PAGE檔案集中保管制度一、總則（一）目的為了加強公司檔案管理，確保檔案的安全、完整和有效利用，實現(xiàn)檔案資源的集中統(tǒng)一管理，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構(gòu)、子公司的各類檔案管理。（三）檔案定義本制度所指檔案是公司在各項活動中形成的具有保存價值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、報表、圖紙、照片、音像資料等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一原則公司檔案實行集中保管，由專門的檔案管理部門負責統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則檔案應如實反映公司各項活動的真實情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則全面收集、整理公司各類檔案，保證檔案內(nèi)容的完整無缺。4.保密性原則嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)，對涉及公司機密的檔案進行保密管理。5.便于利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，為公司各項工作提供有力支持。二、檔案管理部門及職責（一）檔案管理部門設置公司設立獨立的檔案管理部門，負責公司檔案的集中保管和日常管理工作。（二）檔案管理部門職責1.制定和完善檔案管理制度根據(jù)國家法律法規(guī)和公司實際情況，制定和修訂檔案管理相關制度、流程和標準。2.檔案收集與整理負責接收、收集公司各部門形成的各類檔案，按照分類標準進行整理、編目。3.檔案保管提供安全、適宜的檔案保管場所，配備必要的保管設備，確保檔案的安全存放。4.檔案檢索與利用建立檔案檢索系統(tǒng)，為公司各部門提供檔案查詢、借閱服務，及時滿足利用需求。5.檔案鑒定與銷毀定期對檔案進行鑒定，提出檔案存毀意見，按照規(guī)定程序進行檔案銷毀。6.檔案統(tǒng)計與分析對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計，分析檔案管理工作的成效與問題。7.檔案信息化建設推進檔案信息化管理，建立電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲、檢索和利用。8.培訓與指導對公司各部門檔案管理人員進行業(yè)務培訓，提供檔案管理工作的指導和咨詢。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.行政管理類公司各類行政文件、會議紀要、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案等。2.經(jīng)營管理類合同協(xié)議、市場調(diào)研報告、財務報表、審計報告、投資項目資料等。3.業(yè)務技術(shù)類產(chǎn)品研發(fā)資料、生產(chǎn)工藝文件、質(zhì)量檢驗報告、技術(shù)圖紙、項目文檔等。4.黨群工作類黨組織文件、黨員檔案、工會活動資料、企業(yè)文化建設資料等。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責檔案收集工作，確保檔案及時、完整地移交至檔案管理部門。2.檔案形成部門應按照檔案管理部門要求，對檔案進行初步整理，確保檔案資料齊全、完整、規(guī)范。3.對于重要檔案和緊急文件，檔案形成部門應優(yōu)先收集并及時移交。（三）整理原則1.遵循文件形成規(guī)律按照文件的形成時間、來源、內(nèi)容等特征進行分類整理，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.便于保管和利用采用科學合理的分類方法和編號系統(tǒng)，便于檔案的存儲、檢索和查找。（四）整理方法1.分類根據(jù)檔案的性質(zhì)和內(nèi)容，將檔案分為若干大類，如行政管理類、經(jīng)營管理類、業(yè)務技術(shù)類、黨群工作類等，每大類下再細分若干小類。2.編號為每一份檔案或每一組檔案編制唯一的編號，編號應體現(xiàn)檔案的類別、年度、順序等信息，便于識別和管理。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限等內(nèi)容，以便快速查找和了解檔案基本情況。四、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應設立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫房應配備必要的保管設備，如檔案架、檔案柜、溫濕度控制設備、消防設備、防蟲藥品等。（二）檔案存放1.按照檔案分類和編號順序，將檔案整齊排列存放在檔案架或檔案柜中，確保檔案存放有序，便于查找。2.