PAGE團(tuán)員檔案托管制度規(guī)定一、總則（一）目的為了加強(qiáng)團(tuán)員檔案管理，規(guī)范團(tuán)員檔案托管工作，確保團(tuán)員檔案的完整、安全和有效利用，根據(jù)《中國(guó)共產(chǎn)主義青年團(tuán)章程》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本制度規(guī)定。（二）適用范圍本制度規(guī)定適用于本公司/組織內(nèi)所有團(tuán)員檔案的托管管理工作。（三）基本原則1.集中管理原則團(tuán)員檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門或指定專人負(fù)責(zé)，確保檔案管理工作的規(guī)范性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，如實(shí)反映團(tuán)員的基本情況、團(tuán)內(nèi)經(jīng)歷和表現(xiàn)等信息。3.安全保密原則加強(qiáng)檔案安全保密措施，防止檔案信息泄露、丟失或損壞，確保團(tuán)員檔案的安全性和保密性。4.便捷高效原則在保證檔案管理質(zhì)量的前提下，優(yōu)化工作流程，提高檔案管理工作效率，為團(tuán)員提供便捷的檔案服務(wù)。二、檔案托管部門及職責(zé)（一）檔案管理部門本公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)團(tuán)員檔案的接收、整理、保管、查閱、轉(zhuǎn)遞等工作。檔案管理部門應(yīng)配備必要的辦公設(shè)備和檔案保管設(shè)施，確保檔案管理工作的正常開展。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)團(tuán)員檔案的收集、整理、分類、編號(hào)、裝訂等工作，確保檔案資料的齊全、完整和規(guī)范。2.嚴(yán)格遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，做好檔案的保管、保密工作，防止檔案丟失、損壞和泄密。3.按照規(guī)定的程序和要求，為需要查閱檔案的單位或個(gè)人提供查閱服務(wù)，并做好查閱登記工作。4.負(fù)責(zé)團(tuán)員檔案的轉(zhuǎn)遞工作，按照規(guī)定的格式和要求填寫檔案轉(zhuǎn)遞通知單，確保檔案及時(shí)、準(zhǔn)確地轉(zhuǎn)遞到指定單位。5.定期對(duì)團(tuán)員檔案進(jìn)行清查核對(duì)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理中存在的問題，并向上級(jí)主管部門報(bào)告檔案管理工作情況。6.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高檔案管理業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。三、檔案內(nèi)容及分類（一）檔案內(nèi)容團(tuán)員檔案主要包括以下內(nèi)容：1.團(tuán)員登記表記錄團(tuán)員的基本信息，包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、入團(tuán)時(shí)間、學(xué)歷、工作單位、聯(lián)系方式等。2.入團(tuán)志愿書記載團(tuán)員入團(tuán)時(shí)的基本情況、入團(tuán)動(dòng)機(jī)、對(duì)團(tuán)的認(rèn)識(shí)以及上級(jí)團(tuán)組織審批意見等內(nèi)容。3.團(tuán)內(nèi)獎(jiǎng)勵(lì)材料包括團(tuán)員在團(tuán)內(nèi)獲得的各種榮譽(yù)稱號(hào)、表彰獎(jiǎng)勵(lì)等相關(guān)材料，如榮譽(yù)證書、表彰決定等。4.團(tuán)內(nèi)處分材料記錄團(tuán)員在團(tuán)內(nèi)受到的紀(jì)律處分相關(guān)材料，如處分決定、檢討書等。5.團(tuán)組織關(guān)系介紹信記載團(tuán)員組織關(guān)系轉(zhuǎn)移情況的介紹信存根或回執(zhí)。6.其他材料與團(tuán)員個(gè)人相關(guān)的其他重要材料，如優(yōu)秀事跡材料、學(xué)習(xí)成績(jī)單、培訓(xùn)結(jié)業(yè)證書等。（二）檔案分類根據(jù)檔案內(nèi)容的性質(zhì)和特點(diǎn)，團(tuán)員檔案可分為以下幾類：1.基本信息類包括團(tuán)員登記表等反映團(tuán)員基本情況的材料。2.入團(tuán)材料類主要指入團(tuán)志愿書。3.獎(jiǎng)懲材料類涵蓋團(tuán)內(nèi)獎(jiǎng)勵(lì)和處分材料。4.組織關(guān)系類如團(tuán)組織關(guān)系介紹信等。5.其他材料類上述未包含的其他相關(guān)材料。四、檔案接收與整理（一）檔案接收1.新入團(tuán)團(tuán)員檔案由基層團(tuán)組織負(fù)責(zé)收集整理后，及時(shí)移交本公司/組織檔案管理部門。移交時(shí)，基層團(tuán)組織應(yīng)填寫檔案移交清單，注明檔案數(shù)量、內(nèi)容等信息，并雙方簽字確認(rèn)。2.團(tuán)員因工作調(diào)動(dòng)、畢業(yè)離校等原因，其組織關(guān)系轉(zhuǎn)入本公司/組織時(shí)，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)接收其檔案。