PAGE檔案設備配備管理制度一、總則（一）目的為加強公司檔案設備的配備管理，確保檔案設備的合理配置、有效使用和安全維護，保障檔案工作的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有涉及檔案設備配備、使用、維護及管理的部門和人員。（三）基本原則1.合法性原則：檔案設備的配備必須符合國家相關法律法規(guī)以及行業(yè)標準要求。2.合理性原則：根據公司檔案工作的實際需求，科學合理地配備檔案設備，避免資源浪費。3.實用性原則：所配備的檔案設備應滿足檔案收集、整理、存儲、保管、利用等各環(huán)節(jié)的工作需要。4.安全性原則：確保檔案設備的安全性能，保障檔案實體和信息的安全。二、檔案設備配備標準（一）檔案庫房設備1.溫濕度調控設備應配備溫濕度自動監(jiān)測系統(tǒng)，實時監(jiān)控庫房內的溫度和濕度變化。根據檔案保管要求，庫房溫度應保持在14℃24℃之間，相對濕度應保持在45%60%之間。當溫濕度超出規(guī)定范圍時，應能自動啟動相應的調控設備進行調節(jié)。配備空調設備，確保庫房溫度在規(guī)定范圍內?？照{應具備足夠的制冷、制熱能力，運行穩(wěn)定可靠，且具有良好的節(jié)能性能。配備除濕機和加濕設備，根據庫房濕度情況及時進行除濕或加濕操作。除濕機應具備高效除濕能力，加濕設備應能均勻增加空氣濕度。2.防火設備庫房內應安裝火災自動報警系統(tǒng)，探測器應分布均勻，能夠及時準確地探測到火災隱患。配備適合檔案庫房使用的滅火設備，如二氧化碳滅火器、七氟丙烷滅火系統(tǒng)等。滅火器應定期檢查和維護，確保其性能良好。庫房內的電氣線路應采用防火、阻燃材料進行敷設，所有電氣設備應符合防火安全要求。3.防盜設備庫房門窗應堅固耐用，安裝防盜門窗，窗戶應安裝防護欄。配備門禁系統(tǒng)，限制無關人員進入庫房。門禁系統(tǒng)應具備身份識別功能，如刷卡、指紋識別或密碼識別等。在庫房內安裝監(jiān)控攝像頭，實現24小時不間斷監(jiān)控。監(jiān)控錄像應保存一定期限，以便在需要時進行查閱。4.防蟲、防鼠設備庫房內應設置防蟲、防鼠設施，如防蟲網、擋鼠板等。防蟲網應安裝在通風口處，防止害蟲進入庫房。擋鼠板應安裝在庫房門口，高度不低于60厘米，防止老鼠進入庫房。定期投放防蟲、防鼠藥物，如樟腦丸、鼠藥等，但要注意藥物的放置位置，避免對檔案造成污染。5.檔案裝具根據檔案的類型、數量和保管期限，合理選擇檔案裝具。檔案裝具應具備良好的承重能力、防火性能和防潮性能。常用的檔案裝具包括檔案柜、檔案架、檔案盒等。檔案柜應采用金屬材質制作，表面應進行防腐處理；檔案架應結構牢固，層數和間距應根據檔案存放要求進行設計；檔案盒應符合國家相關標準，具有良好的密封性和耐腐蝕性。（二）檔案整理設備1.辦公桌椅配備適合檔案整理工作的辦公桌椅，桌椅應舒適、耐用，便于工作人員長時間進行檔案整理操作。2.計算機及辦公軟件為檔案整理人員配備性能良好的計算機，計算機應具備足夠的內存和存儲容量，能夠滿足檔案數據處理和管理的需求。安裝專業(yè)的檔案管理軟件，如檔案管理系統(tǒng)、辦公自動化軟件等，方便檔案的錄入、分類、編目、檢索等操作。3.打印機、復印機、掃描儀配備打印機，用于打印檔案整理過程中所需的文件、表格等資料。