PAGE高等學(xué)校檔案工作制度一、總則（一）目的高等學(xué)校檔案是學(xué)校辦學(xué)活動(dòng)的真實(shí)記錄，是對(duì)學(xué)生進(jìn)行思想政治教育的重要載體，是學(xué)校和社會(huì)的寶貴財(cái)富。為加強(qiáng)學(xué)校檔案工作，提高檔案管理水平，有效地保護(hù)和利用檔案，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及其實(shí)施辦法、《機(jī)關(guān)檔案工作條例》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》等有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本校實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校各部門、各單位以及全體教職員工和學(xué)生。（三）檔案工作基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則學(xué)校檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映學(xué)校各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則全面收集學(xué)校在教學(xué)、科研、管理、服務(wù)等活動(dòng)中形成的各類檔案，保證檔案的齊全配套。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。5.服務(wù)性原則充分發(fā)揮檔案的作用，為學(xué)校的教學(xué)、科研、管理、決策以及社會(huì)利用提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。（四）檔案管理體制學(xué)校設(shè)立綜合檔案室，歸口管理全校檔案工作。綜合檔案室在學(xué)校辦公室領(lǐng)導(dǎo)下，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等工作。各部門、各單位應(yīng)明確一名負(fù)責(zé)人分管檔案工作，并指定專人負(fù)責(zé)本部門、本單位檔案的收集、整理和移交工作。二、檔案機(jī)構(gòu)及其職責(zé)（一）綜合檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定學(xué)校檔案工作規(guī)章制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)全校檔案的集中統(tǒng)一管理，接收、收集、整理、保管和統(tǒng)計(jì)全校各部門、各單位形成的各類檔案。3.對(duì)全校檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)術(shù)研究活動(dòng)。4.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行價(jià)值鑒定，提出銷毀意見，經(jīng)學(xué)校批準(zhǔn)后組織實(shí)施。5.開發(fā)利用檔案信息資源，編制檔案檢索工具，編輯檔案資料，為學(xué)校教學(xué)、科研、管理等工作提供檔案信息服務(wù)。6.負(fù)責(zé)學(xué)校檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化。7.做好檔案的安全保密工作，確保檔案實(shí)體和信息安全。8.完成學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案工作任務(wù)。（二）部門、單位檔案員職責(zé)1.貫徹執(zhí)行學(xué)校檔案工作規(guī)章制度，負(fù)責(zé)本部門、本單位檔案的收集、整理、保管和移交工作。2.指導(dǎo)本部門、本單位工作人員做好文件材料的形成、積累和歸檔工作，確保歸檔文件材料的質(zhì)量。3.定期向綜合檔案室移交應(yīng)歸檔的文件材料，辦理檔案移交手續(xù)。4.負(fù)責(zé)本部門、本單位檔案的日常管理和利用工作，為教學(xué)、科研、管理等工作提供檔案支持。5.協(xié)助綜合檔案室做好檔案的鑒定、銷毀等工作。6.參加學(xué)校組織的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)術(shù)研究活動(dòng)。三、文件材料的形成與歸檔（一）文件材料形成要求1.各部門、各單位應(yīng)建立健全文件材料形成、積累、整理和歸檔制度，明確專人負(fù)責(zé)文件材料的管理工作。2.文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽署完備，載體和書寫材料應(yīng)符合檔案保管要求。3.學(xué)校在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，包括紙質(zhì)、電子、聲像、實(shí)物等各種載體形式，均應(yīng)及時(shí)收集、整理，歸檔保存。（二）歸檔范圍1.黨群工作類包括學(xué)校黨委、紀(jì)委、工會(huì)、團(tuán)委等組織形成的各類文件材料，如會(huì)議文件、工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、重要活動(dòng)記錄等。2.行政管理類包括學(xué)校行政部門形成的各類文件材料，如學(xué)校規(guī)劃、規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、請(qǐng)示報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。