PAGE學(xué)生資助檔案工作制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)學(xué)生資助檔案管理，確保學(xué)生資助工作檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在學(xué)生資助工作中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和教育行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織開展的各類學(xué)生資助項(xiàng)目檔案管理工作，包括但不限于獎(jiǎng)學(xué)金、助學(xué)金、助學(xué)貸款、學(xué)費(fèi)減免等項(xiàng)目的檔案管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映學(xué)生資助工作的實(shí)際情況，確保檔案信息的可信度。2.完整性原則：全面收集、整理學(xué)生資助工作過程中形成的各類文件、資料，保證檔案的齊全完整。3.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行檔案管理，確保檔案的整理、分類、編號(hào)、裝訂等工作符合要求。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及學(xué)生個(gè)人隱私和敏感信息的檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。二、檔案管理職責(zé)分工（一）資助管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定學(xué)生資助檔案管理工作計(jì)劃和實(shí)施方案，明確檔案管理的目標(biāo)、任務(wù)和要求。2.組織開展學(xué)生資助檔案的收集、整理、分類、歸檔等工作，確保檔案資料的及時(shí)、準(zhǔn)確和完整。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門及相關(guān)工作人員做好學(xué)生資助檔案的日常管理工作，定期對檔案管理情況進(jìn)行檢查和評(píng)估。4.負(fù)責(zé)學(xué)生資助檔案的查閱、借閱和利用工作，按照規(guī)定程序辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，確保檔案的安全使用。5.做好學(xué)生資助檔案的信息化建設(shè)工作，推進(jìn)檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用，提高檔案管理工作效率和水平。（二）檔案管理人員職責(zé)1.熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，掌握檔案管理的基本知識(shí)和技能，具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心。2.負(fù)責(zé)學(xué)生資助檔案的具體收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案整理規(guī)范、有序。3.建立健全學(xué)生資助檔案管理制度，嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理的各項(xiàng)規(guī)定和流程，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。4.做好學(xué)生資助檔案的安全保管工作，定期對檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止檔案損壞、丟失和泄密。5.積極配合資助管理部門及其他相關(guān)部門做好檔案的查閱、借閱和利用工作，及時(shí)提供所需檔案資料，并做好登記和記錄。（三）其他部門職責(zé)1.各部門負(fù)責(zé)本部門在學(xué)生資助工作中形成的各類文件、資料的收集、整理，并及時(shí)移交資助管理部門或檔案管理人員進(jìn)行歸檔。2.在開展學(xué)生資助工作過程中，嚴(yán)格按照檔案管理要求，規(guī)范填寫和保存各類文件、表格，確保檔案資料的質(zhì)量。3.協(xié)助資助管理部門做好學(xué)生資助檔案的查閱、借閱等工作，按照規(guī)定程序提供相關(guān)檔案資料。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.學(xué)生資助申請材料，包括申請表、證明材料、成績單、家庭經(jīng)濟(jì)情況調(diào)查表等。2.資助評(píng)審材料，如評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)、評(píng)審記錄、評(píng)審結(jié)果公示材料等。3.資助資金發(fā)放材料，包括發(fā)放憑證、簽收表、銀行對賬單等。4.資助工作相關(guān)文件、通知、會(huì)議記錄、工作總結(jié)等。5.學(xué)生反饋意見、投訴處理記錄等。（二）收集要求1.各部門及相關(guān)工作人員應(yīng)及時(shí)將學(xué)生資助工作中形成的各類文件、資料收集齊全，不得遺漏。2.收集的檔案材料應(yīng)真實(shí)、完整、有效，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進(jìn)行備份和存儲(chǔ)。（三）整理方法1.分類：按照學(xué)生資助項(xiàng)目的類別、時(shí)間順序等進(jìn)行分類，如獎(jiǎng)學(xué)金檔案、助學(xué)金檔案、助學(xué)貸款檔案等。2.編號(hào)：為每一類檔案編制唯一的編號(hào)，以便于管理和查找。編號(hào)應(yīng)遵循一定的規(guī)律，如采用年份+項(xiàng)目類別+流水號(hào)的方式。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，確保目錄清晰、準(zhǔn)確。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于長期保存。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持文件的原貌，不得隨意裁剪或折疊。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對收集整理好的檔案進(jìn)行歸檔，確保檔案及時(shí)歸入相應(yīng)的檔案類別和保管期限。2.歸檔的檔案應(yīng)排列有序，編號(hào)清晰，目錄與檔案內(nèi)容一致。3.對于電子檔案，應(yīng)按照電子檔案管理的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行歸檔存儲(chǔ)，確保電子檔案的可讀性和可利用性。（二）保管期限1.學(xué)生資助檔案的保管期限分為永久、長期和短期。永久保管的檔案主要包括學(xué)生資助工作中具有重要?dú)v史價(jià)值和憑證作用的文件、資料，如重大資助政策文件、重要會(huì)議記錄等。長期保管的檔案保管期限為[X]年，主要包括各類資助項(xiàng)目的評(píng)審結(jié)果、資金發(fā)放記錄等。短期保管的檔案保管期限為[X]年，主要包括學(xué)生資助申請材料、一般性通知等。2.檔案保管期限的確定應(yīng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)規(guī)定和本制度要求執(zhí)行，不得擅自縮短或延長保管期限。（三）保管方式1.紙質(zhì)檔案：應(yīng)存放在專門的檔案庫房內(nèi)，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施。檔案應(yīng)分類存放于檔案架上，便于查找和管理。