PAGE檔案手機(jī)保管制度規(guī)定一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司/組織檔案和手機(jī)的管理，確保檔案資料的安全、完整與有效利用，規(guī)范員工手機(jī)使用行為，維護(hù)公司/組織正常的工作秩序，特制定本制度規(guī)定。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織全體員工，包括正式員工、試用期員工、實(shí)習(xí)生以及借調(diào)人員等。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案和手機(jī)管理活動(dòng)合法合規(guī)。2.安全性原則：采取有效措施保障檔案資料的實(shí)體安全和信息安全，防止手機(jī)使用對(duì)公司/組織信息安全造成威脅。3.規(guī)范性原則：明確檔案和手機(jī)管理的流程、標(biāo)準(zhǔn)和要求，確保各項(xiàng)工作規(guī)范有序進(jìn)行。4.保密性原則：對(duì)涉及公司/組織商業(yè)秘密、敏感信息的檔案和手機(jī)使用進(jìn)行嚴(yán)格保密。二、檔案管理規(guī)定（一）檔案定義與分類1.檔案是指公司/組織在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、報(bào)表、圖紙、照片、音像資料等。2.檔案分類如下：行政檔案：包括公司/組織的規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、行政公文等。人事檔案：?jiǎn)T工個(gè)人基本信息、入職離職手續(xù)、薪資福利、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核等相關(guān)資料。財(cái)務(wù)檔案：會(huì)計(jì)憑證、賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等財(cái)務(wù)資料。業(yè)務(wù)檔案：與公司/組織業(yè)務(wù)活動(dòng)相關(guān)的合同、訂單、項(xiàng)目文檔、客戶資料等。其他檔案：如知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案、榮譽(yù)證書、資質(zhì)證明等。（二）檔案收集與整理1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保在工作活動(dòng)中產(chǎn)生的各類檔案及時(shí)、準(zhǔn)確地收集齊全。2.收集到的檔案應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。整理工作包括文件的分類、編號(hào)、編目、裝訂等。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)，確保文件的可讀性和可檢索性。同時(shí)，定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）檔案保管1.公司/組織設(shè)立專門的檔案保管場(chǎng)所，配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、防火防潮防蟲設(shè)施等，確保檔案存放環(huán)境安全適宜。2.檔案應(yīng)按照類別和保管期限進(jìn)行有序存放，便于查找和利用。對(duì)于重要檔案和機(jī)密檔案，應(yīng)采取單獨(dú)存放、加密存儲(chǔ)等特殊保管措施。3.建立檔案保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫(kù)時(shí)間、保管期限、存放位置、借閱情況等信息，確保檔案管理工作可追溯。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查核對(duì)，確保賬實(shí)相符。如發(fā)現(xiàn)檔案缺失、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。（四）檔案借閱與使用1.因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱檔案名稱、數(shù)量、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，對(duì)于涉及重要機(jī)密或敏感信息的檔案，需經(jīng)公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱。3.借閱人應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間歸還檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。逾期未還的，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)催還，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處理。4.借閱人在借閱期間應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印、泄露檔案內(nèi)容。如需復(fù)印檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理復(fù)印審批手續(xù)。5.檔案使用完畢后，借閱人應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)有損壞、遺失等情況，應(yīng)追究借閱人的責(zé)任。（五）檔案保密1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對(duì)所保管的檔案內(nèi)容負(fù)有保密責(zé)任。未經(jīng)公司/組織批準(zhǔn)，不得擅自向任何單位或個(gè)人提供檔案信息。2.在檔案整理、借閱、使用等過(guò)程中，應(yīng)采取必要的保密措施，防止檔案信息泄露。如涉及機(jī)密檔案的操作，應(yīng)在專門的保密場(chǎng)所進(jìn)行。3.