3.教學(xué)工作類包括學(xué)校教學(xué)管理部門、各教學(xué)單位形成的各類文件材料，如教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、課程教案教學(xué)日歷、學(xué)生成績管理、教學(xué)評(píng)估等。4.科學(xué)研究類包括學(xué)?？蒲泄芾聿块T、各科研單位形成的各類文件材料，如科研項(xiàng)目申報(bào)、立項(xiàng)、研究過程、成果鑒定、獎(jiǎng)勵(lì)等文件。5.基本建設(shè)類包括學(xué)校基本建設(shè)項(xiàng)目從項(xiàng)目規(guī)劃、可行性研究、設(shè)計(jì)、施工到竣工驗(yàn)收等全過程形成的各類文件材料，如項(xiàng)目審批文件、設(shè)計(jì)圖紙、施工文件、竣工報(bào)告等。6.儀器設(shè)備類包括學(xué)校購置、使用、維護(hù)儀器設(shè)備過程中形成的各類文件材料，如設(shè)備申購計(jì)劃、合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、使用說明書等。7.出版物類包括學(xué)校編輯出版的學(xué)報(bào)、校報(bào)、學(xué)術(shù)著作、教材等出版物的編輯、出版過程中形成的各類文件材料，如編輯計(jì)劃、審稿意見、出版合同等。8.外事工作類包括學(xué)校外事活動(dòng)中形成的各類文件材料，如外事協(xié)議、出訪報(bào)告、接待安排等。9.財(cái)會(huì)工作類包括學(xué)校財(cái)務(wù)部門形成的各類文件材料，如財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等。10.學(xué)生工作類包括學(xué)校學(xué)生管理部門、各學(xué)院形成的各類文件材料，如學(xué)生學(xué)籍管理、獎(jiǎng)懲、就業(yè)等文件。（三）歸檔時(shí)間1.各部門、各單位應(yīng)在次年上半年將上一年度形成的應(yīng)歸檔文件材料整理完畢，向綜合檔案室移交。2.科研項(xiàng)目、基本建設(shè)項(xiàng)目、儀器設(shè)備購置等專項(xiàng)工作形成的文件材料，應(yīng)在項(xiàng)目完成后及時(shí)歸檔。3.學(xué)生畢業(yè)時(shí)，各學(xué)院應(yīng)將學(xué)生學(xué)籍檔案整理完畢，移交學(xué)校綜合檔案室。（四）歸檔要求1.歸檔文件材料應(yīng)按照分類方案進(jìn)行整理，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.歸檔文件材料應(yīng)齊全完整，已破損的文件應(yīng)予修復(fù)，字跡模糊或易退變的文件應(yīng)予復(fù)制。3.歸檔文件材料應(yīng)使用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案裝具進(jìn)行整理和裝訂，確保整齊、牢固。4.電子文件應(yīng)按照國家有關(guān)電子檔案管理的規(guī)定進(jìn)行整理和歸檔，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。四、檔案的整理（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）分類方法1.采用年度機(jī)構(gòu)保管期限分類法。2.年度：按照文件形成的年度進(jìn)行分類。3.機(jī)構(gòu)：按照學(xué)校內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置進(jìn)行分類。4.保管期限：根據(jù)文件的價(jià)值確定保管期限，分為永久、長期（30年）、短期（10年）三種。（三）整理步驟1.區(qū)分全宗全宗是一個(gè)獨(dú)立的機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位或其他社會(huì)組織在社會(huì)活動(dòng)中形成的檔案有機(jī)整體。學(xué)校檔案以學(xué)校為全宗。2.分類按照年度機(jī)構(gòu)保管期限分類法對(duì)檔案進(jìn)行分類。3.組卷將同一類別的文件材料按照一定的原則和方法組成案卷。卷內(nèi)文件應(yīng)按照一定的順序排列，編寫頁號(hào)。4.編目編制案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等檢索工具，對(duì)檔案進(jìn)行編號(hào)、編目，便于查找和利用。五、檔案的保管（一）保管場所1.綜合檔案室應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）檔案裝具1.應(yīng)使用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架、檔案盒等裝具存放檔案。2.檔案裝具應(yīng)堅(jiān)固耐用，便于移動(dòng)和管理。（三）檔案保管要求1.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。3.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。4.對(duì)電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，確保電子檔案的安全。5.嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度，防止檔案丟失、損壞和泄密。