PAGE檔案管理五個制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門及全體員工在工作活動中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門，對各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。檔案管理部門負(fù)責(zé)制定檔案管理制度、規(guī)劃檔案管理工作、收集整理檔案資料等。各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，并接受檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)工作活動的真實(shí)情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。檔案形成部門應(yīng)在工作活動結(jié)束后及時整理歸檔，不得偽造、篡改檔案內(nèi)容。檔案管理人員在收集、整理檔案過程中，應(yīng)認(rèn)真審核檔案材料的真實(shí)性，對不符合要求的檔案予以退回并要求補(bǔ)充或更正。3.完整性原則：檔案應(yīng)全面、系統(tǒng)地反映公司/組織各項(xiàng)工作活動的全過程，確保檔案資料的完整性。檔案形成部門應(yīng)將工作活動中形成的各種文件、資料、圖表等及時收集齊全，不得遺漏重要文件。檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的檔案進(jìn)行科學(xué)分類、編號、裝訂，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。4.保密性原則：對涉及公司/組織商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、個人隱私等重要檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止檔案信息泄露。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對檔案查閱、借閱、利用等情況進(jìn)行登記，確保檔案信息安全。未經(jīng)公司/組織批準(zhǔn)，任何人不得擅自查閱、復(fù)制、傳播涉及保密內(nèi)容的檔案。二、檔案分類及編號（一）檔案分類1.行政檔案類：包括公司/組織的各類行政管理文件、會議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、證照等。行政管理文件：如公司文件、通知、報告、請示、批復(fù)等。會議記錄：公司/組織各類會議的記錄、紀(jì)要等。工作計(jì)劃與總結(jié)：各部門年度、季度、月度工作計(jì)劃和總結(jié)。規(guī)章制度：公司/組織制定的各項(xiàng)規(guī)章制度、辦法、細(xì)則等。人事檔案：員工個人基本信息、履歷、考核、獎懲、培訓(xùn)等檔案材料。證照：公司營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、資質(zhì)證書、榮譽(yù)證書等。2.財務(wù)檔案類：包括會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財務(wù)報表、審計(jì)報告、稅務(wù)資料等。會計(jì)憑證：原始憑證、記賬憑證等。會計(jì)賬簿：總賬、明細(xì)賬、日記賬等。財務(wù)報表：資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等。審計(jì)報告：內(nèi)部審計(jì)報告、外部審計(jì)報告等。稅務(wù)資料：納稅申報表、稅務(wù)發(fā)票、稅務(wù)審計(jì)資料等。3.業(yè)務(wù)檔案類：根據(jù)公司/組織業(yè)務(wù)性質(zhì)不同，分為市場營銷檔案、項(xiàng)目管理檔案、生產(chǎn)技術(shù)檔案、質(zhì)量控制檔案等。市場營銷檔案：市場調(diào)研報告、客戶資料、銷售合同、廣告宣傳資料等。項(xiàng)目管理檔案：項(xiàng)目立項(xiàng)文件、項(xiàng)目可行性研究報告、項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目進(jìn)度報告、項(xiàng)目驗(yàn)收報告等。生產(chǎn)技術(shù)檔案：生產(chǎn)工藝文件、技術(shù)圖紙、設(shè)備檔案、操作規(guī)程、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等。質(zhì)量控制檔案：質(zhì)量檢驗(yàn)報告、質(zhì)量認(rèn)證文件、質(zhì)量事故處理記錄等。4.其他檔案類：包括公司/組織的聲像檔案、電子檔案、實(shí)物檔案等。聲像檔案：照片、錄音、錄像等資料。電子檔案：以電子數(shù)據(jù)形式存儲的各類文件、資料、報表等。實(shí)物檔案：公司/組織獲得的獎杯、獎牌、證書、紀(jì)念品等。（二）檔案編號1.編號規(guī)則檔案編號采用“年度+類別代碼+流水號”的形式。年度：用四位數(shù)字表示檔案形成的年份，如“2023”。類別代碼：根據(jù)檔案分類，用大寫字母表示各類檔案的類別，如“XZ”表示行政檔案類，“CW”表示財務(wù)檔案類，“YW”表示業(yè)務(wù)檔案類，“QT”表示其他檔案類。流水號：用五位數(shù)字表示同一類別檔案的順序號，從“00001”開始依次編號。2.編號示例行政檔案類中2023年第10份文件的編號為：2023XZ00010財務(wù)檔案類中2023年第5本會計(jì)賬簿的編號為：2023CW00005業(yè)務(wù)檔案類中市場營銷檔案2023年第20份銷售合同的編號為：2023YW00020其他檔案類中2023年第3張照片的編號為：2023QT00003三、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集工作。檔案收集責(zé)任人應(yīng)定期對本部門工作活動中形成的各類文件、資料進(jìn)行收集整理，確保檔案資料的及時、完整。2.檔案收集范圍上級機(jī)關(guān)下發(fā)的與本公司/組織有關(guān)的文件、指示、通知等。本公司/組織形成的各類文件、報告、請示、批復(fù)、會議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度等。本公司/組織與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等。本公司/組織員工的人事檔案材料、培訓(xùn)記錄、考核結(jié)果、獎懲情況等。本公司/組織的財務(wù)報表、會計(jì)憑證、審計(jì)報告、稅務(wù)資料等。本公司/組織的業(yè)務(wù)活動中形成的市場調(diào)研報告、客戶資料、銷售合同、項(xiàng)目文件、生產(chǎn)技術(shù)文件、質(zhì)量控制文件等。其他與本公司/組織工作活動有關(guān)的文件、資料、圖表、聲像等。3.檔案收集要求檔案材料應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，字跡清晰，簽字蓋章齊全。電子文件應(yīng)存儲在移動硬盤、光盤等存儲介質(zhì)上，并確保數(shù)據(jù)的完整性和可讀性。聲像檔案應(yīng)圖像清晰、聲音清楚，注明拍攝時間、地點(diǎn)、人物、事由等。實(shí)物檔案應(yīng)保持完好，并附上相關(guān)說明材料。（二）檔案整理1.檔案管理人員對收集到的檔案材料進(jìn)行分類、編號、裝訂、編目等整理工作。分類：按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，將檔案材料分為不同類別。編號：為每一份檔案材料編制唯一的編號。裝訂：將紙質(zhì)檔案材料按照一定順序進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，便于查閱和管理。2.