PAGE離崗人員檔案移交制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司離崗人員檔案的移交工作，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于公司對(duì)人員信息進(jìn)行有效管理和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有離崗人員，包括離職、退休、調(diào)崗、辭退等各類原因離開原工作崗位的人員。（三）基本原則1.及時(shí)移交原則：離崗人員應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成檔案移交，確保檔案資料的連續(xù)性和時(shí)效性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案移交過程中，應(yīng)保證所移交檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確，不得隱瞞或篡改相關(guān)信息。3.完整規(guī)范原則：移交的檔案應(yīng)包含規(guī)定的各類資料，且整理規(guī)范，符合檔案管理要求。4.安全保密原則：嚴(yán)格遵守檔案管理的安全保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。二、檔案內(nèi)容及要求（一）個(gè)人基本信息檔案1.員工登記表：包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況、聯(lián)系方式等基本信息。2.身份證復(fù)印件：清晰、完整的身份證正反面復(fù)印件。3.學(xué)歷證書復(fù)印件：最高學(xué)歷的畢業(yè)證書、學(xué)位證書復(fù)印件。4.入職登記表：記錄員工入職時(shí)間、崗位、薪資等信息。（二）工作經(jīng)歷檔案1.勞動(dòng)合同：完整的勞動(dòng)合同文本。2.崗位變動(dòng)記錄：包括調(diào)崗?fù)ㄖ?、崗位變?dòng)審批表等，記錄員工在公司內(nèi)的崗位變動(dòng)情況。3.培訓(xùn)記錄：參加公司內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)的相關(guān)證書、培訓(xùn)記錄等。4.績(jī)效考核記錄：歷年的績(jī)效考核結(jié)果、考核評(píng)語(yǔ)等。（三）薪酬福利檔案1.工資單：離職前至少一年的工資發(fā)放明細(xì)。2.福利領(lǐng)取記錄：如社保、公積金繳納記錄，各類福利補(bǔ)貼領(lǐng)取憑證等。（四）獎(jiǎng)懲檔案1.獎(jiǎng)勵(lì)證書及文件：獲得公司內(nèi)部或外部獎(jiǎng)勵(lì)的證書、表彰文件等。2.違紀(jì)處分記錄：對(duì)員工違紀(jì)行為的處分決定、通報(bào)等。（五）其他檔案1.健康檔案：?jiǎn)T工入職體檢報(bào)告、年度體檢報(bào)告等。2.職業(yè)資格證書：與工作相關(guān)的職業(yè)資格證書復(fù)印件。3.其他重要文件：如員工個(gè)人提交的重要報(bào)告、申請(qǐng)等。（六）檔案要求1.所有檔案資料應(yīng)真實(shí)有效，復(fù)印件需清晰可辨，并加蓋公司公章或相關(guān)部門印章。2.檔案應(yīng)按照類別進(jìn)行整理，每類資料應(yīng)按時(shí)間順序排列，便于查閱。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)進(jìn)行備份，并確保存儲(chǔ)介質(zhì)的安全性和可讀性。三、移交流程（一）離崗人員準(zhǔn)備1.離崗人員在接到離崗?fù)ㄖ?，?yīng)主動(dòng)與所在部門溝通，了解檔案移交要求。2.按照檔案內(nèi)容及要求，對(duì)個(gè)人檔案進(jìn)行整理，確保資料齊全、完整。（二）部門審核1.離崗人員所在部門負(fù)責(zé)對(duì)其提交的檔案進(jìn)行初步審核。2.審核內(nèi)容包括檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性等，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)通知離崗人員補(bǔ)充或更正。（三）檔案移交1.經(jīng)部門審核通過后，離崗人員將整理好的檔案移交至公司人力資源部。2.移交時(shí)需填寫《離崗人員檔案移交清單》，詳細(xì)記錄檔案資料的名稱、數(shù)量、移交時(shí)間等信息，并由雙方簽字確認(rèn)。（四）人力資源部接收與核對(duì)1.人力資源部收到移交檔案后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保與移交清單一致。2.如發(fā)現(xiàn)檔案存在問題，應(yīng)及時(shí)與離崗人員所在部門溝通，要求重新補(bǔ)充或更正。（五）檔案存儲(chǔ)1.核對(duì)無誤后，人力資源部將離崗人員檔案按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行存儲(chǔ)。2.建立電子檔案索引，便于快速查詢和管理。四、移交時(shí)間規(guī)定（一）離職人員1.員工辦理離職手續(xù)時(shí)，應(yīng)同時(shí)完成檔案移交。2.如因特殊原因無法在離職時(shí)完成移交，應(yīng)在離職后[X]個(gè)工作日內(nèi)完成檔案移交工作。（二）退休人員1.退休人員在辦理退休手續(xù)前，應(yīng)將檔案移交至人力資源部。2.最晚移交時(shí)間為退休手續(xù)辦理前[X]個(gè)工作日。（三）調(diào)崗人員1.調(diào)崗人員在接到調(diào)崗?fù)ㄖ?，?yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)完成原崗位檔案的移交。2.調(diào)至新崗位后，應(yīng)在新崗位工作[X]個(gè)工作日內(nèi)完成新崗位相關(guān)檔案的補(bǔ)充和完善。（四）辭退人員1.辭退人員應(yīng)在接到辭退通知后[X]個(gè)工作日內(nèi)完成檔案移交。五、監(jiān)督與責(zé)任（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司內(nèi)部審計(jì)部門負(fù)責(zé)對(duì)離崗人員檔案移交制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.定期對(duì)檔案移交工作進(jìn)行抽查，確保制度的有效落實(shí)。（二）責(zé)任追究1.對(duì)于違反本制度，未按時(shí)、按要求完成檔案移交的人員，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分。2.因檔案移交過程中故意隱瞞、篡改信息，給公司造成損失的，將依法追究相關(guān)人員的法律責(zé)任。3.檔案管理人員在接收、存儲(chǔ)檔案過程中，如因工作失誤導(dǎo)致檔案丟失、損壞的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任，并視情節(jié)給予紀(jì)律處分。六、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱離崗人員檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱原因、查閱內(nèi)容等信息。2.經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人及人力資源部負(fù)責(zé)人審批同意后，方可查閱。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出或轉(zhuǎn)借他人。4.查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（二）借閱規(guī)定1.因特殊原因需要借閱離崗人員檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明借閱目的、借閱期限等。2.經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可借閱。3.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自涂改、復(fù)印、轉(zhuǎn)借或泄露檔案內(nèi)容。5.借閱期滿后，應(yīng)按時(shí)歸還檔案，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。七、檔案保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對(duì)離崗人員檔案信息予以保密。2.未經(jīng)授權(quán)，不得向任何單位或個(gè)人泄露檔案內(nèi)容。3.涉及檔案信息的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置安全密碼，并定期更換。（二）安全管理1.檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的安全存儲(chǔ)。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、備份等措施，防止數(shù)據(jù)丟失