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、歷史地看問題、以辯證唯物主義和歷史唯物主義為指導(dǎo)的原則。（二）鑒定組織學(xué)校成立檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織領(lǐng)導(dǎo)。鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組由學(xué)校辦公室、綜合檔案室、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人及檔案專家組成。（三）鑒定方法1.直接鑒定法對(duì)每份檔案進(jìn)行逐件審查，分析其價(jià)值，確定保管期限。2.檔案內(nèi)容分析審查檔案內(nèi)容的重要性、獨(dú)特性、時(shí)效性等，判斷其保存價(jià)值。3.檔案形成背景分析結(jié)合檔案形成的歷史背景、學(xué)校發(fā)展情況等，綜合評(píng)估檔案的價(jià)值。（四）保管期限劃分1.永久保管的檔案凡是反映學(xué)校主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)學(xué)校和社會(huì)具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長期保管的檔案凡是反映學(xué)校一般工作活動(dòng)，在較長時(shí)間內(nèi)對(duì)學(xué)校工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長期保管。3.短期保管的檔案凡是反映學(xué)校一般性工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)學(xué)校工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管。（五）銷毀程序1.綜合檔案室定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見，填寫檔案銷毀清冊(cè)。2.檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組審核后，報(bào)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字。4.檔案銷毀后，應(yīng)將檔案銷毀清冊(cè)永久保存。七、檔案的統(tǒng)計(jì)（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)包括檔案的種類、數(shù)量、保管期限等。2.檔案利用情況統(tǒng)計(jì)包括檔案查閱、借閱的人次、卷次等。3.檔案整理、鑒定、銷毀情況統(tǒng)計(jì)包括整理檔案的數(shù)量、鑒定檔案的數(shù)量、銷毀檔案的數(shù)量等。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬對(duì)檔案數(shù)量、利用情況、整理鑒定銷毀情況等進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.定期統(tǒng)計(jì)分析每月、每季度、每年對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總分析，掌握檔案工作動(dòng)態(tài)。（三）統(tǒng)計(jì)報(bào)表1.綜合檔案室應(yīng)定期向上級(jí)主管部門和學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。2.檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、內(nèi)容完整、報(bào)送及時(shí)。八、檔案的利用（一）利用原則1.依法利用原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案利用的法律法規(guī)，依法提供檔案利用服務(wù)。2.服務(wù)至上原則以服務(wù)學(xué)校教學(xué)、科研、管理等工作為宗旨，為利用者提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。3.安全保密原則在檔案利用過程中，確保檔案信息安全，防止檔案泄露。（二）利用范圍1.本校教職員工因教學(xué)、科研、管理等工作需要，可以查閱、借閱相關(guān)檔案。2.本校學(xué)生因?qū)W習(xí)、論文寫作等需要，可以查閱、借閱相關(guān)檔案。3.校外單位因工作需要，經(jīng)學(xué)校批準(zhǔn)，可以查閱、借閱相關(guān)檔案。（三）利用手續(xù)1.本校教職員工查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱、借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合檔案室辦理查閱、借閱手續(xù)。2.本校學(xué)生查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱、借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在學(xué)院輔導(dǎo)員簽字同意后，到綜合檔案室辦理查閱、借閱手續(xù)。3.校外單位查閱、借閱檔案，應(yīng)出具單位介紹信，注明查閱、借閱的目的、范圍和期限，經(jīng)學(xué)校辦公室審核同意后，到綜合檔案室辦理查閱、借閱手續(xù)。（四）利用方式1.查閱利用者可以在綜合檔案室查閱檔案原件或復(fù)印件。查閱時(shí)應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案室。