對(duì)于因工作需要接觸檔案的人員，應(yīng)進(jìn)行保密教育，明確保密義務(wù)和責(zé)任。如發(fā)現(xiàn)有違反保密規(guī)定的行為，應(yīng)依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。（六）檔案銷毀1.檔案保管期限屆滿或已失去保存價(jià)值的，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。檔案銷毀前，應(yīng)由檔案管理部門會(huì)同相關(guān)部門對(duì)擬銷毀檔案進(jìn)行鑒定，編制《檔案銷毀清單》。2.《檔案銷毀清單》應(yīng)經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可實(shí)施銷毀。銷毀工作應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在監(jiān)銷人的監(jiān)督下進(jìn)行，確保檔案銷毀徹底、安全。3.檔案銷毀過(guò)程中，應(yīng)做好記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、檔案名稱及數(shù)量等信息，并由監(jiān)銷人簽字確認(rèn)。銷毀記錄應(yīng)長(zhǎng)期保存。三、手機(jī)管理規(guī)定（一）手機(jī)使用范圍與限制1.員工在公司/組織辦公區(qū)域內(nèi)，應(yīng)遵守公司/組織的手機(jī)使用規(guī)定。一般情況下，提倡員工在工作時(shí)間將手機(jī)調(diào)至靜音或關(guān)機(jī)狀態(tài)，避免因手機(jī)鈴聲影響他人工作。2.嚴(yán)禁在會(huì)議、培訓(xùn)、重要活動(dòng)等期間使用手機(jī)，如有緊急情況需要接聽電話，應(yīng)先向主持人或相關(guān)負(fù)責(zé)人請(qǐng)假，到會(huì)議室外接聽。3.在辦公區(qū)域內(nèi)，不得使用手機(jī)進(jìn)行與工作無(wú)關(guān)的娛樂(lè)活動(dòng)，如玩游戲、觀看視頻、瀏覽無(wú)關(guān)網(wǎng)站等。（二）手機(jī)信息安全1.員工應(yīng)妥善保管個(gè)人手機(jī)及其中存儲(chǔ)的信息，不得在手機(jī)中存儲(chǔ)公司/組織的商業(yè)秘密、敏感信息等。如因工作需要在手機(jī)中存儲(chǔ)相關(guān)信息的，應(yīng)按照公司/組織的保密規(guī)定進(jìn)行加密處理，并妥善保管手機(jī)。2.不得將公司/組織的重要文件、資料等通過(guò)手機(jī)隨意傳播或發(fā)送給無(wú)關(guān)人員。如需傳遞工作信息，應(yīng)使用公司/組織指定的通訊工具或按照規(guī)定的流程進(jìn)行操作。3.注意防范手機(jī)信息泄露風(fēng)險(xiǎn)，如不隨意點(diǎn)擊來(lái)源不明的鏈接、不掃描陌生二維碼等。如發(fā)現(xiàn)手機(jī)存在安全隱患，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，如更換密碼、安裝安全軟件等。（三）手機(jī)充電與存放1.公司/組織辦公區(qū)域內(nèi)設(shè)有專門的手機(jī)充電區(qū)域，員工應(yīng)在指定區(qū)域進(jìn)行手機(jī)充電，不得私拉亂接充電線，以免引發(fā)安全事故。2.下班后，員工應(yīng)將手機(jī)妥善保管，不得將手機(jī)遺留在辦公區(qū)域。如有特殊情況需要將手機(jī)留在公司/組織的，應(yīng)向所在部門負(fù)責(zé)人報(bào)告，并將手機(jī)交至指定保管地點(diǎn)。（四）特殊崗位手機(jī)管理1.對(duì)于涉及公司/組織核心業(yè)務(wù)、機(jī)密信息以及安全管理等特殊崗位的員工，公司/組織可根據(jù)工作需要制定更為嚴(yán)格的手機(jī)管理措施，如限制手機(jī)使用功能、安裝特定監(jiān)控軟件等。2.特殊崗位員工應(yīng)嚴(yán)格遵守公司/組織制定的手機(jī)管理規(guī)定，如有違反，將按照公司/組織相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。四、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司/組織設(shè)立專門的監(jiān)督檢查部門，負(fù)責(zé)對(duì)檔案和手機(jī)保管制度規(guī)定的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。監(jiān)督檢查部門可由行政部門、人力資源部門等相關(guān)人員組成。（二）檢查方式與頻率1.監(jiān)督檢查部門可采取定期檢查與不定期抽查相結(jié)合的方式，對(duì)各部門檔案和手機(jī)管理情況進(jìn)行檢查。定期檢查每季度進(jìn)行一次，不定期抽查根據(jù)實(shí)際情況隨時(shí)開展。2.檢查內(nèi)容包括檔案的收集、整理、保管、借閱、保密、銷毀等環(huán)節(jié)，以及手機(jī)使用范圍、信息安全、充電存放等方面的執(zhí)行情況。（三）問(wèn)題處理與整改1.對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，監(jiān)督檢查部門應(yīng)及時(shí)下達(dá)《整改通知書》，要求責(zé)任部門限期整改。整改期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日。2.責(zé)任部門應(yīng)針對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，制定詳細(xì)的整改措施，并認(rèn)真組織實(shí)施。整改完成后，應(yīng)向監(jiān)督檢查部門提交《整改報(bào)告》，報(bào)告整改情況及結(jié)果。3.監(jiān)督檢查部門應(yīng)對(duì)整改情況進(jìn)行跟蹤復(fù)查，確保問(wèn)題得到徹底解決。如發(fā)現(xiàn)責(zé)任部門未按時(shí)整改或整改不力的，將按照公司/組織相關(guān)規(guī)定對(duì)責(zé)任部門及責(zé)任人進(jìn)行嚴(yán)肅問(wèn)責(zé)。五