PAGE輻射防護檔案管理制度一、總則1.1目的為加強公司輻射防護檔案管理，確保輻射防護工作的規(guī)范化、科學化，保障員工生命健康和公司正常運營，依據國家相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，特制定本制度。1.2適用范圍本制度適用于公司內涉及輻射源操作、使用、管理的各部門及相關人員。1.3基本原則輻射防護檔案管理遵循真實、完整、規(guī)范、安全、保密的原則，確保檔案資料能夠準確反映輻射防護工作的實際情況，為輻射防護決策提供可靠依據。二、檔案管理職責2.1檔案管理部門職責公司設立專門的檔案管理部門，負責輻射防護檔案的集中統(tǒng)一管理。其職責包括：制定和完善輻射防護檔案管理制度及流程；負責輻射防護檔案的收集、整理、歸檔、保管和查閱服務；定期對檔案進行清查、核對，確保檔案的完整性和準確性；對檔案管理工作進行監(jiān)督、檢查和指導。2.2輻射防護工作部門職責各輻射防護工作部門負責本部門輻射防護檔案的形成、積累和初步整理，并按規(guī)定及時移交檔案管理部門。具體職責如下：明確專人負責本部門輻射防護檔案的日常管理工作；按照檔案管理要求，做好各類輻射防護文件、記錄的收集、分類和保管；配合檔案管理部門完成檔案的整理、歸檔和查閱工作；接受檔案管理部門的監(jiān)督和檢查。2.3檔案管理人員職責檔案管理人員應具備專業(yè)知識和技能，熟悉輻射防護業(yè)務，嚴格遵守檔案管理規(guī)定。其主要職責包括：負責輻射防護檔案的具體收集、整理、編目、上架、保管等工作；按照規(guī)定的查閱流程，為授權人員提供檔案查閱服務；對檔案的利用情況進行登記和統(tǒng)計；定期對檔案進行清點、核對，發(fā)現問題及時報告并處理；做好檔案庫房的安全管理工作，確保檔案安全。三、檔案內容及分類3.1法律法規(guī)及標準文件類國家和地方有關輻射防護的法律法規(guī)、規(guī)章和規(guī)范性文件；國際、國內相關輻射防護標準、規(guī)范、導則等。3.2輻射源管理檔案類輻射源臺賬，包括輻射源名稱、型號、來源、購置時間、啟用時間、存放位置、狀態(tài)等信息；輻射源安全許可證、轉讓審批文件、進出口審批文件等相關證照及批文；輻射源退役計劃及相關審批文件。3.3輻射環(huán)境監(jiān)測檔案類輻射環(huán)境監(jiān)測方案、計劃；監(jiān)測記錄，包括監(jiān)測時間、地點、監(jiān)測項目、監(jiān)測結果等；監(jiān)測報告，包括年度監(jiān)測報告、定期監(jiān)測報告、應急監(jiān)測報告等。3.4輻射防護設施檔案類輻射防護設施設計文件、圖紙；防護設施建設、安裝、調試記錄；防護設施運行維護記錄、維修記錄、檢測報告等。3.5輻射工作人員檔案類輻射工作人員個人劑量監(jiān)測檔案，包括監(jiān)測周期、劑量值等；輻射工作人員職業(yè)健康監(jiān)護檔案，包括職業(yè)健康檢查報告、培訓記錄、考核記錄等；輻射工作人員資格證書、培訓證書、操作證書等相關證件。3.6輻射事故應急檔案類輻射事故應急預案及修訂記錄；應急演練計劃、方案、記錄及總結報告；輻射事故報告、調查處理文件及相關資料。3.7其他相關檔案類輻射防護宣傳教育資料、培訓教材等；與輻射防護工作相關的會議紀要、工作匯報、請示批復等文件。四、檔案收集與整理4.1收集要求各部門應明確檔案收集責任人，按照檔案形成規(guī)律和歸檔范圍，及時收集本部門產生的輻射防護檔案資料。對于外來文件、資料，如上級部門下發(fā)的輻射防護文件、合作單位提供的相關資料等，由接收部門負責收集，并及時移交檔案管理部門。檔案收集過程中，應確保資料的真實性、完整性，不得遺漏、篡改重要信息。4.2整理原則輻射防護檔案應按照分類方案進行整理，保持文件之間的有機聯(lián)系，便于查找和利用。