對于電子檔案，應進行安全存儲，定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）溫濕度管理1.檔案庫房應保持適宜的溫濕度，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.配備溫濕度監(jiān)測設備，實時監(jiān)測庫房溫濕度情況，根據(jù)需要采取相應的調(diào)節(jié)措施。（四）安全管理1.建立健全檔案庫房安全管理制度，加強對庫房的日常巡查和監(jiān)控，確保檔案安全。2.嚴禁無關人員進入檔案庫房，檔案管理人員離開庫房時應關閉門窗、電源等。3.定期對檔案保管設備進行檢查和維護，確保設備正常運行。4.制定檔案安全應急預案，定期進行演練，提高應對突發(fā)事件的能力。五、檔案的檢索與利用（一）檢索工具1.建立紙質(zhì)檔案目錄和電子檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案管理人員和利用人員查找檔案。2.檔案目錄應包括檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限等詳細信息，電子檢索系統(tǒng)應具備快速檢索、模糊檢索等功能。（二）利用流程1.申請公司內(nèi)部各部門因工作需要利用檔案時，應填寫檔案利用申請表，注明利用目的、檔案名稱、利用時間等信息，經(jīng)部門負責人審批后提交檔案管理部門。2.審核檔案管理部門對利用申請進行審核，核實利用目的和范圍，對涉及機密的檔案，應按照保密規(guī)定進行審批。3.查閱檔案管理部門根據(jù)審核結(jié)果，為利用人員提供檔案查閱服務。利用人員應在指定場所查閱檔案，不得擅自將檔案帶出或轉(zhuǎn)借他人。4.復制如需復制檔案，利用人員應填寫檔案復制申請表，經(jīng)檔案管理部門批準后，由檔案管理人員按照規(guī)定進行復制。復制件應與原件核對無誤，并加蓋檔案管理部門印章。5.歸還利用完畢后，利用人員應及時將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員應對歸還的檔案進行檢查，確保檔案完整無損。（三）利用限制1.涉及公司機密的檔案，未經(jīng)公司授權(quán)，不得對外提供利用。2.檔案利用應遵循檔案的保管期限和利用范圍規(guī)定，不得擅自擴大利用范圍或延長保管期限。3.嚴禁利用檔案從事違法違規(guī)活動。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.全面審查對檔案的內(nèi)容、來源、時間、保管價值等進行全面審查，確保鑒定結(jié)果準確可靠。2.定期鑒定檔案管理部門應定期對檔案進行鑒定，一般每[X]年進行一次全面鑒定。3.集體鑒定成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門人員、檔案專家等組成，對檔案進行集體鑒定。（二）鑒定標準1.保管期限根據(jù)檔案的重要性和歷史價值，確定檔案的保管期限，分為永久、長期（[X]年）、短期（[X]年）。2.價值判斷從檔案對公司工作的查考利用價值、歷史研究價值、憑證價值等方面進行綜合判斷，確定檔案是否具有保存價值。（三）銷毀程序1.編制銷毀清冊檔案鑒定小組對失去保存價值的檔案進行登記造冊，編制檔案銷毀清冊，注明檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限等信息。2.審批檔案銷毀清冊經(jīng)檔案管理部門負責人審核后，報公司主管領導審批。3.銷毀實施經(jīng)批準后，由檔案管理部門指定專人負責檔案銷毀工作。銷毀過程應進行現(xiàn)場監(jiān)督，確保檔案徹底銷毀。4.監(jiān)銷記錄銷毀工作完成后，監(jiān)銷人員應在銷毀清冊上簽字確認，并將銷毀情況記錄存檔。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立完善的電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化采集、存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率和服務質(zhì)量，為公司提供便捷、高效的檔案信息支持。（二）電子檔案收集與整理1.各部門應按照檔案管理部門要求，及時將電子文件移交至檔案管理部門，確保電子文件格式規(guī)范、內(nèi)容完整。2.檔案管理部門對接收的電子文件進行整理，按照檔案分類標準進行分類、編號、編目，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。（三）電子檔案存儲與安全1.采用安全可靠的存儲設備和存儲方式，對電子檔案進行備份存儲，防止數(shù)據(jù)丟失。2.建立電子檔案安全管理制度，加強對電子檔案的訪問控制、權(quán)限管理、數(shù)據(jù)加密等安全措施，確保電子檔案信息安全。（四）電子檔案利用1.電子檔案管理系統(tǒng)應具備便捷的檢索和利用功能，利用人員可通過系統(tǒng)快速查找和獲取所需電子檔案。