PAGE會計檔案管理制度要求一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司會計檔案管理，規(guī)范會計檔案的收集、整理、保管、利用和銷毀等工作，保證會計檔案的真實、完整、有效和安全，根據(jù)《中華人民共和國會計法》、《中華人民共和國檔案法》、《會計檔案管理辦法》等法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分公司、子公司的會計檔案管理工作。（三）定義1.會計檔案：是指公司在進(jìn)行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。2.會計檔案管理：是指對會計檔案進(jìn)行整理、分類、裝訂、編目、保管、查閱、復(fù)制、移交、銷毀等一系列工作的總稱。二、會計檔案管理職責(zé)分工（一）財務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)會計檔案的日常收集、整理、裝訂、保管等工作，確保會計檔案的完整、準(zhǔn)確。2.按照國家有關(guān)規(guī)定和本制度要求，定期將會計檔案移交公司檔案管理部門。3.負(fù)責(zé)為查閱、復(fù)制會計檔案提供便利，并對查閱、復(fù)制情況進(jìn)行登記。4.配合檔案管理部門做好會計檔案的鑒定、銷毀等工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)接收財務(wù)部門移交的會計檔案，并按照規(guī)定進(jìn)行整理、分類、編目、上架保管。2.建立健全會計檔案查閱、借閱制度，嚴(yán)格按照規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)，并對查閱、借閱情況進(jìn)行監(jiān)督。3.定期對會計檔案進(jìn)行檢查、盤點，確保會計檔案的安全。4.會同財務(wù)部門等相關(guān)部門對到期會計檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見，并按照規(guī)定程序組織銷毀。（三）其他部門職責(zé)各部門應(yīng)積極配合財務(wù)部門和檔案管理部門做好會計檔案管理工作，在業(yè)務(wù)活動中形成的涉及會計核算的資料，應(yīng)及時移交財務(wù)部門，由財務(wù)部門按照規(guī)定整理歸檔。三、會計檔案的內(nèi)容（一）會計憑證1.原始憑證：包括發(fā)票、收據(jù)、報銷單、借款單、銀行結(jié)算憑證等各種原始單據(jù)。2.記賬憑證：根據(jù)審核無誤的原始憑證編制的，記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項的會計分錄憑證。（二）會計賬簿1.總賬：按照會計科目分類登記全部經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的賬簿。2.明細(xì)賬：按照明細(xì)科目分類登記某一類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的賬簿，如應(yīng)收賬款明細(xì)賬、應(yīng)付賬款明細(xì)賬等。3.日記賬：按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時間順序逐日逐筆登記的賬簿，如現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬。4.輔助賬簿：對某些在總賬和明細(xì)賬中未能詳細(xì)反映的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行補(bǔ)充登記的賬簿，如固定資產(chǎn)卡片等。（三）財務(wù)會計報告1.月度財務(wù)會計報告：包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等。2.季度財務(wù)會計報告：除月度報表外，還可能包括附注等。3.半年度財務(wù)會計報告：內(nèi)容更加詳細(xì)，涵蓋更多財務(wù)信息。4.年度財務(wù)會計報告：全面反映公司年度財務(wù)狀況、經(jīng)營成果和現(xiàn)金流量等情況，包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表、所有者權(quán)益變動表及附注等。（四）其他會計資料1.銀行存款余額調(diào)節(jié)表：用于核對銀行存款日記賬與銀行對賬單之間的差異，調(diào)整未達(dá)賬項。2.銀行對賬單：銀行定期提供的公司銀行賬戶收支明細(xì)清單。3.納稅申報表：公司按照稅法規(guī)定向稅務(wù)機(jī)關(guān)申報繳納稅款的報表。4.會計檔案移交清冊：記錄會計檔案從財務(wù)部門移交至檔案管理部門等情況的清單。5.會計檔案保管清冊：詳細(xì)記錄會計檔案保管情況的清冊。6.會計檔案銷毀清冊：記錄會計檔案銷毀情況的清冊。7.其他具有保存價值的會計資料，如財務(wù)分析報告、經(jīng)濟(jì)合同涉及會計核算部分等。四、會計檔案的整理（一）會計憑證整理1.每月末，財務(wù)人員應(yīng)將本月的會計憑證按照編號順序進(jìn)行整理，檢查憑證是否齊全、完整，附件是否與憑證內(nèi)容相符。2.對于紙張規(guī)格不一致的原始憑證，應(yīng)進(jìn)行折疊或粘貼，使其規(guī)格統(tǒng)一，并在粘貼處加蓋財務(wù)專用章。3.按照記賬憑證的編號順序，將記賬憑證及其附件逐張整理，去除金屬物，然后使用專用的憑證裝訂機(jī)進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不掉頁、不壓字。4.在憑證封面上填寫年度、月份、憑證種類、起止號碼、憑證張數(shù)、附件張數(shù)、會計主管人員和裝訂人員等信息，并加蓋財務(wù)專用章。（二）會計賬簿整理1.年度終了，各種會計賬簿在結(jié)轉(zhuǎn)下年、建立新賬后，一般應(yīng)將舊賬集中統(tǒng)一整理。2.對于活頁式賬簿，應(yīng)抽出空白頁，撤掉賬夾，用結(jié)實的牛皮紙做封面、封底，裝訂成冊。3.在賬簿封面上填寫單位名稱、賬簿名稱、所屬年度、賬簿頁數(shù)、啟用日期、截止日期等信息，并加蓋單位公章。4.對于訂本式賬簿，應(yīng)保持原有的裝訂形式，不得隨意拆開。如發(fā)現(xiàn)有空白頁、跳行等情況，應(yīng)加蓋“此頁空白”、“此行空白”戳記，并由記賬人員簽名或蓋章。（三）財務(wù)會計報告整理1.年度財務(wù)會計報告應(yīng)按照規(guī)定的格式和內(nèi)容進(jìn)行裝訂，包括封面、目錄、報表正文、附注等。2.封面應(yīng)注明單位名稱、年度、月份、報表名稱等信息，并加蓋單位公章。3.對于月度、季度、半年度財務(wù)會計報告，也應(yīng)按照一定的順序進(jìn)行整理，確保資料的完整性和規(guī)范性。（四）其他會計資料整理1.銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單等應(yīng)按照時間順序進(jìn)行整理，并與相關(guān)會計憑證、賬簿等資料進(jìn)行核對，確保數(shù)據(jù)一致。