打印機應具備較高的打印質量和速度，能夠滿足日常工作需求。配備復印機，方便復印檔案資料。復印機應具備良好的復印效果和較高的復印速度，同時應具備縮放、雙面復印等功能。配備掃描儀，用于將紙質檔案掃描成電子文件，以便進行數字化管理。掃描儀應具備較高的掃描分辨率和速度，能夠準確、清晰地掃描檔案內容。（三）檔案存儲設備1.磁盤陣列根據檔案數據存儲量的大小，配備相應容量的磁盤陣列。磁盤陣列應具備冗余設計，能夠保證數據的安全性和可靠性。定期對磁盤陣列進行維護和檢查，確保其運行正常，數據存儲穩(wěn)定。2.磁帶庫對于一些重要的檔案數據，可配備磁帶庫進行備份存儲。磁帶庫應具備良好的存儲性能和數據讀寫能力，能夠滿足長期數據存儲的需求。按照規(guī)定的備份策略進行磁帶備份操作，定期對磁帶進行更換和維護，防止磁帶老化和損壞。3.光盤庫可使用光盤庫存儲部分檔案數據，如一些不常用的歷史檔案或電子文檔。光盤庫應具備自動換盤功能，方便快速查找和使用光盤。對光盤進行定期檢查和清理，確保光盤數據的可讀性。（四）檔案查閱利用設備1.查閱桌椅在檔案查閱室配備舒適、整潔的查閱桌椅，為查閱人員提供良好的查閱環(huán)境。2.計算機及網絡設備為查閱人員提供計算機設備，方便其查閱電子檔案。計算機應連接公司內部網絡，確保能夠快速、準確地訪問檔案管理系統(tǒng)。配備網絡設備，如路由器、交換機等，保障網絡的穩(wěn)定運行，滿足多人同時查閱檔案的需求。3.復印機、打印機根據查閱利用的實際需求，配備適量的復印機和打印機，方便查閱人員復印和打印所需的檔案資料。4.電子顯示屏在查閱室內安裝電子顯示屏，用于展示檔案查閱利用的相關規(guī)定、注意事項以及檔案目錄等信息，方便查閱人員了解和操作。三、檔案設備配備流程（一）需求申請1.各部門根據檔案工作的實際需求，填寫《檔案設備配備申請表》，詳細說明所需設備的名稱、型號、數量、用途等信息。2.申請表應經部門負責人簽字確認后，提交至公司檔案管理部門。（二）審核評估1.檔案管理部門收到申請表后，對申請內容進行審核。審核內容包括設備需求的合理性、必要性以及與公司檔案工作整體規(guī)劃的一致性等。2.檔案管理部門組織相關人員對申請設備進行評估，評估設備的性能、質量、價格等因素，綜合考慮公司的實際情況和經濟承受能力，提出評估意見。（三）審批決策1.根據審核評估意見，檔案管理部門將申請表提交至公司領導審批。公司領導根據公司的發(fā)展戰(zhàn)略、檔案工作實際需求以及財務狀況等因素，做出最終的審批決策。2.審批通過的申請表將作為檔案設備配備的依據，由檔案管理部門負責組織實施采購工作。（四）采購實施1.檔案管理部門按照公司的采購制度和流程，選擇合適的供應商進行采購。在采購過程中，應嚴格按照審批確定的設備名稱、型號、數量等要求進行采購，確保采購設備的質量和性能符合要求。2.與供應商簽訂采購合同，明確設備的規(guī)格、數量、價格、交貨時間、售后服務等條款，保障公司的合法權益。3.采購合同簽訂后，檔案管理部門應跟蹤設備的生產、運輸進度，確保設備按時、按質、按量交付。（五）驗收交付1.設備到貨后，檔案管理部門組織相關人員進行驗收。驗收內容包括設備的外觀、數量、規(guī)格、性能等方面，確保設備符合采購合同要求。2.驗收合格的設備，由檔案管理部門辦理入庫手續(xù)，并填寫《檔案設備驗收單》。驗收不合格的設備，應及時與供應商溝通協商，要求其限期整改或更換設備。