PAGE團(tuán)體檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本團(tuán)體檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在團(tuán)體各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本團(tuán)體各部門及全體成員在工作活動(dòng)中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則團(tuán)體檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映團(tuán)體各項(xiàng)工作活動(dòng)的真實(shí)情況，歸檔的文件材料必須是原件，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案內(nèi)容。3.完整性原則全面收集團(tuán)體在工作中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整，不遺漏重要文件材料。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及國家機(jī)密、團(tuán)體商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，采取有效的保密措施，防止檔案信息泄露。5.方便利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱和利用，提高檔案的服務(wù)效率，滿足團(tuán)體各項(xiàng)工作對(duì)檔案信息的需求。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置本團(tuán)體設(shè)立獨(dú)立的檔案管理部門，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)團(tuán)體檔案的日常管理工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本團(tuán)體檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和銷毀本團(tuán)體的各類檔案，確保檔案的完整與安全。3.建立健全檔案管理工作流程和業(yè)務(wù)規(guī)范，指導(dǎo)各部門做好文件材料的收集、整理和歸檔工作。4.負(fù)責(zé)檔案信息資源的開發(fā)利用，編制檔案檢索工具，提供檔案查閱服務(wù)，為團(tuán)體各項(xiàng)工作提供決策依據(jù)和參考資料。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。6.組織開展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。7.定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和評(píng)估，不斷完善檔案管理制度和工作方法。三、檔案的收集與歸檔（一）文件材料的形成與積累1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的形成與積累工作，確保文件材料的齊全、完整、準(zhǔn)確。2.在各項(xiàng)工作活動(dòng)中，承辦人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢的文件材料進(jìn)行整理，按照歸檔要求分類存放，便于集中歸檔。（二）歸檔范圍1.黨群工作類：包括黨組織建設(shè)、黨員管理、思想政治工作、紀(jì)檢監(jiān)察、工會(huì)工作、共青團(tuán)工作等方面形成的文件材料。2.行政管理類：包括團(tuán)體組織建設(shè)、行政事務(wù)管理、人事管理、財(cái)務(wù)管理、審計(jì)工作、安全保衛(wèi)、后勤保障等方面形成的文件材料。3.業(yè)務(wù)工作類：包括團(tuán)體各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的文件材料，如項(xiàng)目規(guī)劃、方案設(shè)計(jì)、合同協(xié)議、技術(shù)資料、業(yè)務(wù)報(bào)表等。4.科研項(xiàng)目類：包括科研項(xiàng)目立項(xiàng)、研究過程、成果鑒定、推廣應(yīng)用等方面形成的文件材料。5.基本建設(shè)類：包括團(tuán)體基本建設(shè)項(xiàng)目的可行性研究、設(shè)計(jì)文件、施工管理、竣工驗(yàn)收等方面形成的文件材料。6.設(shè)備儀器類：包括設(shè)備儀器的購置、驗(yàn)收、使用、維護(hù)、報(bào)廢等方面形成的文件材料。7.會(huì)計(jì)檔案類：包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等方面形成的文件材料。8.聲像檔案類：包括照片、錄音、錄像等反映團(tuán)體工作活動(dòng)的聲像資料。9.電子檔案類：包括以電子數(shù)據(jù)形式存在的各類文件材料。（三）歸檔時(shí)間1.當(dāng)年形成的文件材料，在次年上半年歸檔完畢。2.跨年度的項(xiàng)目文件材料，在項(xiàng)目結(jié)束后三個(gè)月內(nèi)歸檔完畢。3.會(huì)計(jì)檔案按照國家有關(guān)規(guī)定的保管期限進(jìn)行歸檔。（四）歸檔要求1.歸檔的文件材料應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽署完備，載體應(yīng)符合耐久性要求。2.歸檔文件材料應(yīng)按照分類方案進(jìn)行分類整理，編制歸檔文件目錄，一式兩份，一份隨檔案裝訂成冊(cè)，一份單獨(dú)保存。3.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步歸檔，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并按照電子檔案管理要求進(jìn)行存儲(chǔ)和管理。4.聲像檔案應(yīng)注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、內(nèi)容等信息，并進(jìn)行整理編目，妥善保管。四、檔案的整理（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）整理方法1.分類按照歸檔范圍，將檔案分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務(wù)工作類、科研項(xiàng)目類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、會(huì)計(jì)檔案類、聲像檔案類、電子檔案類等類別。2.編號(hào)對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)管理，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和識(shí)別。3組卷將同一類別的檔案按照一定的原則和方法進(jìn)行組卷，卷內(nèi)文件應(yīng)按照一定的順序排列，便于查閱。4.編目編制卷內(nèi)文件目錄、備考表等，對(duì)卷內(nèi)文件進(jìn)行詳細(xì)登記和說明，備考表應(yīng)注明卷內(nèi)文件的缺損、修改、補(bǔ)充等情況。五、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.庫房應(yīng)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架、光盤柜等，檔案裝具應(yīng)符合檔案保管要求，便于檔案的存放和管理。（二）檔案上架1.檔案應(yīng)按照編號(hào)順序上架存放，排列整齊，便于查找和利用。2.不同類別的檔案應(yīng)分開存放，避免混淆。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案是指反映團(tuán)體主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)團(tuán)體和國家具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案。3.長期保管的檔案是指反映團(tuán)體一般工作活動(dòng)，在較長時(shí)間內(nèi)對(duì)團(tuán)體工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為16年至50年。4.短期保管的檔案是指反映團(tuán)體局部工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)團(tuán)體工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為5年以下。