2.納稅申報表應(yīng)按照所屬期間進(jìn)行分類整理，保存完整的申報記錄。3.會計檔案移交清冊、保管清冊、銷毀清冊等應(yīng)按照規(guī)定的格式填寫，內(nèi)容準(zhǔn)確、清晰。五、會計檔案的保管（一）保管期限1.會計憑證類：原始憑證、記賬憑證保管期限為30年。2.會計賬簿類：總賬、明細(xì)賬、日記賬、輔助賬簿保管期限為30年；固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年。3.財務(wù)會計報告類：月度、季度、半年度財務(wù)會計報告保管期限為10年；年度財務(wù)會計報告永久保管。4.其他會計資料類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單保管期限為10年；納稅申報表保管期限為10年；會計檔案移交清冊保管期限為30年；會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊永久保管。（二）保管地點1.公司應(yīng)設(shè)立專門的會計檔案保管庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等安全設(shè)施，確保會計檔案的安全存放。2.檔案管理部門應(yīng)將會計檔案存放在專用的檔案柜中，按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，并建立索引目錄，便于查找。（三）保管要求1.會計檔案應(yīng)妥善保管，存放有序，方便查閱，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。2.檔案管理部門應(yīng)定期對會計檔案進(jìn)行檢查、盤點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。3.對于電子會計檔案，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行存儲、備份，確保數(shù)據(jù)的安全和完整。存儲介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。4.會計檔案保管人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得擅自將會計檔案提供給無關(guān)人員查閱或復(fù)制。六、會計檔案的查閱與復(fù)制（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱會計檔案應(yīng)經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并填寫《會計檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息。2.外部單位查閱會計檔案，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)公司財務(wù)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并填寫《會計檔案查閱申請表》。涉及國家機(jī)密的會計檔案，應(yīng)按照國家有關(guān)保密規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）查閱程序1.查閱人員應(yīng)按照批準(zhǔn)的查閱范圍和內(nèi)容進(jìn)行查閱，不得擅自擴(kuò)大查閱范圍或涂改、損壞會計檔案。2.檔案管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)陪同查閱，并提供必要的查閱條件。查閱人員只能在指定的查閱地點進(jìn)行查閱，不得將會計檔案帶出保管庫房。3.查閱過程中，查閱人員如需摘錄、復(fù)制會計檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人同意，并在《會計檔案查閱申請表》中注明摘錄、復(fù)制的內(nèi)容和用途。摘錄、復(fù)制的會計檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門公章。（三）查閱記錄1.檔案管理部門應(yīng)對每次查閱會計檔案的情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱時間、查閱人員、查閱內(nèi)容、查閱目的、摘錄或復(fù)制情況等信息。2.查閱記錄應(yīng)妥善保管，保存期限與會計檔案的保管期限相同。七、會計檔案的移交（一）移交時間1.財務(wù)部門應(yīng)在會計年度終了后，按照本制度規(guī)定對會計檔案進(jìn)行整理、裝訂，在次年3月底前將上年度的會計檔案移交檔案管理部門保管。2.因工作需要，財務(wù)部門臨時保管會計檔案的期限最長不得超過1年。臨時保管期間，會計檔案的保管應(yīng)當(dāng)符合國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定，且出納人員不得兼管會計檔案。（二）移交手續(xù)1.財務(wù)部門向檔案管理部門移交會計檔案時，應(yīng)填寫《會計檔案移交清冊》，詳細(xì)列出移交的會計檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限等內(nèi)容。2.檔案管理部門接收會計檔案時，應(yīng)按照《會計檔案移交清冊》所列內(nèi)容進(jìn)行清點核對，核對無誤后，雙方在《會計檔案移交清冊》上簽字確認(rèn)。3.《會計檔案移交清冊》一式三份，財務(wù)部門、檔案管理部門各執(zhí)一份，存檔一份。八、會計檔案的銷毀（一）銷毀條件1.保管期滿的會計檔案，除本制度規(guī)定不得銷毀的情形外，可以按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。2.對于保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)單獨抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。3.正在項目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會計檔案不得銷毀。（二）銷毀程序1.由檔案管理部門會同財務(wù)部門等相關(guān)部門對保管期滿的會計檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見。2.編制《會計檔案銷毀清冊》，詳細(xì)列出擬銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。3.《會計檔案銷毀清冊》經(jīng)公司負(fù)責(zé)人簽署意見后，報上級主管部門備案。4.按照規(guī)定程序組織銷毀，銷毀時應(yīng)由檔案管理部門、財務(wù)部門等相關(guān)人員共同監(jiān)銷。監(jiān)銷人員在銷毀會計檔案前，應(yīng)當(dāng)按照《會計檔案銷毀清冊