PAGE檔案由誰裝訂保管制度一、總則（一）目的為了加強公司檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，明確檔案裝訂保管的責(zé)任主體，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、整理、裝訂、保管等過程中的相關(guān)活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、裝訂、保管、利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.誰形成誰負(fù)責(zé)原則各部門及員工對其在工作活動中形成的檔案材料負(fù)責(zé)，按照本制度的要求進行整理、裝訂，并及時移交檔案管理部門保管。3.安全保密原則檔案管理工作要嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司的保密制度，確保檔案的安全，防止檔案信息的泄露。二、檔案裝訂保管職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善檔案管理制度，指導(dǎo)各部門做好檔案管理工作。2.負(fù)責(zé)接收、整理、裝訂、保管公司各類檔案，建立檔案目錄和索引，方便檔案的查詢和利用。3.定期對檔案進行檢查、鑒定和統(tǒng)計，確保檔案的質(zhì)量和安全。4.按照規(guī)定向有關(guān)部門和單位提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記和跟蹤管理。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化進程。（二）各部門職責(zé)1.設(shè)立兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、裝訂和初步保管工作。2.按照檔案管理部門的要求，及時將本部門形成的檔案材料進行分類、整理，并移交檔案管理部門。3.配合檔案管理部門做好檔案的清查、核對和統(tǒng)計工作，提供必要的檔案信息。4.嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)讓檔案。（三）員工職責(zé)1.妥善保管本人在工作中形成的各類文件材料，按照檔案管理要求及時整理、上交。2.積極配合部門兼職檔案員和檔案管理部門的工作，如實提供檔案相關(guān)信息。3.不得私自留存、隱匿、銷毀檔案材料。三、檔案裝訂要求（一）裝訂范圍公司各類具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等均應(yīng)進行裝訂。包括但不限于：1.行政管理文件，如公司文件、會議紀(jì)要、工作計劃、工作總結(jié)等。2.業(yè)務(wù)合同、協(xié)議、訂單等經(jīng)濟類文件。3.技術(shù)文件，如研發(fā)報告、設(shè)計圖紙、工藝文件等。4.財務(wù)檔案，如會計憑證、賬簿、報表等。5.人事檔案，如員工履歷、考核記錄、培訓(xùn)檔案等。（二）裝訂順序1.按照文件材料的形成時間順序排列，一般遵循批復(fù)在前、請示在后，正件在前、附件在后，印件在前、定稿在后的原則。2.對于有特定順序要求的文件，如合同，應(yīng)按照合同條款的先后順序進行排列。（三）裝訂材料1.應(yīng)使用符合檔案保管要求的裝訂材料，如檔案專用膠水（確保牢固且不腐蝕紙張）、不銹鋼訂書釘（規(guī)格適中，避免過大或過小影響裝訂效果）等。2.禁止使用回形針、大頭針等易生銹或易脫落的裝訂材料。（四）裝訂方法1.采用左側(cè)裝訂方式，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不掉頁、不倒頁、不壓字、不損壞文件、不妨礙閱讀。2.對于紙張較少的文件，可采用粘貼或少量訂書釘裝訂；對于紙張較多的文件，應(yīng)使用縫紉機或?qū)Ｓ醚b訂設(shè)備進行裝訂。3.裝訂時應(yīng)在文件左側(cè)留出適當(dāng)?shù)难b訂邊距，一般為1520毫米，以便于編目和裝盒。（五）裝訂質(zhì)量檢查1.各部門兼職檔案員在完成檔案裝訂后，應(yīng)進行自查，確保裝訂質(zhì)量符合要求。2.檔案管理部門在接收檔案時，對裝訂質(zhì)量進行再次檢查，對不符合要求的檔案退回原部門重新裝訂。四、檔案保管要求（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害生物等條件。2.庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）檔案裝具1.應(yīng)使用符合檔案保管要求的裝具，如檔案柜（架）、檔案盒等。2.檔案柜（架）應(yīng)堅固耐用，排列整齊，便于通風(fēng)和查找。檔案盒應(yīng)選用質(zhì)地優(yōu)良、規(guī)格統(tǒng)一的產(chǎn)品，盒面應(yīng)標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限等信息。（三）檔案分類存放1.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進行分類存放，便于管理和查找。2.同一類別的檔案應(yīng)集中存放，不同保管期限的檔案應(yīng)分開存放。（四）檔案標(biāo)識1.檔案柜（架）、檔案盒等應(yīng)標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限等信息，確保標(biāo)識清晰、準(zhǔn)確。2.對于重要檔案或有特殊要求的檔案，應(yīng)在檔案裝具上進行明顯標(biāo)識，如“機密”“重要”等字樣。（五）檔案保管期限1.公司檔案的保管期限分為永久、定期兩種。定期保管期限分為[X]年、[X]年、[X]年等。2.檔案保管期限的劃分應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和公司實際情況確定，具體劃分標(biāo)準(zhǔn)見附件[具體附件名稱]。