PAGE公司規(guī)章制度檔案管理一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司規(guī)章制度檔案的管理，確保規(guī)章制度檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮規(guī)章制度檔案在公司管理中的作用，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門及全體員工在規(guī)章制度檔案管理方面的活動。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保規(guī)章制度檔案管理活動合法合規(guī)。2.統(tǒng)一管理原則：對公司規(guī)章制度檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，明確管理職責(zé)和流程。3.真實(shí)準(zhǔn)確原則：保證規(guī)章制度檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確，如實(shí)反映公司規(guī)章制度的制定、修訂和執(zhí)行情況。4.安全保密原則：采取有效措施確保規(guī)章制度檔案的安全，防止檔案信息泄露。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司規(guī)章制度檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度和工作流程。2.集中統(tǒng)一管理公司規(guī)章制度檔案，包括規(guī)章制度的起草、審核、發(fā)布、修訂、廢止等過程中形成的各類文件資料。3.對規(guī)章制度檔案進(jìn)行分類、編號、整理、裝訂、存儲等工作，確保檔案的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。4.建立規(guī)章制度檔案檢索系統(tǒng)，方便查詢和利用檔案信息。5.定期對規(guī)章制度檔案進(jìn)行清查、核對，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。6.按照規(guī)定的期限和程序，對已失效或不再適用的規(guī)章制度檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。（二）規(guī)章制度起草部門職責(zé)1.根據(jù)公司管理需要，負(fù)責(zé)起草相關(guān)規(guī)章制度，確保規(guī)章制度內(nèi)容符合公司實(shí)際情況和法律法規(guī)要求。2.在規(guī)章制度起草過程中，收集、整理相關(guān)資料，作為檔案的重要組成部分。3.將起草完成的規(guī)章制度及時提交檔案管理部門進(jìn)行審核和編號，并配合檔案管理部門做好后續(xù)的發(fā)布、修訂等工作。（三）規(guī)章制度審核部門職責(zé)1.對提交的規(guī)章制度進(jìn)行合法性、合規(guī)性、合理性審核，提出審核意見。2.將審核通過的規(guī)章制度及時反饋給檔案管理部門進(jìn)行編號和存檔。（四）規(guī)章制度發(fā)布部門職責(zé)1.按照規(guī)定的程序和權(quán)限發(fā)布規(guī)章制度，確保規(guī)章制度能夠有效傳達(dá)至相關(guān)部門和員工。2.負(fù)責(zé)收集規(guī)章制度發(fā)布后的執(zhí)行情況反饋，及時提交給檔案管理部門。（五）員工職責(zé)1.嚴(yán)格遵守公司的規(guī)章制度，自覺維護(hù)規(guī)章制度的嚴(yán)肅性。2.有權(quán)查閱與其工作相關(guān)的規(guī)章制度檔案，了解規(guī)章制度的具體內(nèi)容和要求。3.發(fā)現(xiàn)規(guī)章制度存在問題或不合理之處，應(yīng)及時向相關(guān)部門反饋。三、規(guī)章制度檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司制定的各類規(guī)章制度，包括但不限于公司章程、管理制度、工作流程、崗位職責(zé)等。2.規(guī)章制度起草過程中形成的請示、報告、會議紀(jì)要、討論記錄等文件資料。3.規(guī)章制度審核過程中形成的審核意見、修改建議等。4.規(guī)章制度發(fā)布過程中形成的發(fā)布通知、公告等文件。5.規(guī)章制度修訂過程中形成的修訂說明、新舊條款對比等資料。6.規(guī)章制度廢止過程中形成的廢止通知、相關(guān)說明等文件。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時將本部門起草、審核、發(fā)布、修訂、廢止的規(guī)章制度及相關(guān)文件資料提交給檔案管理部門。2.提交的文件資料應(yīng)完整、準(zhǔn)確、清晰，確保能夠真實(shí)反映規(guī)章制度的制定過程和實(shí)際內(nèi)容。3.對于重要規(guī)章制度的制定，應(yīng)同時提交相關(guān)的調(diào)研資料、參考文件等，豐富檔案內(nèi)容。（三）整理方法1.檔案管理部門按照規(guī)章制度的類別、性質(zhì)、時間等因素進(jìn)行分類整理。2.對每份規(guī)章制度檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查詢和管理。3.按照檔案整理的規(guī)范要求，對文件資料進(jìn)行裝訂、編目，編制檔案目錄清單。4.對于電子文檔形式的規(guī)章制度檔案，應(yīng)進(jìn)行規(guī)范命名和分類存儲，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案相對應(yīng)。