歸檔文件應齊全完整，已破損的文件應予修復，字跡模糊或易褪變的文件應進行復制。整理后的檔案應編制頁碼、目錄，填寫備考表，并裝盒上架。4.3整理方法按照檔案分類，對每份文件進行編號、編目，確定保管期限。同一類檔案應按照時間順序或重要程度進行排列，確保條理清晰。對于電子檔案，應按照紙質檔案的分類和編號規(guī)則進行命名和存儲，建立相應的索引目錄，便于檢索。五、檔案歸檔與保管5.1歸檔流程各部門整理好的輻射防護檔案，應定期移交檔案管理部門。移交時，需填寫檔案移交清單，雙方簽字確認。檔案管理部門對接收的檔案進行再次審核、整理，符合要求后進行歸檔。歸檔后的檔案應按照類別、年度、保管期限等進行存放，便于查找和管理。5.2保管期限輻射防護檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。具體劃分如下：永久保管：涉及公司重大輻射防護決策、輻射事故處理等重要文件，以及法律法規(guī)規(guī)定需永久保存的檔案。長期保管：輻射源管理、輻射環(huán)境監(jiān)測、輻射防護設施運行維護等方面的重要文件，保管期限為[X]年。短期保管：一般性的輻射防護文件、記錄等，保管期限為[X]年。5.3保管要求檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案安全。檔案應分類存放，排列整齊，標識清晰。定期對檔案進行檢查、清點，發(fā)現問題及時處理。對破損、褪色的檔案應及時修復或復制。電子檔案應定期進行備份，存儲介質應妥善保管，防止數據丟失。六、檔案查閱與利用6.1查閱權限公司內部人員因工作需要查閱輻射防護檔案，應填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、內容、時間等，經所在部門負責人審批后，到檔案管理部門查閱。涉及公司機密的輻射防護檔案，查閱申請人需經公司保密管理部門批準，并在檔案管理部門指定地點查閱，不得擅自復印、拍照或帶出檔案庫房。外部單位因工作需要查閱公司輻射防護檔案時，應提前提交查閱申請函，說明查閱理由、范圍等，經公司主管領導批準后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱。6.2查閱流程申請人填寫檔案查閱申請表，提交相關審批材料。檔案管理部門對申請進行審核，符合條件的予以批準，并安排查閱時間和地點。查閱人員在檔案管理部門指定地點查閱檔案，查閱過程中應遵守檔案管理制度，愛護檔案資料，不得在檔案上涂改、標記、污損。查閱結束后，查閱人員應及時歸還檔案，檔案管理人員對檔案進行檢查，確認無誤后在查閱申請表上簽字。6.3利用登記檔案管理部門應對檔案查閱利用情況進行詳細登記，包括查閱日期、查閱人姓名、所在部門、查閱內容、利用目的等。定期對登記信息進行統(tǒng)計分析，為檔案管理工作提供參考。七、檔案鑒定與銷毀7.1鑒定原則檔案鑒定工作應遵循全面審查、客觀公正、嚴格保密的原則，確保鑒定結果真實可靠。依據檔案保管期限、現實利用價值等因素，對檔案進行科學鑒定，確定檔案的存毀。7.2鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門、輻射防護工作部門及相關專業(yè)人員組成。鑒定工作小組負責制定檔案鑒定方案，組織實施檔案鑒定工作。7.3鑒定方法查閱檔案內容，分析其歷史價值、現實利用價值和保存意義。參考檔案保管期限表，結合公司實際情況，判斷檔案是否仍需保存。征求檔案形成部門和相關業(yè)務部門的意見，綜合評估檔案的價值。7.4銷毀程序經鑒定確無保存價值的檔案，由檔案鑒定工作小組提出銷毀意見，編制檔案銷毀清單。檔案銷毀清單經公司主管領導批準后，由檔案管理部門組織實施銷毀。銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。