接收檔案時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案材料是否齊全、完整，檔案內(nèi)容是否真實(shí)、準(zhǔn)確，檔案密封是否完好等。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與原檔案所在單位聯(lián)系，查明原因并妥善處理。（二）檔案整理1.檔案管理人員對(duì)接收的團(tuán)員檔案進(jìn)行分類整理，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，將各類材料分別歸入相應(yīng)的類別中。2.對(duì)每份檔案材料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查找。編號(hào)可采用順序編號(hào)或按類別編號(hào)等方式，具體編號(hào)方法由檔案管理部門根據(jù)實(shí)際情況確定。3.對(duì)檔案材料進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于長(zhǎng)期保存和查閱。裝訂時(shí)，應(yīng)注意保持材料的原有順序，不得隨意增減或更換材料。4.建立團(tuán)員檔案目錄，目錄應(yīng)詳細(xì)記錄每份檔案材料的名稱、編號(hào)、日期等信息，便于快速查找和核對(duì)檔案內(nèi)容。檔案目錄應(yīng)與檔案材料一一對(duì)應(yīng)，并定期進(jìn)行更新。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，用于存放團(tuán)員檔案。檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能，確保檔案的安全保管。庫房?jī)?nèi)要配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥品等。（二）保管要求1.檔案應(yīng)分類存放，不同類別的檔案應(yīng)分別放置在不同的檔案柜中，并在檔案柜上標(biāo)明類別名稱。2.檔案存放應(yīng)整齊有序，按照檔案編號(hào)順序排列，便于查找和管理。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查核對(duì)，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、內(nèi)容完整、存放位置正確。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞或其他問題，應(yīng)及時(shí)查明原因并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。4.嚴(yán)格控制檔案庫房的溫濕度，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在45%60%之間。根據(jù)溫濕度變化情況，及時(shí)采取通風(fēng)、除濕、加濕等措施，防止檔案因溫濕度不適而受損。5.做好檔案庫房的安全防范工作，安裝必要的安全監(jiān)控設(shè)備，加強(qiáng)對(duì)庫房的日常巡查，確保庫房安全。檔案管理人員離開庫房時(shí)，應(yīng)關(guān)好門窗，切斷電源，防止發(fā)生安全事故。6.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)與原始檔案分開存放，并定期進(jìn)行檢查和更新，確保電子檔案的安全性和完整性。六、檔案查閱（一）查閱范圍1.本公司/組織內(nèi)部因工作需要查閱團(tuán)員檔案的，須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并填寫檔案查閱登記表。查閱登記表應(yīng)注明查閱人姓名、單位、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容、批準(zhǔn)人等信息。2.外單位因工作需要查閱團(tuán)員檔案的，須持有單位介紹信，經(jīng)本公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，查閱人不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照檔案內(nèi)容。查閱完畢后，查閱人應(yīng)在檔案查閱登記表上簽字確認(rèn)。（二）查閱程序1.查閱人填寫檔案查閱申請(qǐng)表，詳細(xì)說明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，并提交所在單位或部門負(fù)責(zé)人審核簽字。2.將申請(qǐng)表提交檔案管理部門，檔案管理部門負(fù)責(zé)人根據(jù)查閱范圍和規(guī)定進(jìn)行審批。審批通過后，檔案管理人員按照申請(qǐng)表要求提供檔案查閱服務(wù)。3.查閱人在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，并按照規(guī)定的方式進(jìn)行查閱操作。查閱過程中，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，確保查閱行為規(guī)范、安全。4.查閱完畢后，查閱人應(yīng)將檔案歸還檔案管理人員，并在檔案查閱登記表上簽字確認(rèn)查閱情況。檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案完整無損。（三）查閱限制1.