PAGE基層檔案考核管理制度一、總則（一）目的為加強本公司/組織基層檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，提高檔案利用效率，特制定本考核管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各基層部門及相關(guān)工作人員在檔案管理工作中的考核與管理。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實反映公司/組織的各項活動和業(yè)務(wù)情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。3.完整系統(tǒng)原則：全面收集、整理各類檔案，保持檔案之間的有機聯(lián)系，形成完整的體系。4.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的實體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄露。二、檔案管理職責(zé)分工（一）基層部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門各類文件材料的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案的齊全、完整。2.明確專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，按照規(guī)定的時間和要求向公司/組織檔案管理部門移交檔案。3.配合公司/組織檔案管理部門開展檔案的鑒定、銷毀等工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善公司/組織檔案管理制度，指導(dǎo)基層部門的檔案管理工作。2.集中統(tǒng)一管理公司/組織的各類檔案，對基層部門移交的檔案進(jìn)行審核、整理、編目和保管。3.開展檔案的開發(fā)利用工作，為公司/組織的各項工作提供檔案信息支持。4.定期對基層部門的檔案管理工作進(jìn)行檢查、考核和評估。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.反映本部門職能活動和工作成果的文件材料，包括各類通知、報告、請示、批復(fù)、會議紀(jì)要等。2.本部門業(yè)務(wù)工作中形成的合同、協(xié)議、項目文件、統(tǒng)計報表等。3.本部門重要活動的照片、音像資料等。4.其他與本部門工作相關(guān)的有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.基層部門應(yīng)建立健全文件材料收集制度，明確收集責(zé)任人，確保文件材料及時、完整地收集。2.對收集到的文件材料，應(yīng)進(jìn)行分類整理，剔除重復(fù)、無用的文件。3.收集過程中要注意保護(hù)文件材料的原始面貌，不得擅自涂改、損毀。（三）整理標(biāo)準(zhǔn)1.按照檔案形成的時間順序、重要程度等進(jìn)行分類，一般分為年度、保管期限、機構(gòu)（問題）等類別。2.對每份文件材料進(jìn)行編號、編目，填寫文件題名、日期、責(zé)任者等信息。3.裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于保管和查閱。四、檔案歸檔與移交（一）歸檔時間基層部門應(yīng)在次年上半年將上一年度形成的檔案整理歸檔完畢，并向公司/組織檔案管理部門移交。（二）移交手續(xù)1.基層部門向檔案管理部門移交檔案時，應(yīng)填寫檔案移交清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.檔案管理部門對移交的檔案進(jìn)行審核，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時與基層部門溝通解決。3.雙方在檔案移交清單上簽字確認(rèn)，完成檔案移交手續(xù)。五、檔案保管（一）保管條件1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜架、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防火防盜設(shè)備等。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）檔案整理與上架1.檔案管理部門對接收的檔案進(jìn)行進(jìn)一步整理，按照分類方案進(jìn)行排列上架。2.定期對檔案進(jìn)行清點核對，確保檔案的數(shù)量和狀態(tài)準(zhǔn)確無誤。（三）檔案安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強對檔案庫房的安全保衛(wèi)工作，防止檔案被盜、被搶、被毀等事故發(fā)生。2.配備必要的消防器材，定期進(jìn)行檢查維護(hù)，確保消防設(shè)施完好有效。3.做好檔案的防潮、防蟲、防鼠等工作，定期對檔案進(jìn)行檢查和消毒。六、檔案利用（一）利用范圍公司/組織內(nèi)部人員因工作需要可查閱、借閱檔案，外部單位因特殊原因需要查閱檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.借閱檔案應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱期限、用途等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。3.外部單位查閱檔案，應(yīng)出具單位介紹信，說明查閱目的和范圍，經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，在檔案管理部門指定地點查閱。（三）利用要求1.查閱、借閱檔案時，應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自涂改、損毀、抽取、撤換檔案材料。2.需要復(fù)印檔案材料的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并在指定地點復(fù)印。3.借閱的檔案應(yīng)按時歸還，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)檔案的保管期限和現(xiàn)實利用價值，定期對檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、區(qū)別對待、確保重點的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織實施。（三）鑒定方法1.對檔案進(jìn)行逐卷審查，分析檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，確定檔案的保管期限和價值。2.參考檔案的利用情況，對利用率低、已失去保存價值的檔案進(jìn)行重點鑒定。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案鑒定工作小組提出銷毀意見，填寫檔案銷毀清冊。2.檔案銷毀清冊應(yīng)報公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)銷毀檔案，并在檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)。4.檔案銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，必要時可拍照或錄像。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步實現(xiàn)檔案管理的信息化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平，為公司/組織的決策提供更加便捷的檔案信息支持。（二）信息化系統(tǒng)建設(shè)1.建立檔案管理信息化系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、存儲、檢索、利用等功能的自動化管理。2.加強信息化系統(tǒng)與公司/組織其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的對接，實現(xiàn)檔案信息的共享和交換。（三）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.及時將紙質(zhì)檔案信息錄入信息化系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、完整。2.定期對信息化系統(tǒng)中的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，保證數(shù)據(jù)的時效性。（四）信息安全管理1.加強檔案信息化系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問。2.定期對信息化系統(tǒng)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。九、考核內(nèi)容與標(biāo)準(zhǔn)（一）檔案收集1.收集的文件材料齊全、完整，無遺漏。（10分）2.收集及時，未出現(xiàn)拖延現(xiàn)象。（5分）（二）檔案整理1.分類準(zhǔn)確，符合檔案管理要求。（10分）2.編目規(guī)范，信息填寫完整、準(zhǔn)確。（10分）3.裝訂整齊、牢固。（5分）（三）檔案歸檔與移交1.按時歸檔，未出現(xiàn)逾期現(xiàn)象。（10分）2.移交手續(xù)齊全、規(guī)范。（10分）（四）檔案保管1.檔案庫房環(huán)境符合要求，檔案保管安全。（10分）2.檔案整理上架規(guī)范，排列有序。（5分）3.定期對檔案進(jìn)行清點核對，無差錯。（5分）（五）檔案利用1.建立檔案利用登記制度，記錄完整。（5分）2.及時為利用者提供檔案服務(wù)，無推諉現(xiàn)象。（10分）3.利用過程規(guī)范，未出現(xiàn)違規(guī)行為。（10分）（六）檔案鑒定與銷毀1.按時開展檔案鑒定工作，鑒定意見準(zhǔn)確。（10分）2.銷毀程序規(guī)范，檔案銷毀清冊填寫完整。（10分）（七）檔案信息化管理1.信息化系統(tǒng)運行正常，功能滿足工作需要。（10分）2.數(shù)據(jù)錄入及時、準(zhǔn)確，維護(hù)更新到位（10分）3.信息安全措施落實到位，無數(shù)據(jù)安全事故。（5分）十、考核方式與周期（一）考核方式1.日常檢查：檔案管理部門定期對基層部門的檔案管理工作進(jìn)行檢查，記錄檢查情況。2.定期考核：每年年底對基層部門的檔案管理工作進(jìn)行全面考核，根據(jù)考核內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行評分。（二）考核周期日常檢查每月不少于一次，定期考核每年一次。十一、考核結(jié)果應(yīng)用（一）通報表彰對檔案管理工作成績突出的基層部門和個人，進(jìn)行通報表彰，并給予一定的獎勵。（二）督促整改對考核結(jié)果不達(dá)標(biāo)的基層部門，下達(dá)整改通知書，要求其限期整改。整改期限屆滿后進(jìn)行復(fù)查，如仍未達(dá)到要求，