PAGE幼兒園檔案信息理制度一、總則（一）目的為加強幼兒園檔案信息管理，確保檔案信息的完整性、準(zhǔn)確性、安全性和可利用性，為幼兒園的教育教學(xué)、管理決策、歷史研究等提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于幼兒園各部門、各班級及全體教職工在工作中形成的各類檔案信息的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則幼兒園檔案信息實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門或人員負責(zé)，確保檔案信息的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準(zhǔn)確原則檔案信息應(yīng)真實反映幼兒園的工作實際，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、內(nèi)容完整，嚴(yán)禁虛假和不實信息進入檔案。3.安全保密原則加強檔案信息的安全保密工作，采取必要的安全防護措施，防止檔案信息的泄露、損壞和丟失。4.方便利用原則檔案管理應(yīng)便于查詢、借閱和使用，提高檔案信息的利用效率，滿足幼兒園各項工作的需要。二、檔案信息管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立以園長為組長，各部門負責(zé)人為成員的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，負責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃、指導(dǎo)和監(jiān)督幼兒園檔案信息管理工作。其主要職責(zé)包括：1.制定和修訂檔案信息管理規(guī)章制度；2.審批檔案管理工作計劃和總結(jié)；3.協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的重大問題；4.對檔案管理工作進行考核和評價。（二）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理部門或指定專人負責(zé)檔案信息管理工作。檔案管理部門的主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，以及幼兒園檔案信息管理規(guī)章制度；2.負責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計和鑒定銷毀等工作；3.建立健全檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理；4.開展檔案信息的開發(fā)利用工作，為幼兒園各項工作提供服務(wù)；5.組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理水平；6.負責(zé)與上級檔案管理部門及其他相關(guān)單位的聯(lián)系與溝通。（三）各部門及班級職責(zé)1.各部門負責(zé)本部門工作中形成的各類檔案資料的收集、整理和移交工作，并指定專人負責(zé)檔案管理工作，確保檔案資料的及時、準(zhǔn)確和完整。2.各班級負責(zé)班級日常工作中形成的各類檔案資料的收集、整理和保管工作，如幼兒學(xué)籍檔案、班級活動記錄等，并定期向檔案管理部門移交。三、檔案信息的分類與編號（一）檔案信息分類幼兒園檔案信息分為以下幾大類：1.行政管理類包括幼兒園章程、發(fā)展規(guī)劃、工作計劃與總結(jié)、會議記錄、規(guī)章制度、人事檔案、財務(wù)檔案、安全檔案等。2.教育教學(xué)類包括教學(xué)計劃、教案、教材、教學(xué)研究資料、教師業(yè)務(wù)檔案、幼兒學(xué)籍檔案、教育教學(xué)成果等。3.后勤管理類包括物資采購檔案、設(shè)施設(shè)備檔案、維修檔案、食品衛(wèi)生檔案、環(huán)境衛(wèi)生檔案等。4.家園共育類包括家長委員會記錄、家長學(xué)校資料、家園聯(lián)系手冊、家長意見反饋等。5.其他類包括幼兒園榮譽檔案、照片檔案、音像檔案等。（二）檔案編號為便于檔案的管理和查詢，對各類檔案進行統(tǒng)一編號。編號采用“年度類別流水號”的格式，例如：2023XM001，表示2023年度行政管理類第1份檔案。四、檔案信息的收集與整理（一）收集范圍1.上級部門下發(fā)的各類文件、通知、指示等；2.幼兒園在行政管理、教育教學(xué)、后勤管理等工作中形成的各種文件、資料、記錄、報表等；3.教職工個人在工作中形成的具有保存價值的材料，如教案、論文、榮譽證書等；4.幼兒在園期間形成的各類檔案資料，如入園登記表、體檢表、學(xué)習(xí)成績等；5.幼兒園開展的各項活動形成的照片、音像資料等；6.其他與幼兒園工作相關(guān)的具有保存價值的檔案信息。（二）收集要求1.各部門及班級應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案收集范圍及時收集本部門及班級工作中形成的檔案資料，并確保檔案資料的真實性、完整性和準(zhǔn)確性。2.檔案收集責(zé)任人應(yīng)定期對收集到的檔案資料進行整理，剔除重復(fù)、無用的資料，對不符合要求的資料及時進行補充和完善。3.對于重要的檔案資料，應(yīng)實行“一事一檔”原則，確保檔案資料的獨立性和完整性。（三）整理方法1.分類整理按照檔案信息分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的檔案資料進行分類整理，將同一類別的檔案資料集中在一起。2.編號裝訂對整理好的檔案資料進行編號，并按照編號順序依次裝訂成冊。裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于查閱和保管。3.編制目錄為每冊檔案編制目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，以便快速查找和了解檔案的基本信息。五、檔案信息的歸檔與保管（一）歸檔要求1.各部門及班級應(yīng)在每年年底前，將本年度形成的檔案資料整理歸檔，并移交檔案管理部門。2.檔案管理部門應(yīng)及時對接收的檔案資料進行審核，對不符合歸檔要求的檔案資料，應(yīng)退回原部門或班級進行補充和完善。3.歸檔的檔案資料應(yīng)填寫《檔案歸檔登記表》，詳細記錄檔案的編號、題名、日期、來源、保管期限等信息。（二）保管期限根據(jù)檔案的重要程度和保存價值，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期和短期三種：1.永久保管的檔案主要包括幼兒園章程、發(fā)展規(guī)劃、重要會議記錄、規(guī)章制度、人事檔案、財務(wù)檔案、安全檔案等。