PAGE會計業(yè)務(wù)檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強公司會計業(yè)務(wù)檔案管理，保證會計業(yè)務(wù)檔案的真實、完整、安全和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國會計法》《會計檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門的會計業(yè)務(wù)檔案管理。（三）定義會計業(yè)務(wù)檔案是指公司在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。（四）管理原則會計業(yè)務(wù)檔案管理遵循統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理的原則，確保檔案的妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密。二、會計業(yè)務(wù)檔案的內(nèi)容（一）會計憑證1.原始憑證，包括發(fā)票、收據(jù)、報銷單、借款單等各類經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生時取得或填制的憑證。2.記賬憑證，根據(jù)審核無誤的原始憑證編制，記錄經(jīng)濟業(yè)務(wù)的會計分錄和摘要等內(nèi)容。（二）會計賬簿1.總賬，按照會計科目分類登記全部經(jīng)濟業(yè)務(wù)的賬簿。2.明細賬，按照明細科目分類登記某一類經(jīng)濟業(yè)務(wù)的賬簿，如應收賬款明細賬、應付賬款明細賬等。3.日記賬，按照經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生時間順序逐日逐筆登記的賬簿，如現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬。4.其他輔助性賬簿，如固定資產(chǎn)卡片、低值易耗品臺賬等。（三）財務(wù)會計報告1.月度財務(wù)會計報告，包括資產(chǎn)負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表及附注等。2.季度財務(wù)會計報告，內(nèi)容與月度報告類似，但可能在某些項目上更加詳細或有補充說明。3.半年度財務(wù)會計報告，涵蓋中期財務(wù)狀況、經(jīng)營成果和現(xiàn)金流量等信息。4.年度財務(wù)會計報告，全面反映公司年度財務(wù)狀況、經(jīng)營成果和現(xiàn)金流量等，是公司最重要的財務(wù)報告，通常包括審計報告、資產(chǎn)負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表、所有者權(quán)益變動表及附注等完整內(nèi)容。（四）其他會計資料1.銀行存款余額調(diào)節(jié)表，用于核對企業(yè)銀行存款日記賬與銀行對賬單之間的差異，調(diào)整未達賬項。2.銀行對賬單，反映企業(yè)銀行賬戶資金收付情況的原始記錄。3.納稅申報表，記錄企業(yè)各項稅費申報繳納情況的表格。4.會計檔案移交清冊，用于記錄會計檔案在不同部門或人員之間交接的詳細情況。5.會計檔案保管清冊，詳細記錄會計檔案的種類、數(shù)量及保管情況等。6.會計檔案銷毀清冊，記載會計檔案銷毀的原因、種類、數(shù)量、銷毀時間、銷毀地點等信息。7.其他應當保存的會計核算專業(yè)資料，如財務(wù)分析報告、成本計算單、工資計算表等。三、會計業(yè)務(wù)檔案的整理（一）分類標準1.按照會計業(yè)務(wù)檔案的內(nèi)容分類，分為會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報告和其他會計資料四大類。2.在每大類下，再根據(jù)具體的檔案類型進行細分，如會計憑證可分為收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證等；會計賬簿可分為總賬、明細賬、日記賬等。（二）編號規(guī)則1.會計憑證：按照月份和憑證序號進行編號，如“20XX年X月001號20XX年X月999號”。2.會計賬簿：總賬編號為“1”，明細賬根據(jù)科目代碼順序編號，如“201”表示應收賬款明細賬，日記賬編號為“3”，其他輔助性賬簿根據(jù)其性質(zhì)和用途單獨編號。3.財務(wù)會計報告：月度報告編號為“Y20XX年X月”，季度報告編號為“J20XX年X季度”，半年度報告編號為“B20XX年上半年”，年度報告編號為“N20XX年”。4.其他會計資料：根據(jù)資料的性質(zhì)和時間順序依次編號，如銀行存款余額調(diào)節(jié)表編號為“T20XX年X月”，銀行對賬單編號為“D20XX年X月”等。（三）裝訂要求1.會計憑證：每月的會計憑證應在次月15日內(nèi)裝訂成冊，裝訂時應去除憑證內(nèi)的金屬物，對大的張頁或附件要折疊成同記賬憑證大小，且要避開裝訂線，以便翻閱保持數(shù)字完整。裝訂后的憑證應牢固、整齊，不得有壓角、缺角、掉頁、夾空白紙等現(xiàn)象。在憑證封面上應注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起訖日期、起訖號碼、本月共幾冊、本冊是第幾冊等信息，并由裝訂人員在封簽處簽名或蓋章。2.會計賬簿：年度終了，各種賬簿應結(jié)賬并整理完畢，活頁賬應抽出空白頁并裝訂成冊，在賬簿封面上注明單位名稱、賬簿名稱、年度等信息，并加蓋單位公章。訂本賬不得任意撕毀賬頁，活頁賬不得缺號。3.財務(wù)會計報告：月度、季度財務(wù)會計報告應在報告期結(jié)束后15日內(nèi)裝訂成冊，年度財務(wù)會計報告應在年度終了后4個月內(nèi)裝訂成冊。裝訂后的報告應依次編定頁碼，加具封面，裝訂應牢固、整齊，封面應注明單位名稱、年度、月份、報告種類等信息，并由編制人員、審核人員、主管人員簽名或蓋章。4.其他會計資料：按照資料的性質(zhì)和類別進行整理裝訂，如銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單等應按月或按季整理裝訂，納稅申報表應按年度整理裝訂，裝訂要求參照上述相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。四、會計業(yè)務(wù)檔案的保管（一）保管期限1.會計憑證：保管期限為30年。