PAGE愛滋檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司/組織對艾滋相關(guān)信息的管理，規(guī)范艾滋檔案的建立、保存、使用和銷毀等流程，確保信息的安全、準(zhǔn)確和完整，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)涉及艾滋相關(guān)信息管理的所有部門和人員。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家關(guān)于艾滋病防治及信息管理的法律法規(guī)，確保檔案管理活動合法合規(guī)。2.安全保密原則：采取有效措施保障艾滋檔案信息的安全，防止信息泄露、篡改或丟失，對涉及個人隱私的信息嚴(yán)格保密。3.準(zhǔn)確完整原則：確保檔案內(nèi)容真實、準(zhǔn)確、完整，如實記錄與艾滋相關(guān)的各類信息。4.規(guī)范有序原則：明確檔案管理各環(huán)節(jié)的操作流程和標(biāo)準(zhǔn)，使檔案管理工作規(guī)范有序進(jìn)行。二、檔案管理職責(zé)分工（一）管理部門設(shè)立專門的艾滋檔案管理部門（如綜合管理部或相關(guān)業(yè)務(wù)歸口部門），負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)公司/組織艾滋檔案管理工作，制定和完善檔案管理制度，監(jiān)督制度執(zhí)行情況。（二）檔案管理人員1.配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)艾滋檔案的具體收集、整理、歸檔、保管、查閱等工作。2.檔案管理人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，掌握艾滋病相關(guān)知識，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。（三）其他部門各部門負(fù)責(zé)本部門涉及艾滋相關(guān)信息的收集、整理，并及時移交檔案管理部門。同時，在檔案管理部門的指導(dǎo)下，配合做好檔案的查閱、使用等工作。三、艾滋檔案的內(nèi)容（一）個人基本信息包括姓名、性別、年齡、身份證號碼、聯(lián)系方式等。（二）艾滋診斷信息1.診斷時間、診斷機(jī)構(gòu)、診斷依據(jù)（如檢測報告、臨床癥狀等）。2.確診類型（如HIV感染者、艾滋病患者等）。（三）治療信息1.治療方案、治療開始時間、治療機(jī)構(gòu)。2.治療過程中的用藥記錄、治療效果評估等。（四）隨訪信息1.隨訪時間、隨訪方式（如門診隨訪、電話隨訪等）。2.隨訪結(jié)果，包括身體狀況、病情變化、服藥依從性等。（五）相關(guān)檢測報告如HIV抗體檢測報告、CD4+T淋巴細(xì)胞檢測報告、病毒載量檢測報告等。（六）其他信息與艾滋病防治相關(guān)的特殊情況記錄、相關(guān)文件資料等。四、艾滋檔案的建立與收集（一）信息來源1.公司/組織內(nèi)部醫(yī)療部門或合作醫(yī)療機(jī)構(gòu)提供的艾滋診斷及治療信息。2.員工個人提交的相關(guān)艾滋信息申報材料。3.其他與艾滋防治工作相關(guān)的渠道獲取的信息。（二）建立流程1.檔案管理人員收到涉及艾滋相關(guān)信息后，應(yīng)及時進(jìn)行登記，記錄信息來源、收到時間等。2.對收集到的信息進(jìn)行初步審核，確保信息的真實性和完整性。對于不完整或存在疑問的信息，及時與相關(guān)部門或人員溝通核實。3.根據(jù)審核后的信息，按照檔案內(nèi)容分類要求，建立艾滋檔案，并為每份檔案賦予唯一的編號。（三）收集要求1.各部門應(yīng)定期將本部門涉及的艾滋相關(guān)信息整理匯總，移交檔案管理部門。移交時應(yīng)填寫信息移交清單，雙方簽字確認(rèn)。2.檔案管理人員應(yīng)主動收集各類艾滋相關(guān)信息，確保信息收集的及時性和全面性。3.對于涉及個人隱私的艾滋信息，收集過程中應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，避免信息泄露。五、艾滋檔案的整理與歸檔（一）整理原則按照檔案內(nèi)容的類別和時間順序進(jìn)行整理，確保檔案資料條理清晰、便于查閱。（二）整理方法1.將每份檔案中的各類信息資料進(jìn)行分類排序，如先將診斷信息放在一起，再依次排列治療信息、隨訪信息等。2.對于同一類信息，按照時間先后順序進(jìn)行排列。3.去除重復(fù)、無效的信息資料，對有價值的資料進(jìn)行編號標(biāo)注，以便于識別和管理。（三）歸檔方式1.整理后的艾滋檔案應(yīng)按照檔案編號順序進(jìn)行歸檔，存放在專門的檔案柜或電子存儲設(shè)備中。2.建立紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的歸檔方式，確保檔案信息的備份安全。電子檔案應(yīng)進(jìn)行加密存儲，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份。3.在檔案柜或存儲設(shè)備上標(biāo)注檔案類別、年份、編號范圍等信息，便于快速查找和管理。六、艾滋檔案的保管（一）保管環(huán)境1.設(shè)立專門的檔案保管場所，確保環(huán)境安全、干燥、通風(fēng)，溫度和濕度適宜，防止檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。2.