PAGE交警檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)交警檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，特制定本制度。本制度適用于本交警部門全體工作人員在工作中形成的各類檔案的管理。（二）適用范圍本制度適用于本交警部門在交通管理工作中產(chǎn)生的各類檔案，包括但不限于交通事故檔案、交通違法處理檔案、車輛管理檔案、駕駛?cè)斯芾頇n案、勤務(wù)檔案、內(nèi)部行政管理檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則交警檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映交警部門的工作實(shí)際情況，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案信息。3.完整性原則全面收集、整理和保存交警工作中形成的各類檔案，確保檔案的完整性。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及國(guó)家秘密、警務(wù)工作秘密和個(gè)人隱私的檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。5.方便利用原則建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和本制度，制定檔案管理工作的具體規(guī)章制度和操作流程。2.負(fù)責(zé)收集、整理、分類、編目、裝訂、保管交警部門的各類檔案，確保檔案的完整和安全。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，編制檔案檢索工具，方便檔案的查詢和利用。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，按照規(guī)定進(jìn)行檔案的銷毀和移交工作。5.組織開展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。6.負(fù)責(zé)向其他部門或單位提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記和跟蹤管理工作。7.參與檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理工作的現(xiàn)代化。（二）檔案形成部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在工作中形成檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案材料的齊全、完整和準(zhǔn)確。2.按照檔案管理部門的要求，規(guī)范檔案材料的形成和積累，對(duì)不符合要求的檔案材料進(jìn)行補(bǔ)充和完善。3.配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀和利用工作，提供必要的檔案利用信息。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理崗位職責(zé)，遵守檔案管理工作紀(jì)律，保守檔案機(jī)密。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架、保管等，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。3.熟練掌握檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)和技能，能夠運(yùn)用檔案管理軟件進(jìn)行檔案信息的錄入、查詢和統(tǒng)計(jì)分析。4.做好檔案的安全防護(hù)工作，定期檢查檔案保管狀況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并采取措施加以解決。5.積極主動(dòng)地為檔案利用部門和人員提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，并做好登記和跟蹤管理工作。6.參與檔案管理工作的各項(xiàng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)活動(dòng)，不斷提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.交通事故檔案包括交通事故現(xiàn)場(chǎng)勘查記錄、事故責(zé)任認(rèn)定書、損害賠償調(diào)解書、事故當(dāng)事人信息、車輛及駕駛?cè)诵畔?、事故照片、視頻資料等。2.交通違法處理檔案包括交通違法行為處罰決定書、交通違法當(dāng)事人信息、車輛及駕駛?cè)诵畔?、交通違法證據(jù)材料、處罰執(zhí)行情況記錄等。3.車輛管理檔案包括車輛注冊(cè)登記檔案、車輛轉(zhuǎn)移登記檔案、車輛變更登記檔案、車輛注銷登記檔案、車輛檢驗(yàn)檔案、車輛技術(shù)檔案等。4.駕駛?cè)斯芾頇n案包括駕駛?cè)丝荚嚈n案、駕駛證申領(lǐng)檔案、駕駛證換證檔案、駕駛證注銷檔案、駕駛?cè)诵畔⒆兏鼨n案、駕駛?cè)诉`法記分檔案等。5.勤務(wù)檔案包括勤務(wù)安排計(jì)劃、勤務(wù)執(zhí)行記錄、交通警衛(wèi)任務(wù)檔案、突發(fā)事件處置檔案等。,6.內(nèi)部行政管理檔案包括工作計(jì)劃、工作總結(jié)、會(huì)議記錄、文件材料、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、設(shè)備檔案、基建檔案等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案材料的收集工作，確保檔案材料及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地收集齊全。2.檔案材料應(yīng)使用A4規(guī)格紙張，書寫工整、字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)要求進(jìn)行收集，并確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。4.收集的檔案材料應(yīng)進(jìn)行分類整理，按照檔案管理的要求進(jìn)行編號(hào)、編目，便于后續(xù)的整理和保管。（三）整理方法1.分類按照檔案的形成領(lǐng)域和內(nèi)容性質(zhì)，將交警檔案分為交通事故檔案、交通違法處理檔案、車輛管理檔案、駕駛?cè)斯芾頇n案、勤務(wù)檔案、內(nèi)部行政管理檔案等六大類。每大類下再根據(jù)具體情況進(jìn)行細(xì)分，形成二級(jí)、三級(jí)類目。例如，交通事故檔案可分為簡(jiǎn)易程序事故檔案、一般程序事故檔案、重大事故檔案等；交通違法處理檔案可分為現(xiàn)場(chǎng)處罰檔案、非現(xiàn)場(chǎng)處罰檔案等。2.編號(hào)采用流水號(hào)對(duì)每一份檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性。編號(hào)格式為：檔案類別代碼+年份+流水號(hào)。例如：JTGZ2023001，表示交通事故一般程序檔案，2023年形成的第1份檔案。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。檔案題名應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案的主要內(nèi)容，日期應(yīng)填寫檔案形成的具體年月日，責(zé)任者應(yīng)填寫檔案的形成部門或個(gè)人。保管期限按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和本制度的要求確定。4.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案材料的整齊、牢固。裝訂時(shí)應(yīng)去除金屬物，采用左側(cè)裝訂方式，裝訂線應(yīng)整齊美觀，不影響檔案的查閱和利用。四、檔案的保管（一）保管期限劃分1.永久保管涉及交警部門重大決策、重要業(yè)務(wù)活動(dòng)、具有長(zhǎng)遠(yuǎn)歷史價(jià)值和法律憑證作用的檔案，應(yīng)永久保管。