)氣象記錄檔案的重要性和歷史價值，確定其保存的時間長度，分為永久、長期（[X]年）和短期（[X]年）。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司氣象記錄檔案由公司檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：氣象記錄檔案應(yīng)如實反映氣象觀測、預(yù)報、服務(wù)等實際情況，不得篡改、偽造。3.安全保密原則：采取有效措施確保氣象記錄檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。4.方便利用原則：在確保安全保密的前提下，應(yīng)便于公司內(nèi)部各部門及相關(guān)人員查閱和利用氣象記錄檔案。二、氣象記錄檔案的形成與收集（一）氣象記錄檔案的形成部門1.氣象觀測部門：負(fù)責(zé)氣象要素的日常觀測工作，形成各類氣象觀測原始記錄，包括氣溫、氣壓、濕度、風(fēng)向、風(fēng)速、降水、日照等觀測數(shù)據(jù)記錄。2.氣象預(yù)報部門：制作氣象預(yù)報產(chǎn)品過程中形成的相關(guān)資料，如天氣形勢分析圖、預(yù)報模型數(shù)據(jù)、預(yù)報結(jié)論及相關(guān)分析材料等。3.氣象服務(wù)部門：在為公司內(nèi)部各部門及外部客戶提供氣象服務(wù)過程中產(chǎn)生的記錄，如服務(wù)報告、客戶反饋、氣象災(zāi)害應(yīng)對記錄等。4.其他相關(guān)部門：如涉及氣象相關(guān)項目研發(fā)、試驗等工作的部門，形成的項目過程中的氣象數(shù)據(jù)及相關(guān)記錄。（二）收集要求1.各形成部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)氣象記錄檔案的收集工作，確保檔案收集的及時性和完整性。2.收集的氣象記錄檔案應(yīng)齊全完整，包括原始記錄、整理后的報表、分析報告、相關(guān)圖表等各種形式的文件材料。3.對于電子形式的氣象記錄檔案，應(yīng)確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和可讀性，并按照規(guī)定的格式和存儲要求進(jìn)行保存。同時，應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。4.收集過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有破損、缺失等情況，應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)和補(bǔ)充。（三）收集時間1.氣象觀測原始記錄應(yīng)每日定時收集，確保數(shù)據(jù)的連續(xù)性和準(zhǔn)確性。2.氣象預(yù)報和服務(wù)相關(guān)記錄應(yīng)在業(yè)務(wù)工作完成后及時收集，一般要求在[X]個工作日內(nèi)完成收集歸檔。3.涉及氣象相關(guān)項目的記錄，應(yīng)在項目結(jié)束后[X]天內(nèi)完成收集歸檔工作。三、氣象記錄檔案的整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值和保管期限，便于保管和利用。3.便于計算機(jī)管理和檢索查詢。（二）整理方法1.分類：按照氣象記錄檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，分為氣象觀測檔案、氣象預(yù)報檔案、氣象服務(wù)檔案、氣象科研檔案等類別。氣象觀測檔案：進(jìn)一步細(xì)分為地面觀測檔案、高空觀測檔案、特殊氣象觀測檔案等。氣象預(yù)報檔案：包括短期預(yù)報檔案、中期預(yù)報檔案、長期預(yù)報檔案等。氣象服務(wù)檔案：可分為內(nèi)部服務(wù)檔案、外部服務(wù)檔案等。氣象科研檔案：按照科研項目進(jìn)行分類。2.編號：為每一類氣象記錄檔案編制唯一的編號，編號應(yīng)體現(xiàn)檔案類別、年份、順序號等信息，便于識別和管理。例如，氣象觀測檔案編號格式為：QGGC[年份][順序號]，其中“QGGC”代表氣象觀測檔案。3.編目：對整理好的氣象記錄檔案進(jìn)行編目，編制檔案目錄。檔案目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級、頁數(shù)等內(nèi)容，以便于查閱和檢索。（三）整理流程1.收集人員對收集到的氣象記錄檔案進(jìn)行初步核對和清理，去除重復(fù)、無效的文件材料。2.按照分類方法對檔案進(jìn)行分類，并賦予相應(yīng)的編號。3.對每份檔案進(jìn)行編目，填寫檔案目錄信息。4.將整理好的檔案裝入檔案盒或文件夾，并在盒（夾）面上注明檔案類別、編號、題名等信息。四、氣象記錄檔案的存儲與保管（一）存儲環(huán)境要求1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防鼠、防盜、防光、防塵等功能。2.庫房溫度應(yīng)保持在[X]℃[X]℃之間，相對濕度應(yīng)控制在[X]%[X]%范圍內(nèi)。3.庫房應(yīng)配備必要的消防設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲防鼠設(shè)備等。（二）存儲方式1.紙質(zhì)氣象記錄檔案應(yīng)采用密集架或檔案柜存放，按照檔案類別、編號順序排列，便于查找和管理。2.