3.設備驗收合格后，檔案管理部門將設備交付至使用部門，并組織使用部門人員進行設備的安裝、調試和培訓，確保使用部門人員能夠熟練操作設備。四、檔案設備使用管理（一）使用部門職責1.負責本部門檔案設備的日常使用和維護管理，確保設備的正常運行。2.按照檔案設備的操作規(guī)程和使用說明，正確使用設備，避免因操作不當造成設備損壞。3.定期對本部門使用的檔案設備進行清潔、檢查和保養(yǎng)，及時發(fā)現并報告設備故障。（二）使用人員職責1.嚴格遵守檔案設備的操作規(guī)程和使用制度，不得擅自更改設備的設置和參數。2.負責設備的日常清潔和簡單維護，如擦拭設備表面、清理設備內部灰塵等。3.在使用設備過程中，如發(fā)現設備出現異常情況，應立即停止使用，并及時報告部門負責人和檔案管理部門。（三）操作規(guī)程1.檔案庫房設備操作規(guī)程溫濕度調控設備：定期檢查溫濕度自動監(jiān)測系統(tǒng)的運行情況，確保數據準確可靠。根據庫房溫濕度變化情況，及時調整空調、除濕機和加濕設備的運行狀態(tài)。防火設備：定期檢查火災自動報警系統(tǒng)和滅火設備的性能，確保其處于正常工作狀態(tài)。嚴禁在庫房內吸煙和使用明火，嚴禁堆放易燃、易爆物品。防盜設備：嚴格遵守門禁制度，未經授權人員不得進入庫房。定期檢查監(jiān)控攝像頭的運行情況，確保監(jiān)控錄像清晰、完整。防蟲、防鼠設備：定期檢查防蟲網、擋鼠板等設施的完好情況，及時清理庫房內的雜物，保持庫房環(huán)境整潔。按照規(guī)定投放防蟲、防鼠藥物，注意藥物的安全使用。檔案裝具：按照檔案分類存放的要求，合理使用檔案柜、檔案架和檔案盒。不得隨意拆卸或損壞檔案裝具，保持檔案裝具的整潔和完好。2.檔案整理設備操作規(guī)程計算機及辦公軟件：正確啟動和關閉計算機，定期對計算機進行殺毒和系統(tǒng)更新，確保計算機系統(tǒng)安全穩(wěn)定。按照檔案管理軟件的操作流程進行檔案數據的錄入、分類、編目、檢索等操作。打印機、復印機、掃描儀：在使用前檢查設備是否正常，添加相應的耗材。按照設備的操作面板提示進行打印、復印和掃描操作，注意設置合適的參數。定期清理打印機、復印機的硒鼓、墨盒等部件，維護設備的良好性能。3.檔案存儲設備操作規(guī)程磁盤陣列：定期檢查磁盤陣列的運行狀態(tài)，查看磁盤空間使用情況和RAID狀態(tài)。按照備份策略進行數據備份操作，確保數據的安全性和完整性。磁帶庫：按照磁帶庫的操作手冊進行磁帶的裝載、卸載和數據讀寫操作。定期對磁帶進行清洗和消毒，防止磁帶出現霉變和損壞。光盤庫：按照光盤庫的操作流程進行光盤的插入、取出和數據讀取操作。定期檢查光盤庫的機械部件，確保其運行正常。4.檔案查閱利用設備操作規(guī)程查閱桌椅：保持查閱桌椅的整潔，不得在桌椅上亂涂亂畫。計算機及網絡設備：在查閱電子檔案前，確保計算機連接網絡正常。按照檔案管理系統(tǒng)的操作要求進行檔案查閱操作，不得擅自更改系統(tǒng)設置。復印機、打印機：按照設備操作規(guī)程進行復印和打印操作，注意節(jié)約紙張和耗材。電子顯示屏：定期檢查電子顯示屏的顯示效果，確保信息清晰可見。（四）使用記錄1.各部門應建立檔案設備使用記錄臺賬，詳細記錄設備的使用時間、使用人員、使用內容、設備運行情況等信息。