PAGE檔案歸檔借閱保密制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和保密性，規(guī)范檔案的歸檔、借閱流程，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案管理活動中的歸檔、借閱行為。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實完整原則檔案應(yīng)如實反映公司各項業(yè)務(wù)活動的真實情況，確保檔案內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，不得擅自篡改、偽造檔案信息。3.安全保密原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，采取有效措施確保檔案的安全與保密，防止檔案信息泄露、丟失和損壞。4.方便利用原則在確保檔案安全保密的前提下，充分考慮公司各部門及員工對檔案利用的需求，提供便捷、高效的檔案服務(wù)，提高檔案的利用價值。二、檔案歸檔（一）歸檔范圍1.行政管理類公司設(shè)立、變更、注銷的相關(guān)文件；公司股東會、董事會、監(jiān)事會會議記錄及決議；公司規(guī)章制度、工作計劃、總結(jié)、報告；公司行政公文、通知、通報、簡報等。2.業(yè)務(wù)管理類公司各類業(yè)務(wù)合同、協(xié)議；市場調(diào)研報告、營銷策劃方案；客戶資料、業(yè)務(wù)往來信函；產(chǎn)品研發(fā)資料、技術(shù)文檔；生產(chǎn)計劃、工藝流程、質(zhì)量檢驗報告等。3.財務(wù)管理類公司財務(wù)預(yù)算、決算報告；財務(wù)報表、會計憑證、賬簿；審計報告、稅務(wù)資料；資金管理、成本核算等相關(guān)文件。4.人力資源管理類員工招聘、培訓(xùn)、考核、晉升、獎懲等相關(guān)文件；員工勞動合同、薪酬福利資料；人事檔案、社會保險資料等。5.其他類公司獲得的榮譽證書、資質(zhì)證書；公司對外宣傳資料、廣告策劃；公司大事記、重要活動記錄等。（二）歸檔要求1.文件材料齊全完整各部門應(yīng)確保歸檔文件材料齊全、完整，能夠準(zhǔn)確反映公司各項業(yè)務(wù)活動的全過程。對于重要文件的定稿、修改稿、附件等應(yīng)一并歸檔。2.文件格式規(guī)范歸檔文件應(yīng)采用統(tǒng)一的格式，如A4紙張打印或復(fù)印，字跡清晰、工整，簽字蓋章齊全。電子文件應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲，確?？勺x性和可檢索性。3.分類準(zhǔn)確檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類方案對歸檔文件進(jìn)行分類整理，確保分類準(zhǔn)確、科學(xué)，便于查找和利用。4.及時歸檔各部門應(yīng)在業(yè)務(wù)活動結(jié)束后及時將相關(guān)文件材料移交檔案管理部門進(jìn)行歸檔，不得拖延或積壓。檔案管理部門應(yīng)定期對接收的檔案進(jìn)行整理、編目，確保檔案及時入庫。（三）歸檔流程1.部門整理各部門負(fù)責(zé)對本部門產(chǎn)生的文件材料進(jìn)行收集、整理，按照檔案分類方案進(jìn)行初步分類，并編制文件目錄。2.移交檔案管理部門各部門在完成文件整理后，填寫《檔案移交清單》，將檔案移交至檔案管理部門。檔案管理部門對移交的檔案進(jìn)行核對、簽收，并辦理交接手續(xù)。3.檔案整理編目檔案管理部門對接收的檔案進(jìn)行進(jìn)一步整理、分類、編號、編目，編制檔案檢索工具，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案的信息化管理。4.裝訂上架將整理好的檔案進(jìn)行裝訂，按照檔案庫房的排列順序上架存放，確保檔案存放有序、便于查找。三、檔案保管（一）保管場所公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全存放。檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度、濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。（二）保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案是指反映公司主要職能活動和歷史面貌，對公司和國家具有長遠(yuǎn)利用價值的檔案；長期保管的檔案是指反映公司一般職能活動，在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，保管期限為16年至50年；短期保管的檔案是指反映公司局部職能活動，在較短時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，保管期限為5年以下。（三）檔案整理與保護(hù)1.定期整理檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行整理，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和保管狀況，及時發(fā)現(xiàn)并處理檔案存在的問題。2.安全保護(hù)措施加強(qiáng)檔案庫房的安全管理，設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進(jìn)入檔案庫房。安裝防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案安全。3.