整理要求遵循檔案形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系。同一類檔案應(yīng)按照時間順序或重要程度進(jìn)行排列。電子檔案應(yīng)按照存儲介質(zhì)和文件類型進(jìn)行分類整理，并建立相應(yīng)的目錄結(jié)構(gòu)。聲像檔案應(yīng)按照拍攝時間或事件順序進(jìn)行整理，并附上文字說明。實(shí)物檔案應(yīng)按照類別或時間順序進(jìn)行擺放，并附上詳細(xì)的說明卡片。四、檔案保管與利用（一）檔案保管1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。檔案柜應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案存放整齊、有序，便于查找。2.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查核對，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準(zhǔn)確無誤。每年至少進(jìn)行一次全面的檔案清查核對工作，對發(fā)現(xiàn)的問題及時進(jìn)行處理。對檔案的借閱、歸還、利用等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，確保檔案的流向清晰可查。3.檔案保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案：凡是反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對本公司/組織、國家和社會具有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，列為永久保管。長期保管的檔案：凡是反映公司/組織一般工作活動，在較長時間內(nèi)對本公司/組織有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為16年至50年。短期保管的檔案：凡是反映公司/組織局部工作活動，在較短時間內(nèi)對本公司/組織有查考利用價值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年以下。4.檔案鑒定檔案管理部門應(yīng)定期對已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。鑒定工作由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門人員組成鑒定小組進(jìn)行。鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容價值、利用情況等因素，對檔案進(jìn)行全面審查，提出存毀意見。對確定銷毀的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員和監(jiān)銷人員共同銷毀，并在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。（二）檔案利用1.檔案利用范圍本公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案的。外單位因工作需要查閱本公司/組織檔案，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的。司法機(jī)關(guān)因辦案需要查閱本公司/組織檔案，依法履行相關(guān)手續(xù)的。2.檔案查閱本公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。外單位查閱本公司/組織檔案，應(yīng)提前向公司/組織提交查閱申請函，說明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。司法機(jī)關(guān)查閱本公司/組織檔案，應(yīng)出具相關(guān)法律文書，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定程序查閱，并做好查閱記錄。3.檔案借閱本公司/組織內(nèi)部人員借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案，如有違反，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。外單位借閱本公司/組織檔案，原則上不予辦理。如因特殊情況確需借閱的，應(yīng)經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照本公司/組織檔案借閱規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.檔案復(fù)制本公司/組織內(nèi)部人員復(fù)制檔案，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請表》，注明復(fù)制目的、復(fù)制內(nèi)容、復(fù)制份數(shù)等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理復(fù)制手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定的復(fù)制范圍和要求進(jìn)行復(fù)制，并在復(fù)制件上加蓋“檔案復(fù)制專用章”。外單位復(fù)制本公司/組織檔案，應(yīng)提前向公司/組織提交復(fù)制申請函，說明復(fù)制目的、復(fù)制內(nèi)容、復(fù)制份數(shù)等，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照本公司/組織檔案復(fù)制規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。五、檔案保密與安全（一）檔案保密1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對涉及公司/組織商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、個人隱私等重要檔案，應(yīng)采取必要的保密措施，防止檔案信息泄露。對檔案庫房、檔案查閱室等場所應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格管理，限制無關(guān)人員進(jìn)入。對檔案管理人員進(jìn)行保密培訓(xùn)，提高保密意識和業(yè)務(wù)水平。對檔案查閱、借閱、利用等情況進(jìn)行嚴(yán)格登記，確保檔案信息流向清晰可查。2.在檔案整理、保管、利用等過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案內(nèi)容涉及保密事項(xiàng)，應(yīng)及時采取保密措施，并報告公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。對涉及保密內(nèi)容的檔案，應(yīng)單獨(dú)存放，嚴(yán)格限制查閱和利用范圍。對因工作需要必須查閱或利用保密檔案的人員，應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。（二）檔案安全1.檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)檔案安全管理，建立健全檔案安全管理制度，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全。制定檔案庫房安全管理制度，明確檔案庫房管理人員的職責(zé)和工作流程。加強(qiáng)檔案庫房的安全防范措施，安裝防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)備，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。建立檔案信息安全管理制度，加強(qiáng)對電子檔案的存儲、傳輸、使用等環(huán)節(jié)的安全管理，防止電子檔案