電子氣象記錄檔案應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，采用磁盤陣列、磁帶庫等存儲方式，并進(jìn)行定期備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。3.對于聲像類氣象記錄檔案，如錄音帶、錄像帶、光盤等，應(yīng)存放在專門的音像檔案盒中，并注明檔案內(nèi)容、日期、編號等信息，按照檔案類別分類存放。（三）保管期限劃分1.永久保管的氣象記錄檔案：反映公司氣象工作歷史沿革、重大事件、重要成果等具有長遠(yuǎn)歷史價值和重要憑證作用的檔案。公司氣象工作發(fā)展規(guī)劃、戰(zhàn)略決策等重要文件材料。涉及公司氣象業(yè)務(wù)核心技術(shù)、關(guān)鍵數(shù)據(jù)等具有重大保密價值的檔案。2.長期保管的氣象記錄檔案：氣象觀測、預(yù)報、服務(wù)等業(yè)務(wù)工作中形成的，在[X]年內(nèi)具有重要參考價值的檔案。公司氣象項目研發(fā)過程中的主要技術(shù)資料、研究報告等。3.短期保管的氣象記錄檔案：氣象業(yè)務(wù)工作中形成的，保存期限在[X]年以內(nèi)的一般性文件材料，如日常工作報表、臨時通知等。（四）保管責(zé)任1.檔案管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)氣象記錄檔案的保管工作，定期對檔案進(jìn)行檢查和清點，確保檔案的安全和完整。2.如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行修復(fù)和處理，并記錄相關(guān)情況。3.對保管期限已滿的氣象記錄檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行鑒定和銷毀。五、氣象記錄檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱氣象記錄檔案，需填寫《氣象記錄檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到檔案管理部門查閱。2.涉及公司機(jī)密的氣象記錄檔案，查閱申請人需經(jīng)公司保密管理部門審批同意，并在檔案管理部門進(jìn)行登記備案后，方可查閱。查閱過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。3.外部單位查閱公司氣象記錄檔案，需提前向公司提出書面申請，說明查閱目的、范圍和用途等，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并對查閱過程進(jìn)行監(jiān)督。（二）查閱流程1.查閱申請人填寫《氣象記錄檔案查閱申請表》，提交所在部門負(fù)責(zé)人簽字。2.對于內(nèi)部查閱申請，直接提交檔案管理部門；對于外部查閱申請，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后提交檔案管理部門。3.檔案管理部門根據(jù)申請內(nèi)容，查找相關(guān)氣象記錄檔案，并提供給查閱人員。4.查閱人員應(yīng)在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。5.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，并在《氣象記錄檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）利用規(guī)定1.公司內(nèi)部各部門因工作需要利用氣象記錄檔案，應(yīng)在查閱后及時歸還檔案管理部門，并妥善保管利用過程中形成的相關(guān)材料。2.如需對氣象記錄檔案進(jìn)行二次開發(fā)利用，如制作數(shù)據(jù)分析報告、撰寫論文等，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并注明檔案來源。3.任何單位和個人不得擅自涂改、偽造、轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓氣象記錄檔案，不得利用檔案從事?lián)p害公司利益的活動。六、氣象記錄檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立氣象記錄檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、氣象專業(yè)技術(shù)人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門代表等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對保管期限已滿的氣象記錄檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)氣象記錄檔案的重要性、歷史價值、現(xiàn)實利用價值等因素，綜合判斷檔案是否仍需保存。2.對于已失去保存價值的檔案，如過期的日常工作報表、已完成項目的一般性資料等，可考慮銷毀。3.對于涉及公司機(jī)密、仍具有一定參考價值或可能對公司未來發(fā)展有潛在作用的檔案，應(yīng)適當(dāng)延長保管期限或進(jìn)行特殊保管。（三）銷毀程序1.鑒定小組對保管期限已滿的氣象記錄檔案進(jìn)行逐一鑒定，提出銷毀意見，并填寫《氣象記錄檔案銷毀鑒定表》。2.將《氣象記錄檔案銷毀鑒定表》報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)審批同意銷毀的檔案，由檔案管理部門負(fù)責(zé)組