PAGE計(jì)量檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司計(jì)量檔案管理，確保計(jì)量檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮計(jì)量檔案在公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、質(zhì)量管理、技術(shù)創(chuàng)新等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及計(jì)量工作的部門、車間、班組以及與計(jì)量相關(guān)的設(shè)備、器具、標(biāo)準(zhǔn)等檔案的管理。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司計(jì)量檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司指定的檔案管理部門負(fù)責(zé)計(jì)量檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，確保計(jì)量檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則計(jì)量檔案應(yīng)如實(shí)反映計(jì)量工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠，不得篡改、偽造檔案信息。3.完整性原則計(jì)量檔案應(yīng)涵蓋計(jì)量工作的各個(gè)方面，包括計(jì)量器具的采購(gòu)、驗(yàn)收、校準(zhǔn)、使用、維護(hù)、報(bào)廢等環(huán)節(jié)的相關(guān)文件和記錄，保證檔案的完整性。4.保密性原則對(duì)于涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的計(jì)量檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度進(jìn)行管理，確保信息安全。二、計(jì)量檔案的分類與編號(hào)（一）分類1.計(jì)量器具檔案計(jì)量器具采購(gòu)檔案：包括采購(gòu)合同、發(fā)票、技術(shù)協(xié)議等。計(jì)量器具驗(yàn)收檔案：驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、合格證、說明書等。計(jì)量器具校準(zhǔn)檔案：校準(zhǔn)證書、校準(zhǔn)計(jì)劃、校準(zhǔn)記錄等。計(jì)量器具使用檔案：使用記錄、維護(hù)記錄、故障維修記錄等。計(jì)量器具報(bào)廢檔案：報(bào)廢申請(qǐng)、報(bào)廢鑒定報(bào)告、報(bào)廢處理記錄等。2.計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)檔案計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)建立檔案：標(biāo)準(zhǔn)文件、建標(biāo)報(bào)告、考核證書等。計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)復(fù)查檔案：復(fù)查申請(qǐng)、復(fù)查報(bào)告、復(fù)查記錄等。計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)使用檔案：使用記錄、維護(hù)記錄、比對(duì)記錄等。3.計(jì)量人員檔案計(jì)量人員資質(zhì)檔案：學(xué)歷證書、資格證書、培訓(xùn)記錄等。計(jì)量人員業(yè)績(jī)檔案：工作成果、獎(jiǎng)勵(lì)記錄、違規(guī)記錄等。4.計(jì)量管理檔案計(jì)量管理制度檔案：公司計(jì)量管理制度、實(shí)施細(xì)則、操作規(guī)程等。計(jì)量工作規(guī)劃與總結(jié)檔案：年度計(jì)量工作計(jì)劃、工作總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。計(jì)量工作會(huì)議檔案：會(huì)議通知、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要等。（二）編號(hào)1.編號(hào)規(guī)則計(jì)量檔案編號(hào)采用“部門代碼+檔案類別代碼+年份+流水號(hào)”的形式。部門代碼：由兩位數(shù)字組成，代表公司內(nèi)不同的部門，具體代碼如下：01：生產(chǎn)部門02：質(zhì)量部門03：設(shè)備部門04：采購(gòu)部門05：技術(shù)部門06：檔案管理部門其他部門根據(jù)實(shí)際情況另行確定檔案類別代碼：由兩位數(shù)字組成，對(duì)應(yīng)上述計(jì)量檔案分類中的各類別，具體代碼如下：01：計(jì)量器具檔案02：計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)檔案03：計(jì)量人員檔案04：計(jì)量管理檔案年份：取檔案形成年份的后兩位數(shù)字。流水號(hào)：按照檔案形成的先后順序，從001開始依次編號(hào)。2.示例如生產(chǎn)部門2023年形成的第5份計(jì)量器具采購(gòu)檔案，編號(hào)為：010123005。三、計(jì)量檔案的收集與整理（一）收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門計(jì)量檔案的收集工作，確保檔案及時(shí)、完整地移交至公司檔案管理部門。2.計(jì)量器具采購(gòu)?fù)瓿珊?，采?gòu)部門應(yīng)及時(shí)將采購(gòu)合同、發(fā)票、技術(shù)協(xié)議等相關(guān)檔案資料收集整理，并移交檔案管理部門。3.計(jì)量器具驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收人員應(yīng)將驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、合格證、說明書等檔案資料交檔案管理部門。4.計(jì)量器具校準(zhǔn)工作完成后，校準(zhǔn)人員應(yīng)將校準(zhǔn)證書、校準(zhǔn)計(jì)劃、校準(zhǔn)記錄等檔案資料移交檔案管理部門。5.計(jì)量人員在工作過程中形成的各類檔案資料，如使用記錄、維護(hù)記錄、故障維修記錄等，應(yīng)定期整理后移交檔案管理部門。6.計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)建立、復(fù)查、使用過程中產(chǎn)生的各類檔案資料，由相關(guān)負(fù)責(zé)人員及時(shí)收集整理并移交檔案管理部門。7.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)各部門計(jì)量檔案的收集情況進(jìn)行檢查，確保檔案收集工作的順利進(jìn)行。（二）整理1.檔案管理部門收到計(jì)量檔案后，應(yīng)按照檔案分類和編號(hào)規(guī)則進(jìn)行整理。2.對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行分類裝訂，每類檔案應(yīng)按照形成時(shí)間順序排列，同一類檔案中的不同文件應(yīng)按照重要程度和相關(guān)性進(jìn)行排序。3.對(duì)于紙張大小不一致的檔案資料，應(yīng)進(jìn)行統(tǒng)一折疊或裁剪，使其規(guī)格一致。4.