2.使用記錄臺賬應定期進行整理和歸檔，保存期限不少于設備的使用年限。五、檔案設備維護管理（一）維護計劃1.檔案管理部門應根據檔案設備的類型、使用頻率和維護要求，制定年度檔案設備維護計劃。2.維護計劃應明確維護的內容、時間、責任人等信息，確保維護工作有序進行。（二）日常維護1.使用部門和人員負責檔案設備的日常維護工作，包括設備的清潔、檢查、簡單故障排除等。2.日常維護工作應按照設備的操作規(guī)程和使用說明進行，確保設備的正常運行。（三）定期維護1.檔案管理部門按照維護計劃，定期組織對檔案設備進行全面維護。定期維護的內容包括設備的性能檢測、部件更換、軟件升級等。2.對于一些關鍵設備，如溫濕度調控設備、火災自動報警系統(tǒng)等，應委托專業(yè)的維修機構進行定期維護和檢測，確保設備的安全性能和可靠性。（四）故障維修1.當檔案設備出現故障時，使用部門或人員應及時報告檔案管理部門。檔案管理部門接到報告后，應立即組織維修人員進行故障診斷和排除。2.對于一般性故障，維修人員應在規(guī)定時間內完成維修工作；對于較為復雜的故障，應及時聯系設備供應商或專業(yè)維修機構進行維修，確保設備盡快恢復正常運行。3.維修完成后，維修人員應填寫《檔案設備維修記錄單》，詳細記錄故障原因、維修過程、更換部件等信息。維修記錄單應作為檔案設備維護檔案的重要組成部分進行保存。（五）維護檔案1.檔案管理部門應建立檔案設備維護檔案，將設備的維護計劃、日常維護記錄、定期維護記錄、故障維修記錄等資料進行整理歸檔。2.維護檔案應保存完整，以便在設備管理、維修決策、設備更新等方面提供參考依據。六、檔案設備報廢管理（一）報廢條件1.檔案設備已超過規(guī)定的使用年限，且無法正常使用或維修成本過高。2.檔案設備因技術更新、業(yè)務調整等原因，已不再適用且無其他使用價值。3.檔案設備因自然災害、意外事故等原因造成嚴重損壞，無法修復。（二）報廢申請1.使用部門或檔案管理部門根據檔案設備的報廢條件，填寫《檔案設備報廢申請表》，詳細說明設備的名稱、型號、購置時間、報廢原因等信息。2.申請表應經部門負責人簽字確認后，提交至公司檔案管理部門。（三）審核鑒定1.檔案管理部門收到申請表后，組織相關人員對申請報廢的設備進行審核鑒定。審核鑒定內容包括設備的實際狀況、使用年限、報廢原因等。2.對于價值較高的檔案設備，檔案管理部門可委托專業(yè)的評估機構進行評估，出具評估報告，作為設備報廢的參考依據。（四）審批決策1.根據審核鑒定意見，檔案管理部門將申請表提交至公司領導審批。公司領導根據設備的報廢情況和公司的財務狀況等因素，做出最終的審批決策。2.審批通過的申請表將作為檔案設備報廢的依據，由檔案管理部門負責組織實施報廢處理工作。（五）報廢處理1.檔案管理部門按照公司的資產處置規(guī)定，對報廢設備進行處理。報廢設備可采取出售、捐贈、報廢拆解等方式進行處置。2.在報廢設備處置過程中，應確保設備的資產信息得到妥善處理，避免資產流失。同時，應做好相關記錄，如報廢設備的處置時間、處置方式、處置收入等信息。（六）資產核銷1.檔案管理部門根據報廢設備的處置情況，及時辦理資產核銷手續(xù)。資產核銷手續(xù)應按照公司的財務制度和資產管理規(guī)定進行辦理。2.資產核銷后，應在公司資產臺賬中進行相應的記錄更新，確保資產信息的準確性。七、監(jiān)督檢查與考