如交通事故造成重大人員傷亡和財(cái)產(chǎn)損失的檔案、涉及交通管理體制改革等重要文件材料等。2.定期保管定期保管的檔案期限分為30年和10年。保管期限為三十年的檔案主要包括：交通事故檔案中具有一定影響力的一般程序事故檔案、交通違法處理檔案中涉及重點(diǎn)案件的檔案、車輛管理檔案中重要車輛的注冊(cè)登記檔案、駕駛?cè)斯芾頇n案中重要駕駛?cè)说目荚嚈n案等。保管期限為十年的檔案主要包括：交通事故檔案中簡(jiǎn)易程序事故檔案、交通違法處理檔案中一般案件的檔案、車輛管理檔案中普通車輛的注冊(cè)登記檔案、駕駛?cè)斯芾頇n案中一般駕駛?cè)说目荚嚈n案等。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案密集架、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。檔案應(yīng)按照類別、保管期限進(jìn)行分類存放，排列整齊有序，并建立檔案存放位置索引，便于查找。2.電子檔案保管建立電子檔案管理系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行集中存儲(chǔ)和管理。電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性。同時(shí)，定期對(duì)電子檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（三）保管期限的變更與鑒定1.檔案保管期限確定后，一般不得隨意變更。但在檔案保管過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)檔案內(nèi)容涉及新的重要情況或具有新的價(jià)值，需要延長(zhǎng)保管期限的，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行鑒定和審批。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成鑒定小組，對(duì)到期檔案進(jìn)行逐卷審查。鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的實(shí)際價(jià)值，提出繼續(xù)保管、銷毀或延長(zhǎng)保管期限的意見。3.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊(cè)，報(bào)經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。五、檔案的利用（一）查閱與借閱1.本部門工作人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、編號(hào)、查閱目的等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.外單位人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)持單位介紹信，填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、編號(hào)、查閱目的等內(nèi)容，經(jīng)本單位分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。查閱重要檔案的，還應(yīng)經(jīng)單位主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案一般不提供借閱。確因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱期限等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.檔案查閱、借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，不得在檔案上圈劃、批注、污損，不得擅自復(fù)制、拍攝、傳播檔案內(nèi)容。查閱、借閱結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。（二）檔案利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。登記內(nèi)容包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人姓名、所在部門、查閱（借閱）檔案名稱、編號(hào)、查閱（借閱）目的、查閱（借閱）期限、歸還日期等。檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢。（三）檔案統(tǒng)計(jì)與分析檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，掌握檔案利用的規(guī)律和趨勢(shì)，為檔案管理工作提供決策依據(jù)。統(tǒng)計(jì)分析內(nèi)容包括檔案查閱、借閱數(shù)量、利用目的、利用部門等。通過(guò)統(tǒng)計(jì)分析，發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中存在的問(wèn)題，及時(shí)采取措施加以改進(jìn)，提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率。六、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的交警檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的自動(dòng)化、智能化水平，為交警部門的交通管理工作提供高效、便捷的檔案信息服務(wù)。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，形成電子圖像文件，并按照檔案管理的要求進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，具有同等法律效力。2.檔案信息錄入將檔案的基本信息、目錄信息等錄入檔案信息化管理系統(tǒng)，建立檔案信息檢索數(shù)據(jù)庫(kù)，方便檔案的查詢和利用。3.檔案信息安全管理采取必要的安全防護(hù)措施，確保檔案信息化管理系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行。對(duì)檔案信息進(jìn)行加密存儲(chǔ)和傳輸，防止信息泄露。建立用戶權(quán)限管理制度，嚴(yán)格控制用戶對(duì)檔案信息的訪問(wèn)權(quán)限，確保檔案信息的安全性。（三）信息化管理流程1.檔案數(shù)字化流程檔案整理：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等整理工作，確保檔案材料的整齊、有序。掃描處理：使用專業(yè)的掃描設(shè)備對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案管理的要求，掃描后的圖像應(yīng)清晰、完整。圖像處理：對(duì)掃描后的圖像進(jìn)行去污、裁剪、糾偏等處理，提高圖像質(zhì)量。OCR識(shí)別：對(duì)掃描后的圖像進(jìn)行OCR識(shí)別處理，將圖像中的文字轉(zhuǎn)換為可編輯的文本信息，便于后續(xù)的信息錄入和檢索。數(shù)據(jù)掛接：將掃描后的圖像文件和OCR識(shí)別后的文本信息與檔案信息化管理系統(tǒng)中的檔案記錄進(jìn)行掛接，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檔案信息錄入流程數(shù)據(jù)采集：從檔案整理過(guò)程中獲取檔案的基本信息、目錄信息等，按照檔案信息化管理系統(tǒng)的要求進(jìn)行數(shù)據(jù)采集。數(shù)據(jù)錄入：將采集到的數(shù)據(jù)錄入檔案信息化管理系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。數(shù)據(jù)審核：對(duì)錄入的數(shù)據(jù)進(jìn)行審核，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行修改和完善。3.檔案信息利用流程用戶查詢：用戶通過(guò)檔案