數(shù)字化備份對重要檔案應(yīng)進(jìn)行數(shù)字化備份，存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)測試，防止數(shù)據(jù)丟失。4.檔案鑒定與銷毀定期對檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)檔案保管期限和實際利用價值，確定檔案的存毀。對失去保存價值的檔案，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀，確保檔案銷毀過程的安全、保密。四、檔案借閱（一）借閱范圍公司員工因工作需要，可借閱與其工作相關(guān)的檔案。涉及公司機(jī)密、商業(yè)秘密的檔案，未經(jīng)公司授權(quán)，不得借閱。（二）借閱審批1.填寫申請表借閱檔案時，借閱人應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意。2.審批流程《檔案借閱申請表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字后，提交至檔案管理部門。檔案管理部門根據(jù)檔案的密級和借閱人的身份進(jìn)行審批，對于涉及機(jī)密、商業(yè)秘密的檔案，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱。3.領(lǐng)取借閱憑證借閱申請經(jīng)批準(zhǔn)后，借閱人憑有效身份證件到檔案管理部門領(lǐng)取《檔案借閱證》，并按照借閱證上注明的借閱期限和要求借閱檔案。（三）借閱期限檔案借閱期限一般不得超過[X]個工作日。如需延長借閱期限，借閱人應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長。（四）借閱歸還1.按時歸還借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需續(xù)借，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。逾期未還的，檔案管理部門應(yīng)及時催還，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理。2.歸還檢查借閱人歸還檔案時，檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失或涂改等情況，應(yīng)及時查明原因，并追究借閱人的責(zé)任。3.注銷借閱憑證檔案歸還后，檔案管理部門應(yīng)在《檔案借閱證》上注明歸還日期，并注銷借閱憑證。（五）借閱限制1.禁止帶出檔案庫房借閱檔案一般應(yīng)在檔案管理部門指定的閱覽室進(jìn)行，不得將檔案帶出檔案庫房。如因特殊情況需要帶出檔案庫房，必須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)，且在規(guī)定時間內(nèi)歸還。2.禁止轉(zhuǎn)借他人借閱人不得將所借閱的檔案轉(zhuǎn)借他人，如有違反，檔案管理部門有權(quán)收回檔案，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理。3.禁止擅自復(fù)制未經(jīng)檔案管理部門同意，借閱人不得擅自復(fù)制所借閱的檔案。如需復(fù)制檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序辦理審批手續(xù)，并支付相應(yīng)的復(fù)制費用。五、檔案保密（一）保密措施1.人員管理檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對檔案管理人員的保密教育，提高其保密意識和業(yè)務(wù)水平。檔案管理人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.環(huán)境管理檔案庫房應(yīng)設(shè)置專門的保密區(qū)域，配備必要的保密設(shè)備，如密碼鎖、監(jiān)控攝像頭等。對檔案管理工作區(qū)域進(jìn)行定期檢查，確保檔案信息安全。3.技術(shù)防范采用先進(jìn)的信息技術(shù)手段，對檔案信息進(jìn)行加密存儲和傳輸，防止檔案信息在存儲和傳輸過程中被竊取或篡改。（二）保密責(zé)任1.檔案管理人員責(zé)任檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，妥善保管檔案，不得擅自泄露檔案信息。對違反保密制度的行為，應(yīng)及時制止并向上級報告。2.借閱人員責(zé)任借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密規(guī)定，不得擅自泄露所借閱檔案的內(nèi)容。在借閱檔案期間，應(yīng)妥善保管檔案，不得將檔案轉(zhuǎn)借他人或帶出規(guī)定的借閱區(qū)域。3.其他人員責(zé)任公司其他員工在接觸檔案過程中，應(yīng)遵守保密制度，不得打聽、傳播檔案信息。對因工作需要知悉的檔案信息，應(yīng)嚴(yán)格保密，不得擅自擴(kuò)大知悉范圍。（三）保密監(jiān)督與檢查1.定期檢查公司應(yīng)定期對檔案保密制度的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。檔案管理部門應(yīng)定期對檔案庫房、檔案信息系統(tǒng)等進(jìn)行安全檢查，確保檔案信息安全。2.違規(guī)處理對違反檔案保密制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相