四、規(guī)章制度檔案的存儲與保管（一）存儲方式1.設(shè)立專門的規(guī)章制度檔案庫房，配備必要的檔案存儲設(shè)備，如檔案柜、貨架等，確保檔案存放安全、整齊。2.對于電子規(guī)章制度檔案，應(yīng)采用安全可靠的存儲介質(zhì)進(jìn)行存儲，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.建立規(guī)章制度檔案電子數(shù)據(jù)庫，對檔案信息進(jìn)行數(shù)字化管理，方便查詢和檢索。（二）保管要求1.檔案庫房應(yīng)保持適宜的溫度、濕度和通風(fēng)條件，防止檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。2.對檔案進(jìn)行定期檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的完整性和安全性。3.嚴(yán)格限制無關(guān)人員進(jìn)入檔案庫房，檔案管理人員應(yīng)做好檔案借閱登記和歸還工作，防止檔案丟失或損壞。4.對涉及公司商業(yè)秘密、機(jī)密信息的規(guī)章制度檔案，應(yīng)采取特殊的保密措施，確保信息不泄露。五、規(guī)章制度檔案的利用與查詢（一）利用原則1.遵循合法、合理、必要的原則，確保規(guī)章制度檔案的利用符合公司利益和法律法規(guī)要求。2.對規(guī)章制度檔案的利用應(yīng)進(jìn)行登記和審批，防止檔案被不當(dāng)使用。（二）查詢方式1.員工可通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)或檔案管理部門提供的查詢渠道，查詢與其工作相關(guān)的規(guī)章制度檔案。2.因工作需要查閱規(guī)章制度檔案的，應(yīng)填寫《規(guī)章制度檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容、期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。3.檔案管理部門應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)提供查閱服務(wù)，并對查閱情況進(jìn)行記錄。（三）借閱規(guī)定1.因特殊情況需要借閱規(guī)章制度檔案的，應(yīng)填寫《規(guī)章制度檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人及公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改、損壞檔案內(nèi)容。4.借閱人員歸還檔案時，檔案管理部門應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時查明原因并追究責(zé)任。六、規(guī)章制度檔案的修訂與廢止（一）修訂依據(jù)1.國家法律法規(guī)、政策的變化。2.公司發(fā)展戰(zhàn)略、業(yè)務(wù)范圍、管理模式等發(fā)生調(diào)整。3.規(guī)章制度在執(zhí)行過程中發(fā)現(xiàn)問題或存在不合理之處。4.其他需要修訂規(guī)章制度的情形。（二）修訂程序1.規(guī)章制度起草部門根據(jù)修訂依據(jù)，提出規(guī)章制度修訂建議，填寫《規(guī)章制度修訂申請表》，說明修訂的原因、內(nèi)容及必要性。2.將修訂申請表提交給檔案管理部門進(jìn)行編號，并按照規(guī)定的審核程序進(jìn)行審核。3.審核通過后，由起草部門對規(guī)章制度進(jìn)行修訂，并將修訂后的規(guī)章制度及相關(guān)說明提交給檔案管理部門。4.檔案管理部門對修訂后的規(guī)章制度進(jìn)行重新編號、整理、存儲，并及時更新檔案目錄清單。（三）廢止程序1.因公司發(fā)展、業(yè)務(wù)調(diào)整等原因，導(dǎo)致某些規(guī)章制度不再適用時，由相關(guān)部門提出廢止建議，填寫《規(guī)章制度廢止申請表》，說明廢止的原因及依據(jù)。2.將申請表提交給檔案管理部門進(jìn)行編號，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批。3.審批通過后，檔案管理部門對廢止的規(guī)章制度進(jìn)行標(biāo)識，并單獨(dú)存放，定期進(jìn)行鑒定和銷毀。七、規(guī)章制度檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對規(guī)章制度檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的保存價值與公司實(shí)際需求相適應(yīng)。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、嚴(yán)格保密的原則。（二）鑒定組織成立由檔案管理部門、法務(wù)部門、相關(guān)業(yè)務(wù)部門等人員組成的規(guī)章制度檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行鑒定。（三）鑒定內(nèi)容1.審查規(guī)章制度的時效性，是否已被新的規(guī)章制度所替代或不再適用。2.評估規(guī)章制度的重要性，對公司管理和業(yè)務(wù)活動的影響程度。3.檢查規(guī)章制度檔案的完整性和準(zhǔn)確性，是否存在缺失、錯誤等情況。（四）銷毀程序1.鑒定小組根據(jù)鑒定結(jié)果，提出擬銷毀的規(guī)章制度檔案清單，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理部門按照規(guī)定的程序?qū)M銷毀的檔案進(jìn)行銷毀。