涉及團(tuán)員個(gè)人隱私的檔案內(nèi)容，未經(jīng)團(tuán)員本人同意，不得查閱和泄露。2.檔案查閱人不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，不得在檔案上批注、劃線、污損等。如因工作需要確需摘抄、復(fù)制檔案內(nèi)容的，須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并注明出處和用途。3.查閱檔案時(shí)，嚴(yán)禁吸煙、喝水、吃東西等行為，防止檔案受到污染和損壞。七、檔案轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)遞條件1.團(tuán)員因工作調(diào)動(dòng)、畢業(yè)離校、參軍入伍等原因，需要將組織關(guān)系轉(zhuǎn)出本公司/組織時(shí)，應(yīng)同時(shí)辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)。2.團(tuán)員檔案轉(zhuǎn)遞應(yīng)遵循組織關(guān)系隨檔案走的原則，確保團(tuán)員組織關(guān)系與檔案的一致性。（二）轉(zhuǎn)遞程序1.團(tuán)員所在基層團(tuán)組織填寫團(tuán)員檔案轉(zhuǎn)遞通知單，注明團(tuán)員姓名、檔案內(nèi)容、轉(zhuǎn)遞原因、接收單位等信息，并加蓋團(tuán)組織公章。2.將團(tuán)員檔案轉(zhuǎn)遞通知單及團(tuán)員檔案一并提交檔案管理部門。檔案管理部門對(duì)檔案進(jìn)行核對(duì)，確認(rèn)檔案材料齊全、完整后，按照轉(zhuǎn)遞通知單要求填寫檔案轉(zhuǎn)遞登記表，并將檔案密封包裝。3.檔案管理部門通過機(jī)要交通、專人送取或郵政特快專遞等方式將團(tuán)員檔案轉(zhuǎn)遞至接收單位。轉(zhuǎn)遞過程中，應(yīng)確保檔案的安全和及時(shí)送達(dá)。4.接收單位收到團(tuán)員檔案后，應(yīng)在檔案轉(zhuǎn)遞回執(zhí)上簽字蓋章，并及時(shí)將回執(zhí)寄回本公司/組織檔案管理部門。檔案管理部門收到回執(zhí)后，應(yīng)將其與檔案轉(zhuǎn)遞登記表一并歸檔保存。（三）轉(zhuǎn)遞要求1.檔案轉(zhuǎn)遞通知單應(yīng)填寫準(zhǔn)確、清晰，接收單位名稱、地址等信息應(yīng)詳細(xì)無誤。2.檔案密封應(yīng)嚴(yán)密，封口處應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，確保檔案在轉(zhuǎn)遞過程中不被拆封和泄露。3.嚴(yán)格按照規(guī)定的轉(zhuǎn)遞方式進(jìn)行檔案轉(zhuǎn)遞，確保檔案安全、及時(shí)送達(dá)接收單位。如因特殊原因需要采用其他轉(zhuǎn)遞方式的，須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并做好記錄和跟蹤工作。4.對(duì)檔案轉(zhuǎn)遞情況進(jìn)行跟蹤查詢，確保檔案按時(shí)到達(dá)接收單位。如發(fā)現(xiàn)檔案在轉(zhuǎn)遞過程中出現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與接收單位和相關(guān)部門聯(lián)系，查明原因并采取相應(yīng)的解決措施。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立團(tuán)員檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)團(tuán)員檔案信息的電子化存儲(chǔ)、查詢、統(tǒng)計(jì)、分析等功能，提高檔案管理工作效率和服務(wù)質(zhì)量，為公司/組織的團(tuán)員管理工作提供有力支持。（二）信息錄入與維護(hù)1.檔案管理人員按照檔案整理要求，將團(tuán)員檔案的基本信息、檔案內(nèi)容等錄入信息化管理系統(tǒng)。錄入信息應(yīng)準(zhǔn)確、完整，與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.定期對(duì)信息化管理系統(tǒng)中的團(tuán)員檔案信息進(jìn)行更新維護(hù)，確保信息的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。如團(tuán)員基本信息發(fā)生變化、檔案內(nèi)容有新增或變更等情況，應(yīng)及時(shí)在系統(tǒng)中進(jìn)行修改和補(bǔ)充。（三）信息安全管理1.加強(qiáng)信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限管理，對(duì)不同人員的操作權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格控制，防止未經(jīng)授權(quán)的人員訪問和修改檔案信息。2.定期對(duì)信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并分別存放于不同地點(diǎn)。同時(shí)，制定數(shù)據(jù)恢復(fù)計(jì)劃，確保在系統(tǒng)出現(xiàn)故障時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)數(shù)據(jù)。3.