對(duì)破損或褪色的檔案資料進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案內(nèi)容清晰可讀。5.整理過程中應(yīng)編制檔案目錄，目錄應(yīng)包含檔案編號(hào)、檔案名稱、形成時(shí)間、保管期限等信息，以便于查詢和管理。四、計(jì)量檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的計(jì)量檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保管。2.庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥等。3.庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.計(jì)量檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的保管方式。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案類別和編號(hào)順序存放于檔案柜或貨架上，便于查找和取用。3.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。4.電子檔案應(yīng)按照與紙質(zhì)檔案一致的分類和編號(hào)規(guī)則進(jìn)行命名和存儲(chǔ)，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的對(duì)應(yīng)關(guān)系清晰明確。（三）保管期限1.計(jì)量器具采購(gòu)檔案、驗(yàn)收檔案、校準(zhǔn)檔案、使用檔案、報(bào)廢檔案等保管期限為自計(jì)量器具報(bào)廢或停用后[X]年。2.計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)建立檔案、復(fù)查檔案、使用檔案等保管期限為自計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)撤銷或停用后[X]年。3.計(jì)量人員資質(zhì)檔案、業(yè)績(jī)檔案等保管期限為自計(jì)量人員離職或退休后[X]年。4.計(jì)量管理制度檔案、工作規(guī)劃與總結(jié)檔案、會(huì)議檔案等保管期限為長(zhǎng)期保存。（四）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)計(jì)量檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，每季度進(jìn)行一次局部清查。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、準(zhǔn)確性、保管狀況等，確保檔案的真實(shí)、完整和安全。3.清查過程中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時(shí)記錄，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理，如補(bǔ)充缺失的檔案資料、修復(fù)損壞的檔案等。4.清查結(jié)束后，應(yīng)編制檔案清查報(bào)告，報(bào)告內(nèi)容包括清查時(shí)間、清查范圍、清查結(jié)果、存在問題及處理情況等，并將報(bào)告提交公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱。五、計(jì)量檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)保管期滿的計(jì)量檔案進(jìn)行鑒定，由檔案管理部門牽頭，組織公司內(nèi)相關(guān)部門的專業(yè)人員組成鑒定小組，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要性、實(shí)用性等因素，對(duì)檔案進(jìn)行綜合評(píng)估，確定檔案是否仍有保存價(jià)值。3.對(duì)于仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)延長(zhǎng)其保管期限；對(duì)于確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫《計(jì)量檔案銷毀鑒定表》，注明檔案名稱、編號(hào)、形成時(shí)間、保管期限、銷毀原因等信息，并經(jīng)鑒定小組組長(zhǎng)簽字確認(rèn)。（二）銷毀1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的計(jì)量檔案，應(yīng)按照公司檔案銷毀程序進(jìn)行銷毀。2.檔案管理部門應(yīng)將《計(jì)量檔案銷毀鑒定表》報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后，方可組織銷毀工作。3.銷毀工作應(yīng)由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行銷毀，并確保銷毀過程的安全和保密。4.銷毀計(jì)量檔案時(shí)，應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行徹底銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。5.銷毀過程中，應(yīng)安排專人進(jìn)行監(jiān)督，并在銷毀記錄上簽字確認(rèn)，銷毀記錄應(yīng)包括銷毀時(shí)間、銷毀地點(diǎn)、銷毀檔案名稱及數(shù)量等信息。六、計(jì)量檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、質(zhì)量管理、技術(shù)創(chuàng)新等工作需要，可查閱、借閱計(jì)量檔案。2.外部單位因業(yè)務(wù)往來、合作項(xiàng)目等原因，需查閱、借閱計(jì)量檔案的，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.公司內(nèi)部人員查閱、借閱計(jì)量檔案，應(yīng)填寫《計(jì)量檔案查閱/借閱申請(qǐng)表》，注明查閱/借閱檔案的名稱、編號(hào)、查閱/借閱目的、查閱/借閱期限等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理部門辦理查閱/借閱手續(xù)。2.檔案管理部門對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，符合條件的，予以辦理查閱/借閱手續(xù)，并在檔案借閱登記本上記錄查閱/借閱人員姓名、部門、查閱/借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。3.外部單位查閱、借閱計(jì)量檔案，應(yīng)提交正式的查閱/借閱申請(qǐng)函，注明查閱/借閱檔案的名稱、編號(hào)、查閱/借閱目的、查閱/借閱期限等信息，并加蓋單位公章。申請(qǐng)函經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，檔案管理部門按照公司保密制度的要求，與外部單位簽訂保密協(xié)議，并辦理查閱/借閱手續(xù)。（三）利用要求1.查閱、借閱計(jì)量檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出指定地點(diǎn)。2.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換等，如需摘錄或復(fù)