PAGE衛(wèi)生院檔案管制度一、總則（一）目的為加強衛(wèi)生院檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在衛(wèi)生院各項工作中的作用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理行業(yè)標準，結(jié)合本衛(wèi)生院實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于衛(wèi)生院各科室及全體工作人員在工作中形成的各種文件、資料、記錄等檔案的管理。（三）檔案管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：衛(wèi)生院檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，各科室指定專人負責本科室檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映衛(wèi)生院各項工作的實際情況，保證檔案內(nèi)容的真實性和可靠性。3.完整性原則：全面收集和整理衛(wèi)生院在不同階段形成的各類檔案，保證檔案的完整性，避免遺漏重要信息。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案進行妥善保管，防止檔案信息泄露。二、檔案管理職責（一）綜合檔案室職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善衛(wèi)生院檔案管理制度，并組織實施。2.負責接收、整理、保管全院各類檔案，建立健全檔案檢索體系，方便檔案的查閱和利用。3.定期對檔案進行鑒定、統(tǒng)計和銷毀工作，確保檔案的質(zhì)量和安全。4.開展檔案信息化建設(shè)，推進檔案管理的現(xiàn)代化進程，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。5.對各科室檔案管理工作進行業(yè)務(wù)指導和監(jiān)督檢查，組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓，提高檔案管理隊伍的整體素質(zhì)。（二）科室檔案管理人員職責1.負責本科室各類檔案的收集、整理、分類和保管工作，確保檔案資料的齊全、完整和規(guī)范。2.按照檔案管理規(guī)定，定期將本科室整理好的檔案移交綜合檔案室，并辦理交接手續(xù)。3.積極配合綜合檔案室開展檔案管理工作，提供有關(guān)檔案信息和資料，協(xié)助做好檔案的查閱、利用和統(tǒng)計工作。4.負責本科室檔案管理設(shè)施設(shè)備的日常維護和管理，確保檔案安全存放。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.行政管理類：包括衛(wèi)生院制定的各項規(guī)章制度、工作計劃、工作總結(jié)、會議記錄、文件收發(fā)、印章管理、人事檔案、財務(wù)檔案等。2.醫(yī)療業(yè)務(wù)類：涵蓋醫(yī)療文書（病歷、處方、檢查檢驗報告等）、醫(yī)療質(zhì)量控制資料、醫(yī)療技術(shù)檔案、護理檔案、藥品管理檔案、醫(yī)療器械檔案等。3.教學科研類：包含教學計劃、教學大綱、教案、科研項目申報材料、科研成果、學術(shù)論文等。4.黨群工作類：涉及黨組織建設(shè)、黨員管理、工會工作、共青團工作等方面的文件資料。5.后勤保障類：包括物資采購、設(shè)備維修、環(huán)境衛(wèi)生、安全保衛(wèi)等方面的檔案。（二）檔案編號1.為便于檔案的管理和查詢，對每一類檔案進行統(tǒng)一編號。編號采用“年度類別流水號”的形式，例如：2023YL001，表示2023年度醫(yī)療業(yè)務(wù)類的第1份檔案。2.具體編號規(guī)則如下：年度：用四位數(shù)字表示檔案形成的年份，如2023。類別：用大寫字母表示檔案所屬類別，如行政管理類用“XZ”表示，醫(yī)療業(yè)務(wù)類用“YL”表示，教學科研類用“JK”表示，黨群工作類用“DQ”表示，后勤保障類用“HQ”表示。流水號：按照檔案形成的先后順序，用三位數(shù)字依次編號，從001開始。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各科室應(yīng)明確檔案收集責任人，負責本科室日常工作中形成的各類文件、資料、記錄等的收集工作。收集范圍應(yīng)涵蓋本科室工作的各個方面，確保檔案資料的全面性。2.檔案收集責任人應(yīng)定期對本科室的檔案進行清理和核對，及時將有保存價值的文件資料進行整理歸檔，防止檔案的丟失或損壞。3.對于重要會議、重大活動、重點項目等形成的檔案，相關(guān)科室應(yīng)在活動結(jié)束后及時收集整理，并向綜合檔案室移交。移交時應(yīng)確保檔案資料的齊全、完整，包括會議通知、議程、報告、決議、照片、錄音、錄像等相關(guān)材料。（二）檔案整理1.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.按照檔案分類方案，對收集到的檔案進行分類整理。同一類別的檔案應(yīng)按照時間順序或重要程度進行排列，確保檔案的系統(tǒng)性和邏輯性。3.每份檔案應(yīng)進行編目，包括文件編號、責任者、題名、日期、頁數(shù)、密級等項目。編目應(yīng)準確、清晰，便于查閱和檢索。4.對破損或褪色的檔案應(yīng)進行修復，對字跡模糊或易退變的檔案應(yīng)進行復制，以保證檔案的質(zhì)量和可讀性。5.檔案整理完成后，應(yīng)編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、責任者、日期等信息，并裝訂成冊。同時，應(yīng)建立電子目錄，方便檔案的信息化管理和查詢。五、檔案的保管（一）保管場所1.綜合檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等安全防護設(shè)施，確保檔案的安全存放。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.庫房內(nèi)應(yīng)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，檔案裝具應(yīng)符合檔案保管要求，便于檔案的存放和查找。（二）檔案存放1.檔案應(yīng)按照類別、年度、編號順序依次存放，不同類別的檔案應(yīng)分開存放，避免混淆。2.對重要檔案和利用率較高的檔案，應(yīng)設(shè)置專柜或?qū)＜艽娣?，便于查閱和利用?.電子檔案應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進行備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)分別存儲在不同的介質(zhì)上，如磁帶、光盤、硬盤等，并存放在不同的地點，以防止數(shù)據(jù)丟失。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、定期兩種。定期保管期限分為30年、10年。2.確定檔案保管期限的原則：凡是反映衛(wèi)生院主要職能活動和基本歷史面貌的，對衛(wèi)生院工作、國家建設(shè)和歷史研究有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。