2.電子檔案：應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。同時(shí)，應(yīng)建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進(jìn)行分類、索引和檢索，確保電子檔案的安全和有效利用。（四）檔案保管檢查1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案保管情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、安全性等。2.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，如對損壞的檔案進(jìn)行修復(fù)、對丟失的檔案進(jìn)行查找和補(bǔ)充等。3.建立檔案保管檢查記錄制度，詳細(xì)記錄檢查時(shí)間、檢查人員、檢查內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)的問題及處理情況等，以備查閱。五、檔案查閱與借閱（一）查閱原則1.嚴(yán)格遵守檔案查閱審批制度，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自查閱學(xué)生資助檔案。2.查閱檔案應(yīng)遵循保密原則，不得泄露檔案內(nèi)容，不得擅自復(fù)制、拍照、傳播檔案信息。（二）查閱流程1.查閱人填寫《學(xué)生資助檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并提交所在部門負(fù)責(zé)人審核。2.所在部門負(fù)責(zé)人審核通過后，將申請表提交資助管理部門負(fù)責(zé)人審批。3.資助管理部門負(fù)責(zé)人審批同意后，通知檔案管理人員提供相應(yīng)檔案，并做好查閱登記。4.查閱人在檔案管理人員指定的地點(diǎn)查閱檔案，查閱完畢后應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理人員對歸還的檔案進(jìn)行核對和檢查。（三）借閱流程1.因工作需要借閱學(xué)生資助檔案的，借閱人應(yīng)填寫《學(xué)生資助檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息，并提交所在部門負(fù)責(zé)人審核。2.所在部門負(fù)責(zé)人審核通過后，將申請表提交資助管理部門負(fù)責(zé)人審批。3.資助管理部門負(fù)責(zé)人審批同意后，通知檔案管理人員辦理借閱手續(xù)，借閱人應(yīng)在借閱登記表上簽字確認(rèn)，并領(lǐng)取檔案。4.借閱人應(yīng)對借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、損壞檔案。如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案的完整性和準(zhǔn)確性，確認(rèn)無誤后辦理歸還手續(xù)。六、檔案保密與安全（一）保密措施1.加強(qiáng)對檔案管理人員的保密教育，提高保密意識(shí)，簽訂保密承諾書，明確保密責(zé)任。2.對涉及學(xué)生個(gè)人隱私和敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格限制查閱范圍，未經(jīng)授權(quán)不得對外披露。3.在檔案查閱、借閱過程中，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，采取必要的保密措施，防止信息泄露。4.對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止非法訪問和數(shù)據(jù)泄露。（二）安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)檔案庫房的安全管理，配備必要的安全設(shè)施，如消防器材、防盜設(shè)備等。2.定期對檔案庫房進(jìn)行安全檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。3.加強(qiáng)對檔案管理人員的安全教育，提高安全意識(shí)，確保檔案管理工作的安全進(jìn)行。4.制定檔案應(yīng)急預(yù)案，應(yīng)對可能發(fā)生的自然災(zāi)害、事故災(zāi)難等突發(fā)事件，確保檔案的安全和完整。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的學(xué)生資助檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.通過信息化手段，提高檔案管理工作效率和水平，方便檔案的查閱、借閱和統(tǒng)計(jì)分析。3.利用信息化技術(shù)，加強(qiáng)對檔案信息的安全保護(hù)，確保檔案信息的安全可靠。（二）系統(tǒng)功能要求1.檔案錄入：能夠?qū)崿F(xiàn)學(xué)生資助檔案的電子化錄入，包括檔案基本信息、文件內(nèi)容等，確保錄入信息的準(zhǔn)確、完整。2.檔案檢索：提供多種檢索方式，如按檔案編號(hào)、題名、日期、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索，方便快速查找所需檔案。3.檔案借閱管理：實(shí)現(xiàn)檔案借閱申請、審批、登記、歸還等流程的信息化管理，記錄借閱情況，便于跟蹤和統(tǒng)計(jì)。4.檔案統(tǒng)計(jì)分析：能夠?qū)W(xué)生資助檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，如資助項(xiàng)目數(shù)量、資助金額、受助學(xué)生人數(shù)等，為資助工作決策提供數(shù)據(jù)支持。（三）數(shù)據(jù)維護(hù)與備份1.定期對學(xué)生資助檔案信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.建立數(shù)據(jù)備份制度，定期對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并異地存放。3.對數(shù)據(jù)備份進(jìn)行定期檢查和恢復(fù)測試，確保在系統(tǒng)出現(xiàn)故障時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)數(shù)據(jù)。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.按照檔案保管期限的規(guī)定，定期對學(xué)生資助檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的保存價(jià)值與保管期限相適應(yīng)。2.鑒定工作應(yīng)遵循客觀、公正、準(zhǔn)確的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和可靠性。（二）鑒定組織與程序1.成立檔案鑒定工作小組，由資助管理部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成。2.檔案鑒定工作小組按照檔案保管期限的規(guī)定，對到期檔案進(jìn)行逐一鑒定，提出鑒定意見。3.對于擬銷毀的檔案，應(yīng)填寫《學(xué)生資助檔案銷毀申請表》，詳細(xì)說明檔案名稱、編號(hào)、保管期限、銷毀原因等信息，并提交資助管理部門負(fù)責(zé)人審核。4.資助管理部門負(fù)責(zé)人審核通過后，報(bào)本公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批。5.經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員會(huì)同相關(guān)人員對