2.會計賬簿：總賬、明細賬、日記賬等保管期限為30年；固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年。3.財務(wù)會計報告：月度、季度、半年度財務(wù)會計報告保管期限為10年；年度財務(wù)會計報告永久保管。4.其他會計資料：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單保管期限為10年；納稅申報表保管期限為10年；會計檔案移交清冊保管期限為30年；會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊永久保管。（二）保管地點1.公司應設(shè)立專門的會計業(yè)務(wù)檔案保管庫，保管庫應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等安全設(shè)施，確保檔案的安全存放。2.保管庫應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合檔案保管要求，一般溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（三）保管要求1.會計業(yè)務(wù)檔案應分類存放，按照編號順序排列整齊，便于查找和調(diào)閱。2.檔案管理人員應定期對會計業(yè)務(wù)檔案進行檢查和核對，確保檔案的完整無缺。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)等情況，應及時采取措施進行修復或處理。3.對于電子會計檔案，應存儲在磁性介質(zhì)或光盤等存儲介質(zhì)上，并定期進行備份。備份應異地存放，以防止因自然災害、硬件故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。同時，應建立電子會計檔案的索引和目錄，便于快速查找和利用。4.會計業(yè)務(wù)檔案不得外借，如有特殊需要，經(jīng)本單位負責人批準，可以提供查閱或者復制，并辦理登記手續(xù)。查閱或者復制會計業(yè)務(wù)檔案的人員，嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。五、會計業(yè)務(wù)檔案的查閱與借閱（一）查閱程序1.本公司內(nèi)部人員查閱會計業(yè)務(wù)檔案，應填寫《會計業(yè)務(wù)檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門根據(jù)申請表，安排專人負責提供查閱服務(wù)，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。查閱人員應在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出保管庫。3.查閱人員查閱完畢后，應及時將檔案歸還檔案管理部門，并在《會計業(yè)務(wù)檔案查閱登記表》上簽字確認。（二）借閱程序1.外單位人員因工作需要借閱本公司會計業(yè)務(wù)檔案，應持有單位介紹信，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間等信息，經(jīng)本公司負責人批準后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱人員應填寫《會計業(yè)務(wù)檔案借閱申請表》，并與檔案管理部門簽訂《會計業(yè)務(wù)檔案借閱協(xié)議》，明確借閱期限、借閱責任等事項。3.檔案管理部門根據(jù)審批意見和協(xié)議，將檔案提供給借閱人員，并在借閱期間進行跟蹤管理。借閱人員應在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員歸還檔案時，檔案管理部門應認真核對檔案的完整性和準確性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時追究借閱人員的責任。六、會計業(yè)務(wù)檔案的銷毀（一）銷毀條件1.保管期滿的會計業(yè)務(wù)檔案，除本制度另有規(guī)定外，可以按照以下程序銷毀：（）由本公司檔案管理部門會同會計部門提出銷毀意見，編制《會計業(yè)務(wù)檔案銷毀清冊》，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。（）單位負責人在《會計業(yè)務(wù)檔案銷毀清冊》上簽署意見。（）銷毀會計檔案時，應當由檔案管理部門和會計部門共同派員監(jiān)銷。（）監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應當按照《會計業(yè)務(wù)檔案銷毀清冊》所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的會計檔案；銷毀后，應當在《會計業(yè)務(wù)檔案銷毀清冊》上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告本單位負責人。2.保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應當單獨抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應當在《會計業(yè)務(wù)檔案銷毀清冊》和《會計檔案保管清冊》中列明。3.正在項目建設(shè)期間的建設(shè)單位會計檔案，無論其保管期限長短，一律不得銷毀，必須妥善保管，待項目辦理竣工決算后按規(guī)定的交接手續(xù)移交給項目接受單位進行妥善保管。（二）銷毀程序1.檔案管理部門會同會計部門對保管期滿的會計業(yè)務(wù)檔案進行鑒定，確定是否符合銷毀條件。對于符合銷毀條件的檔案，編制《會計業(yè)務(wù)檔案銷毀清冊》。2.《會計業(yè)務(wù)檔案銷毀清冊》應一式三份，分別由檔案管理部門、會計部門和單位負責人留存。3.單位負責人對《會計業(yè)務(wù)檔案銷毀清冊》進行審批，簽署意見。4.檔案管理部門和會計部門共同派員監(jiān)銷會計業(yè)務(wù)檔案。監(jiān)銷人員應認真核對銷毀檔案的種類、數(shù)量、編號等信息，確保銷毀工作的合規(guī)進行。5.銷毀會計業(yè)務(wù)檔案時，應采用適當?shù)姆绞竭M行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復。銷毀過