采取有效的網(wǎng)絡(luò)安全措施，如防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)等，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。對(duì)系統(tǒng)登錄密碼等關(guān)鍵信息進(jìn)行加密處理，確保信息安全。九、檔案統(tǒng)計(jì)與分析（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.團(tuán)員檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)定期統(tǒng)計(jì)本公司/組織內(nèi)團(tuán)員檔案的總數(shù)、新增團(tuán)員檔案數(shù)量、轉(zhuǎn)出團(tuán)員檔案數(shù)量等。2.團(tuán)員基本信息統(tǒng)計(jì)對(duì)團(tuán)員的年齡、性別、學(xué)歷、工作單位等基本信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，了解團(tuán)員隊(duì)伍的結(jié)構(gòu)特點(diǎn)。3.團(tuán)內(nèi)獎(jiǎng)懲情況統(tǒng)計(jì)統(tǒng)計(jì)團(tuán)員在團(tuán)內(nèi)獲得的獎(jiǎng)勵(lì)和受到的處分情況，并進(jìn)行分類分析，為團(tuán)員教育管理提供參考依據(jù)。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬檔案管理人員按照統(tǒng)計(jì)內(nèi)容要求，定期對(duì)團(tuán)員檔案進(jìn)行清查核對(duì)，并將相關(guān)數(shù)據(jù)記錄在檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬中。統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬應(yīng)詳細(xì)記錄統(tǒng)計(jì)時(shí)間、統(tǒng)計(jì)項(xiàng)目、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)等信息，確保統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.利用信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析借助團(tuán)員檔案信息化管理系統(tǒng)，對(duì)系統(tǒng)中的檔案信息進(jìn)行篩選、匯總、分析等操作，生成各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表和分析圖表，直觀反映團(tuán)員檔案管理工作的情況和團(tuán)員隊(duì)伍的狀況。（三）分析報(bào)告定期撰寫檔案統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告，對(duì)團(tuán)員檔案管理工作的現(xiàn)狀、存在問題及發(fā)展趨勢(shì)進(jìn)行分析總結(jié)，并提出改進(jìn)建議和措施。檔案統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告應(yīng)報(bào)送本公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門，為公司/組織的決策提供參考依據(jù)。十、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制建立健全團(tuán)員檔案管理監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作各個(gè)環(huán)節(jié)的監(jiān)督檢查，確保檔案管理工作規(guī)范、有序進(jìn)行。公司/組織內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)團(tuán)員檔案管理工作進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案管理工作流程的合規(guī)性、檔案信息的安全性等方面的問題。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度執(zhí)行情況檢查檢查檔案管理人員是否嚴(yán)格遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，如檔案接收、整理、保管、查閱、轉(zhuǎn)遞等環(huán)節(jié)的操作流程是否規(guī)范。2.檔案管理工作流程檢查對(duì)檔案管理工作的各個(gè)流程進(jìn)行檢查，包括檔案材料的收集、整理、分類、編號(hào)、裝訂、存儲(chǔ)、查閱、轉(zhuǎn)遞等環(huán)節(jié)，查看是否存在工作失誤或違規(guī)操作的情況。3.檔案信息安全檢查檢查檔案庫房的安全防范措施是否落實(shí)到位，檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)是否有效，檔案信息是否存在泄露、丟失或損壞等風(fēng)險(xiǎn)。4.檔案管理工作質(zhì)量檢查對(duì)檔案管理工作的質(zhì)量進(jìn)行檢查，包括檔案內(nèi)容的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性，檔案目錄的建立