（四）檔案定期檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，每年至少進(jìn)行一次全面檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決檔案保管中存在的問題。2.檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況、安全防護(hù)設(shè)施等方面。3.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，如修復(fù)破損檔案、更換變質(zhì)檔案裝具、消除安全隱患等。（五）檔案統(tǒng)計(jì)1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，及時(shí)掌握檔案工作動(dòng)態(tài)。2.統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)、完整，上報(bào)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核后存檔。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、歷史地分析、準(zhǔn)確判定價(jià)值的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括檔案管理人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人等。（三）鑒定方法1.直接鑒定法對(duì)檔案逐件進(jìn)行審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等因素，綜合判定檔案的價(jià)值。2.分析比較法將待鑒定檔案與同類檔案進(jìn)行比較分析，判斷其價(jià)值大小。3.效益評(píng)估法從檔案利用的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益等方面，評(píng)估檔案的價(jià)值。（四）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.永久保管的檔案反映團(tuán)體主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)團(tuán)體和國家具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，如團(tuán)體章程、重要會(huì)議文件、重大決策記錄、核心業(yè)務(wù)檔案等。2.長期保管的檔案反映團(tuán)體一般工作活動(dòng)，在較長時(shí)間內(nèi)對(duì)團(tuán)體工作有查考利用價(jià)值的檔案，如一般性業(yè)務(wù)文件、年度工作計(jì)劃與總結(jié)、重要業(yè)務(wù)合同等。3.短期保管的檔案反映團(tuán)體局部工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)團(tuán)體工作有查考利用價(jià)值的檔案，如臨時(shí)性工作文件、一般性事務(wù)文件等。（五）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見，填寫檔案銷毀清冊(cè)。2.檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)包括檔案的題名、年度、保管期限、文號(hào)、責(zé)任者、密級(jí)等內(nèi)容。3.檔案管理部門負(fù)責(zé)人對(duì)檔案銷毀清冊(cè)進(jìn)行審核，報(bào)團(tuán)體負(fù)責(zé)人審批。4.經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)銷毀檔案，銷毀時(shí)應(yīng)注意保密，確保檔案信息不泄露。5.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上注明銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式等，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。6.檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存。七、檔案的利用（一）利用原則檔案利用應(yīng)遵循依法依規(guī)、方便快捷、安全保密的原則，確保檔案信息的合理利用。（二）利用范圍1團(tuán)體內(nèi)部人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱、借閱本團(tuán)體檔案，須經(jīng)本團(tuán)體負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.涉及國家機(jī)密、團(tuán)體商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行利用。（三）利用方式1.查閱團(tuán)體內(nèi)部人員查閱檔案，可直接到檔案管理部門查閱；外單位查閱檔案，應(yīng)提前提交查閱申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員提供查閱服務(wù)。2.借閱團(tuán)體內(nèi)部人員借閱檔案，應(yīng)填寫借閱登記表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)；外單位借閱檔案，須經(jīng)本團(tuán)體負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并簽訂保密協(xié)議，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，特殊情況需延長的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（四）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱、借閱日期、查閱人或借閱人姓名、所在部門、查閱或借閱檔案名稱、數(shù)量、用途、歸還日期等信息。（五）利用監(jiān)督檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案利用情況進(jìn)行監(jiān)督，確保利用過程符合規(guī)定要求；利用結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)收回檔案，檢查檔案的完整性和安全性。對(duì)違反檔案利用規(guī)定的行為，應(yīng)及時(shí)制止并報(bào)告有關(guān)部門。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）信息化管理系統(tǒng)功能1.檔案收集與整理實(shí)現(xiàn)檔案文件材料的在線收集、整理、編目等功能，提高檔案收集與整理工作的效率和準(zhǔn)確性。2.檔案存儲(chǔ)與保管對(duì)電子檔案進(jìn)行安全存儲(chǔ)和管理，具備數(shù)據(jù)備份、恢復(fù)、加密等功能，確保電子檔案的安全可靠。3.檔案檢索與利用提供便捷的檔案檢索功能，能夠根據(jù)檔案的題名、文號(hào)、責(zé)任者、日期等信息進(jìn)行快速檢索，同時(shí)支持在線查閱、借閱檔案，提高檔案利用效率。4.檔案統(tǒng)計(jì)與分析對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.系統(tǒng)管理包括用戶管理、權(quán)限管理、數(shù)據(jù)維護(hù)等功能，確保系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行。（三）電子檔案管理1.電子檔案的形成與收集在工作活動(dòng)中形成的電子文件，應(yīng)按照檔案管理要求進(jìn)行收集、整理，確保電子文件的齊全、完整、準(zhǔn)確。2.電子檔案的格式與存儲(chǔ)電子檔案應(yīng)采用通用、規(guī)范的格式進(jìn)行存儲(chǔ)，如PDF、TIFF等，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)具備可靠性和耐久性，定期進(jìn)行備份。3.電子檔案的元數(shù)據(jù)管理建立電子檔案元數(shù)據(jù)管理制度，對(duì)電子檔案的元數(shù)據(jù)進(jìn)行規(guī)范管理，確保元數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。4.電子檔案的安全管理采取有效的安全防護(hù)措施，如防火墻、入侵檢測、數(shù)據(jù)加密等，防止電子檔案信息泄露和被篡改。（四）檔案數(shù)字化1.數(shù)字化范圍對(duì)具有重要保存價(jià)值的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，實(shí)現(xiàn)檔案信息的長期保存和便捷利用。