PAGE檔案庫房制度建設規(guī)范一、總則（一）目的為加強公司檔案庫房管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本制度建設規(guī)范。（二）適用范圍本規(guī)范適用于公司內所有檔案庫房的管理工作，包括各類紙質檔案、電子檔案等的存儲與保管。（三）依據(jù)本規(guī)范依據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《機關檔案工作條例》以及相關行業(yè)標準和公司實際情況制定。二、檔案庫房管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定檔案庫房管理制度和操作流程，并監(jiān)督執(zhí)行。2.對檔案庫房的建設、改造、設施設備配備等提出規(guī)劃和建議。3.組織檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作，確保檔案質量。4.定期對檔案庫房進行檢查、盤點，及時發(fā)現(xiàn)和處理問題。5.負責檔案管理人員的培訓和考核，提高其業(yè)務水平和責任意識。（二）檔案管理人員職責1.嚴格遵守檔案庫房管理制度，認真履行崗位職責。2.負責檔案的日常收集、整理、上架、下架等工作，確保檔案存放有序。3.做好檔案庫房的安全保衛(wèi)工作，包括防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等措施的落實。4.定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)損壞、變質等情況及時報告并采取相應措施。5.按照規(guī)定為公司各部門提供檔案查閱、借閱等服務，做好登記和記錄。（三）其他部門職責1.各部門負責本部門檔案的形成、積累和整理工作，并及時移交檔案管理部門。2.在檔案利用過程中，配合檔案管理部門做好相關工作，確保檔案的合理使用。三、檔案庫房建設與設施設備（一）庫房選址與布局1.檔案庫房應選擇地勢較高、干燥通風、排水良好的位置，遠離火源、水源和污染源。2.庫房內部應合理布局，分為檔案存儲區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，各區(qū)域之間應保持適當?shù)木嚯x，便于操作和管理。（二）庫房裝修與防護1.庫房墻壁應采用防潮、防火、隔音的材料進行裝修，地面應平整、光潔、耐磨，便于清潔和維護。2.庫房門窗應具備良好的密封性和防盜性能，窗戶應安裝防護網(wǎng)，門應采用防火、防盜的鐵門或木門。3.庫房內應設置溫濕度調節(jié)設備，確保庫房內溫度保持在14℃24℃之間，相對濕度保持在45%60%之間。（三）設施設備配備1.檔案存儲架應選用堅固耐用、便于分類存放檔案的材質，如金屬架或木質架，并按照檔案類別、年度等進行編號和標識。2.配備防火設備，如滅火器、消防栓等，并定期進行檢查和維護，確保其性能良好。3.安裝防盜報警裝置，如監(jiān)控攝像頭、紅外報警器等，對庫房進行24小時監(jiān)控。4.配備防蟲、防鼠設備，如防蟲劑、鼠夾、鼠藥等，防止檔案受到蟲害和鼠害。5.配置檔案整理和查閱所需的辦公設備，如電腦、打印機、復印機、桌椅等。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門應按照檔案管理規(guī)定，定期將本部門形成的具有保存價值的文件材料收集齊全，整理分類后移交檔案管理部門。2.檔案管理部門應主動收集公司在各項活動中形成的檔案，包括會議文件、合同協(xié)議、科研成果、工程圖紙等。3.對于接收的檔案，應進行認真核對，確保檔案的完整性和準確性。（二）檔案整理1.檔案管理人員應按照檔案分類方案，對收集到的檔案進行分類整理，包括年度分類、機構分類、問題分類等。2.對紙質檔案進行裝訂、編頁、編號等處理，確保檔案的整齊規(guī)范。3.對電子檔案進行分類存儲，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，便于檢索和利用。4.在整理過程中，應剔除重復、無效的檔案，對破損、褪色的檔案進行修復或復制。五、檔案歸檔與保管（一）檔案歸檔1.經過整理的檔案應及時進行歸檔，按照檔案存儲架的編號和標識，將檔案存放至相應的位置。2.建立檔案歸檔目錄，記錄檔案的名稱、編號、存放位置等信息，便于查找和管理。3.對歸檔的檔案進行定期核對，確保檔案的存放位置準確無誤。（二）檔案保管1.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查，檢查內容包括檔案的完整性、準確性、安全性以及存儲環(huán)境的溫濕度等情況。2.對發(fā)現(xiàn)的問題應及時采取措施進行處理，如對受潮的檔案進行干燥處理，對破損的檔案進行修復等。3.檔案應按照規(guī)定的期限進行保管，期滿后按照檔案銷毀程序進行處理。4.嚴格限制非檔案管理人員進入檔案庫房，確需進入的，應經過檔案管理部門負責人批準，并進行登記。六、檔案利用與借閱（一）檔案利用1.公司各部門因工作需要查閱檔案的，應填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內容等，經部門負責人簽字后提交檔案管理部門。2.檔案管理部門應根據(jù)申請表的內容，及時提供檔案查閱服務，并安排專人負責陪同查閱，確保檔案的安全。3.查閱檔案時，應在指定的查閱區(qū)域進行，不得擅自將檔案帶出庫房或轉借他人。4.嚴禁在檔案上涂改、圈劃、抽換、污損等，如需復制檔案，應經檔案管理部門負責人批準，并按照規(guī)定進行登記。（二）檔案借閱1.因特殊情況需要借閱檔案的，應填寫檔案借閱申請表，詳細說明借閱原因、借閱期限等，經部門負責人和檔案管理部門負責人簽字批準后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱檔案時，應向檔案管理人員交付有效證件，并按照規(guī)定的期限歸還檔案。如需延期歸還，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應對借閱的檔案妥善保管，不得擅自轉借、復印、傳播檔案內容，如因保管不善造成檔案損壞、丟失的，應承擔相應的責任。七、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應定期對保管期滿的檔案進行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門人員和檔案管理人員組成。2.鑒定小組應根據(jù)檔案的保存價值和歷史意義，對檔案進行逐卷審查，提出鑒定意見。3.對仍有保存價值的檔案，應繼續(xù)保管；對確無保存價值的檔案，應編制檔案銷毀清冊。（二）檔案銷毀1.檔案銷毀清冊應經公司領導批準后，方可進行檔案銷毀工作。2.檔案銷毀應在指定的地點進行，由檔案管理部門和相關業(yè)務部門人員共同監(jiān)督銷毀過程，確保檔案徹底銷毀。3.銷毀完畢后，應在檔案銷毀清冊上簽字確認，并將銷毀情況記錄存檔。八、檔案信息化管理（一）電子檔案管理1.建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進行集中存儲、分類管理和檢索利用。2.將紙質檔案進行數(shù)字化掃描，轉換為電子檔案，并按照電子檔案管理要求進行整理和存儲。3.對電子檔案進行備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在不同的介質上，并分別存放于不同的地點，確保數(shù)據(jù)的安全性。（二）檔案信息化安全1.加強電子檔案管理系統(tǒng)的安全防護，設置用戶權限，防止未經授權的訪問和數(shù)據(jù)泄露。2.定期對電子檔案管理系統(tǒng)進行維護和更新，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。3.對涉及公司機密和敏感信息的電子檔案，應采取加密等安全措施進行保護。九、監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督1.檔案管理部門應定期對檔案庫房管理制度的執(zhí)行情況進行內部檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.建立檔案管理工作考核機制，對檔案管理人員的工作表現(xiàn)進行考核評價，激勵其提高工作質量和效率。（二）外部監(jiān)督1.接受上級主管部門、檔案行政管理部門等的監(jiān)督檢查，對提出的問題和建議及時進行整改落實。