PAGE市局檔案管理制度一、總則（一）目的為加強市局檔案管理工作，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于市局機關(guān)各部門、直屬單位以及所屬各分支機構(gòu)的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：市局設(shè)立專門的檔案管理機構(gòu)，對各類檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映各項工作的實際情況，確保檔案內(nèi)容真實可靠。3.完整性原則：全面收集、整理和保存各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案進行妥善保管，防止泄露。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案查閱效率，為工作提供便捷的檔案服務(wù)。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）檔案管理部門市局設(shè)立檔案管理科，作為全局檔案管理的職能部門，負責統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導全局的檔案管理工作。（二）檔案管理人員職責1.檔案管理員負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。對檔案的保管狀況進行定期檢查，確保檔案的安全。按照規(guī)定的程序和要求，為利用者提供檔案查閱、借閱等服務(wù)。負責檔案管理系統(tǒng)的操作和維護，及時錄入和更新檔案信息。2.檔案部門負責人制定和完善檔案管理制度，組織實施檔案管理工作。審核檔案管理工作計劃和總結(jié)，協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的重大問題。負責檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓和考核，提高檔案管理隊伍的整體素質(zhì)。定期向上級領(lǐng)導匯報檔案管理工作情況，為領(lǐng)導決策提供檔案信息支持。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.文書檔案：主要包括市局在履行職能過程中形成的各類文件、公文、函件、會議記錄、紀要等。2.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)市局各業(yè)務(wù)部門的工作特點和需求，分為不同的業(yè)務(wù)類別，如執(zhí)法檔案、行政審批檔案、項目管理檔案等。3.人事檔案：記錄市局工作人員的個人基本信息、工作經(jīng)歷、考核評價、獎懲情況等。4.財務(wù)檔案：包括財務(wù)憑證、賬簿、報表、審計報告等。其他檔案：如聲像檔案、實物檔案等。（二）編號規(guī)則1.文書檔案編號：采用年度保管期限流水號的方式，如“2023永久001”。2.業(yè)務(wù)檔案編號：根據(jù)業(yè)務(wù)類別制定相應(yīng)的編號規(guī)則，確保編號的唯一性和系統(tǒng)性。3.人事檔案編號：按照人事管理部門的規(guī)定執(zhí)行。4.財務(wù)檔案編號：結(jié)合財務(wù)核算體系進行編號。5.其他檔案編號：根據(jù)檔案的特點和管理要求，制定專門的編號方法。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.各部門在工作中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等。2.上級機關(guān)下發(fā)的與市局工作相關(guān)的文件、指示、通知等。3.下級單位報送的重要文件、報表、總結(jié)等。4.會議材料、調(diào)研成果、合同協(xié)議、榮譽證書等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負責檔案收集工作，確保檔案收集的及時性和完整性。2.對收集到的檔案材料，應(yīng)進行初步篩選和整理，剔除無關(guān)或重復(fù)的內(nèi)容。3.收集的檔案應(yīng)保持原始材料的完整性，不得擅自涂改、偽造或銷毀。（三）整理方法1.文書檔案整理：按照文件的形成時間、來源、內(nèi)容等進行分類，編制卷內(nèi)目錄和備考表，裝訂成冊。2.業(yè)務(wù)檔案整理：根據(jù)業(yè)務(wù)流程和檔案類別，對檔案進行分類整理，建立檔案索引和目錄。3.人事檔案整理：按照人事檔案管理規(guī)定，對檔案材料進行分類、排序、編目，確保檔案的規(guī)范整齊。4.財務(wù)檔案整理：按照會計核算的要求，對財務(wù)憑證、賬簿、報表等進行分類裝訂和歸檔。5.其他檔案整理：根據(jù)檔案的特點，采用相應(yīng)的整理方法，如聲像檔案應(yīng)注明拍攝時間、地點、內(nèi)容等，實物檔案應(yīng)進行登記和造冊。五、檔案的保管與保護（一）保管場所1.市局應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標準。（二）保管措施1.對不同類型和保管期限的檔案，應(yīng)分別存放，便于查找和管理。2.建立檔案保管賬目，定期核對檔案數(shù)量和保管狀況，確保檔案賬實相符。3.對重要檔案和易損檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如復(fù)制備份、密封保存等。4.加強對檔案庫房的安全管理，設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進入，確保檔案的安全。（三）保護要求1.定期對檔案進行檢查和維護，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，如對破損、褪色的檔案進行修復(fù)，對霉變、蟲蛀的檔案進行消毒處理。2.采用先進的檔案保護技術(shù)和設(shè)備，如數(shù)字化存儲設(shè)備、檔案保護劑等，延長檔案的使用壽命。3.對電子檔案應(yīng)進行定期備份，存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。六、檔案的利用與借閱（一）利用范圍1.市局內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案。2.外單位因工作聯(lián)系、合作等需要查閱相關(guān)檔案。3.司法機關(guān)、行政機關(guān)依法查閱與案件相關(guān)的檔案。（二）利用方式1.查閱：利用者可到檔案管理部門查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)提供必要的協(xié)助和指導。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)部門負責人審批后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并按照規(guī)定的程序進行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門的印章，與原件具有同等效力。（三）利用要求1.利用者應(yīng)遵守檔案管理規(guī)定，愛護檔案，不得擅自涂改、損壞、抽取、撤換檔案材料。2.查閱檔案時，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進行，不得將檔案帶出庫房。3.借閱的檔案應(yīng)按時歸還，如發(fā)生丟失、損壞等情況，應(yīng)及時報告檔案管理部門，并承擔相應(yīng)的責任。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和檔案保管期限的規(guī)定，對檔案進行定期鑒定。2.鑒定工作應(yīng)堅持全面、客觀、公正的原則，確保鑒定結(jié)果的準確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成。鑒定工作小組負責對檔案進行鑒定，并提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、價值、保管期限等進行綜合分析，確定檔案的存毀。2.對保管期限已滿但仍有查考利用價值的檔案，應(yīng)延長保管期限。3.對失去保存價值的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊，經(jīng)鑒定工作小組審核、分管領(lǐng)導批準后，予以銷毀。（四）銷毀程序1.檔案銷毀前，應(yīng)進行登記造冊，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀工作的徹底性和安全性。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字，并將銷毀清冊歸檔保存。八、電子檔案管理（一）電子檔案的收集與整理1.各部門應(yīng)及時將形成的電子文件收集齊全，并按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進行整理。2.對電子文件進行分類、編號、編目，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫。（二）電子檔案的存儲與備份1.電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，如磁盤陣列、磁帶庫等。2.定期對電子檔案進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）電子檔案的利用與管理1.建立電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)電子檔案的在線查閱、借閱、下載等功能。2.對電子檔