凡是在一定時期內(nèi)對衛(wèi)生院工作有查考利用價值的檔案，列為定期保管。其中，反映衛(wèi)生院一般工作活動，在較長時間內(nèi)需要查考的檔案，列為30年保管；在較短時間內(nèi)需要查考的檔案，列為10年保管。3.檔案保管期限的劃分應(yīng)嚴格按照國家有關(guān)規(guī)定和本制度執(zhí)行，各科室在整理檔案時應(yīng)準確判定檔案的保管期限，并在檔案封面或目錄中注明。（四）檔案清查1.綜合檔案室應(yīng)定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準確無誤。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、保管期限、完整性、準確性、安全性等方面。對清查中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時進行處理，如檔案缺失、損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)查明原因，采取相應(yīng)的補救措施，并做好記錄。3.清查結(jié)束后，應(yīng)編制檔案清查報告，報告內(nèi)容包括清查時間、范圍、方法、結(jié)果及存在的問題和處理意見等，并將報告存檔。六、檔案的利用（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循保密、合法、合理、及時的原則，確保檔案信息的安全和有效利用。2.嚴格按照檔案查閱審批程序辦理檔案查閱手續(xù)，未經(jīng)批準，任何人不得擅自查閱檔案。（二）利用范圍1.本衛(wèi)生院工作人員因工作需要查閱檔案的，可直接向綜合檔案室提出申請，經(jīng)批準后進行查閱。查閱內(nèi)容應(yīng)與工作相關(guān)，不得擅自擴大查閱范圍。2.外單位因工作需要查閱本衛(wèi)生院檔案的，應(yīng)持單位介紹信，注明查閱目的、范圍和內(nèi)容，經(jīng)衛(wèi)生院分管領(lǐng)導批準后，由綜合檔案室安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。3.涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，嚴格按照國家有關(guān)保密規(guī)定進行管理，未經(jīng)批準，不得查閱和利用。（三）利用手續(xù)1.查閱檔案應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱日期、查閱人姓名、所在科室、查閱內(nèi)容、查閱目的等信息，并經(jīng)所在科室負責人簽字同意。2.申請表提交綜合檔案室后，由檔案管理人員進行審核，審核通過后報綜合檔案室負責人批準。批準后，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱登記工作。3.查閱登記內(nèi)容包括查閱日期、查閱人姓名、所在科室、查閱檔案編號、題名、查閱目的、歸還日期等信息。查閱人應(yīng)在查閱結(jié)束后及時歸還檔案，并在登記本上簽字確認。4.如需復印、摘抄檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)綜合檔案室負責人批準，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。復印、摘抄的檔案資料應(yīng)妥善保管，不得擅自傳播和泄露。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、慎重決定的原則，確保鑒定結(jié)果的準確性和可靠性。2.鑒定工作應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合衛(wèi)生院的實際情況，對檔案的保存價值進行綜合評估。（二）鑒定組織1.成立檔案鑒定小組，由綜合檔案室負責人、各科室檔案管理人員代表及相關(guān)業(yè)務(wù)專家組成。鑒定小組負責對擬銷毀的檔案進行審查和鑒定。2.鑒定小組應(yīng)定期召開會議，對到期檔案進行集中鑒定。會議應(yīng)認真審查每一份檔案，根據(jù)檔案的內(nèi)容、價值和保管期限等因素，確定檔案是否需要銷毀。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件進行審查，分析檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，判斷其保存價值。2.價值評估法：根據(jù)檔案對衛(wèi)生院工作、歷史研究、社會利用等方面的重要程度，評估其價值大小，確定是否需要繼續(xù)保存。3.比較分析法：將擬鑒定的檔案與同類型、同內(nèi)容的其他檔案進行比較，分析其獨特性和重要性，以確定其保存價值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定需要銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》。清冊內(nèi)容包括檔案編號、題名、責任者、日期、保管期限、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)綜合檔案室負責人審核，報衛(wèi)生院分管領(lǐng)導批準后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負責，在指定地點進行。銷毀時應(yīng)采用適當?shù)姆绞剑绶贌?、粉碎等，確保檔案信息無法恢復。4.銷毀過程中，應(yīng)安排專人監(jiān)銷，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀現(xiàn)場監(jiān)督銷毀工作的進行，并在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。銷毀工作結(jié)束后，監(jiān)銷人應(yīng)將銷毀情況報告綜合檔案室負責人。5.《檔案銷毀清冊》應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和服務(wù)水平。2.通過信息化手段，實現(xiàn)檔案信息資源的共享，為衛(wèi)生院各科室及工作人員提供便捷的檔案查閱和利用服務(wù)。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進行掃描、圖像處理等技術(shù)處理，將其轉(zhuǎn)化為電子文件，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。數(shù)字化過程應(yīng)確保檔案內(nèi)容的準確性和完整性，圖像清晰可讀。2.檔案信息錄入：將檔案的基本信息（如編號、題名、責任者、日期、保管期限等）錄入檔案信息化管理系統(tǒng)，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，方便檔案的檢索和查詢。3.系統(tǒng)功能模塊：檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案收集、整理、編目、存儲、檢索、利用、鑒定、銷毀等功能模塊，實現(xiàn)檔案管理工作的全過程信息化。4.安全管理：加強檔案信息化系統(tǒng)的安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲、用戶認證、訪問控制等安全措施，防止檔案信息泄露、篡改和