（六）檔案清查與盤點1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進行清查和盤點，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準(zhǔn)確無誤。2.清查和盤點工作應(yīng)填寫清查盤點記錄，對發(fā)現(xiàn)的問題及時進行處理，并向上級報告。（七）檔案安全管理1.檔案庫房應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如消防器材、防盜報警裝置、溫濕度監(jiān)測設(shè)備等，并定期進行檢查和維護，確保其正常運行。2.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進入檔案庫房，確需進入的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并進行登記。3.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守安全操作規(guī)程，下班前應(yīng)關(guān)閉庫房門窗、電源等設(shè)備，確保檔案安全。五、檔案借閱與利用（一）借閱申請1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱期限、用途等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理部門審批。（二）借閱審批1.檔案管理部門對借閱申請進行審核，根據(jù)檔案的密級、保管期限等情況決定是否批準(zhǔn)借閱。2.對于涉及機密、重要等敏感檔案的借閱，應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（三）借閱登記1.經(jīng)批準(zhǔn)借閱的檔案，檔案管理部門應(yīng)進行登記，記錄借閱人姓名、部門、借閱時間、歸還時間等信息。2.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（四）借閱方式1.檔案一般不借出檔案庫房，確需借出的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。2.借閱人應(yīng)在檔案管理部門指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出指定地點或轉(zhuǎn)借他人。（五）利用限制1.借閱人應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密規(guī)定，不得擅自復(fù)制、摘抄、傳播檔案內(nèi)容。2.對于涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感檔案的利用，應(yīng)按照公司相關(guān)保密制度執(zhí)行。（六）歸還驗收1.借閱人歸還檔案時，檔案管理部門應(yīng)進行驗收，檢查檔案是否完整、有無損壞、涂改等情況。2.在確認(rèn)檔案無誤后，檔案管理部門在借閱登記上注明歸還時間，并將檔案歸還原位。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織1.公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、各部門兼職檔案員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成。2.鑒定工作小組負(fù)責(zé)對到期檔案進行鑒定，提出檔案存毀意見。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.檔案鑒定應(yīng)依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)進行，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和公正性。2.鑒定時應(yīng)綜合考慮檔案的內(nèi)容、價值、歷史意義等因素，對仍有保存價值的檔案應(yīng)繼續(xù)保管，對確無保存價值的檔案予以銷毀。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對到期檔案進行清理，列出擬鑒定檔案清單，提交鑒定工作小組。2.鑒定工作小組對擬鑒定檔案進行逐一審查，提出存毀意見，并填寫《檔案鑒定意見書》。3.經(jīng)鑒定工作小組組長簽字確認(rèn)后，將《檔案鑒定意見書》報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）銷毀審批1.經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意銷毀的數(shù)據(jù)，由檔案管理部門負(fù)責(zé)組織實施銷毀工作。2.銷毀前應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，注明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息，報檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核。3.檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核通過后，報公司主要領(lǐng)導(dǎo)審批。（五）銷毀實施1.檔案銷毀應(yīng)采用安全、可靠的方式進行，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無法恢復(fù)。2.銷毀過程中應(yīng)安排專人監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀記錄上簽字確認(rèn)。3.