檔案保管場所應(yīng)配備必要的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施設(shè)備，如滅火器、防盜門、除濕機(jī)、防蟲藥、鼠夾等。（二）保管期限艾滋檔案應(yīng)長期保管，以確保對艾滋病患者的病情跟蹤和防治工作的持續(xù)開展。（三）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和清點，確保檔案的完整性和安全性。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)措施。2.嚴(yán)格限制無關(guān)人員進(jìn)入檔案保管場所，檔案管理人員離開時應(yīng)確保門窗關(guān)閉、設(shè)備斷電等。3.對于電子檔案，應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)和更新，檢查存儲設(shè)備的運行狀況，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。七、艾滋檔案的查閱與使用（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部因工作需要查閱艾滋檔案的，應(yīng)填寫查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核，報檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可查閱。2.涉及艾滋檔案信息的使用應(yīng)嚴(yán)格遵循“最小化原則”，即僅提供與查閱目的直接相關(guān)的必要信息，避免過度披露個人隱私。3.外部單位或個人因特殊原因需要查閱艾滋檔案的，必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批程序，除提供合法有效的證明文件外，還需經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在檔案管理部門人員的陪同下進(jìn)行查閱。（二）查閱流程1.查閱申請人填寫查閱申請表，提交至所在部門負(fù)責(zé)人。2.部門負(fù)責(zé)人對查閱申請進(jìn)行審核，簽署意見后提交檔案管理部門。3.檔案管理部門負(fù)責(zé)人對查閱申請進(jìn)行最終審批，批準(zhǔn)后通知檔案管理人員提供檔案。4.檔案管理人員根據(jù)審批意見，在指定地點提供檔案供查閱人查閱，并做好查閱記錄，記錄查閱時間、查閱人姓名、查閱內(nèi)容等。（三）使用規(guī)定1.查閱人不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，不得在檔案上圈劃、批注、污損等。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。2.查閱人查閱檔案后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理人員，檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案完整無損。八、艾滋檔案的保密與安全（一）保密措施1.對涉及艾滋檔案信息的工作人員進(jìn)行保密培訓(xùn)，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.在檔案管理過程中，嚴(yán)格限制知悉范圍，對檔案內(nèi)容進(jìn)行加密處理，采用加密存儲、加密傳輸?shù)燃夹g(shù)手段，防止信息泄露。3.檔案查閱場所應(yīng)設(shè)置專門區(qū)域，避免無關(guān)人員接觸檔案信息。查閱過程中，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，確保查閱行為符合規(guī)定。（二）安全管理1.加強檔案保管場所的安全防范措施，安裝監(jiān)控設(shè)備，確保檔案保管場所24小時處于監(jiān)控狀態(tài)。2.定期對檔案管理系統(tǒng)和存儲設(shè)備進(jìn)行安全檢查和維護(hù)，及時更新殺毒軟件和防火墻，防止病毒入侵和網(wǎng)絡(luò)攻擊。3.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，如發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、信息泄露等突發(fā)事件，應(yīng)立即啟動應(yīng)急預(yù)案，采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理，最大限度減少損失。九、艾滋檔案的銷毀（一）銷毀條件1.艾滋檔案信息已超過保管期限，且無繼續(xù)保存價值。2.檔案信息因其他原因需要銷毀，如檔案損壞無法修復(fù)等。（二）銷毀流程1.檔案管理人員提出檔案銷毀申請，填寫銷毀申請表，注明銷毀檔案的名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等。2.申請經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.批準(zhǔn)后，由檔案管理人員會同相關(guān)部門人員共同對擬銷毀的檔案進(jìn)行清點核對，確保銷毀檔案的準(zhǔn)確性和完整性。4.采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行銷毀，如紙質(zhì)檔案應(yīng)進(jìn)行粉碎處理，電子檔案應(yīng)進(jìn)行徹底刪除或格式化，并做好