2.長期保管的檔案一般保管期限為10年至50年，主要包括教育教學(xué)檔案、后勤管理檔案、家園共育檔案等。3.短期保管的檔案保管期限為1年至10年，主要包括一般性的文件、資料、記錄等。（三）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，檔案柜應(yīng)堅固、防火、防潮、防蟲，并定期進行檢查和維護。2.電子檔案應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進行備份。備份應(yīng)采用異地存儲的方式，確保數(shù)據(jù)的安全性。同時，應(yīng)建立電子檔案的管理制度，對電子檔案的存儲、傳輸、使用等進行規(guī)范管理。3.照片和音像檔案應(yīng)分類整理，存放在相冊或光盤中，并注明拍攝時間、地點、內(nèi)容等信息。同時，應(yīng)建立照片和音像檔案的檢索目錄，便于查找和利用。六、檔案信息的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.幼兒園教職工因工作需要查閱檔案信息的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.外單位人員查閱幼兒園檔案信息的，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)園長批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱內(nèi)容僅限于與該單位相關(guān)的檔案信息，并應(yīng)在檔案管理部門指定的地點查閱，不得擅自摘抄、復(fù)制或帶出檔案管理部門。（二）借閱規(guī)定1.幼兒園教職工因工作需要借閱檔案信息的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。2.借閱檔案時，檔案管理人員應(yīng)向借閱人當(dāng)面清點檔案數(shù)量，并檢查檔案的完整性和完好性。借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損或抽取、撤換檔案材料。3.借閱人歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的歸還情況，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并追究借閱人的責(zé)任。（三）查閱和借閱記錄檔案管理部門應(yīng)建立檔案查閱和借閱記錄臺賬，詳細記錄查閱和借閱的時間、人員、內(nèi)容、期限等信息，以便對檔案的利用情況進行跟蹤和管理。七、檔案信息的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案信息的鑒定應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責(zé)人及檔案管理人員組成。鑒定小組負責(zé)對到期檔案進行鑒定，提出銷毀意見。（三）鑒定方法1.審查檔案的內(nèi)容檢查檔案是否反映幼兒園的主要工作，是否具有歷史研究價值和現(xiàn)實利用價值。2.評估檔案的保存價值根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、完整性等因素，評估檔案的保存價值。3.征求相關(guān)部門意見征求檔案形成部門及相關(guān)業(yè)務(wù)部門的意見，了解檔案的利用情況和是否需要繼續(xù)保存。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定，確無保存價值的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，報園長批準(zhǔn)。2.檔案銷毀應(yīng)指定專人負責(zé)，在指定地點進行銷毀。銷毀時，應(yīng)確保檔案信息無法恢復(fù)，防止檔案信息的泄露。3.檔案銷毀過程應(yīng)進行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數(shù)量等，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。4.銷毀后的檔案應(yīng)在《檔案銷毀登記表》上注明銷毀情況，并存檔備查。八、檔案信息管理的信息化建設(shè)（一）建立檔案信息管理系統(tǒng)利用現(xiàn)代信息技術(shù)，建立幼兒園檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理。檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計、鑒定銷毀等功能，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護檔案管理人員應(yīng)及時將紙質(zhì)檔案信息錄入檔案信息管理系統(tǒng)，并定期對系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行維護和更新，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。（三）信息安全保障加強檔案信息管理系統(tǒng)的安全防護，采取防火墻、加密技術(shù)、用戶認(rèn)證等措施，防止檔案信息的泄露、篡改和丟失。同時，應(yīng)定期對系統(tǒng)進行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。九、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理部門負責(zé)人職責(zé)1.負責(zé)制定和完善檔案信息管理規(guī)章制度，組織實施檔案管理工作計劃；2.指導(dǎo)和監(jiān)督檔案管理人員的工作，定期對檔案管理工作進行檢查和評估；3.協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的重大問題，向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報檔案管理工作情況；4.組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理隊伍的整體素質(zhì)。（二）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作法規(guī)和幼兒園檔案信息管理規(guī)章制度；2.負責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計和鑒定銷毀等工作，確保檔案信息的完整、準(zhǔn)確和安全；3.建立健全檔案信息管理系統(tǒng)，做好檔案信息的錄入、查詢、借閱等