PAGE農(nóng)行檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)中國(guó)農(nóng)業(yè)銀行（以下簡(jiǎn)稱“農(nóng)行”）檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，有效發(fā)揮檔案在業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)、管理決策、歷史研究等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于農(nóng)行各級(jí)機(jī)構(gòu)及全體員工在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則農(nóng)行檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化。各級(jí)機(jī)構(gòu)應(yīng)明確檔案管理部門，配備專職或兼職檔案管理人員，負(fù)責(zé)本機(jī)構(gòu)檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映農(nóng)行各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的真實(shí)情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。檔案形成部門和人員應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確地將業(yè)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的文件材料收集齊全，整理歸檔。3.完整性原則檔案應(yīng)全面反映農(nóng)行各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的全過程，包括業(yè)務(wù)操作、管理決策、監(jiān)督檢查等各個(gè)環(huán)節(jié)。檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案的收集、整理和保管工作，確保檔案的完整性。4.保密性原則農(nóng)行檔案涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私等重要信息，應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和農(nóng)行保密制度進(jìn)行管理，確保檔案信息的安全。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門農(nóng)行總行設(shè)立檔案管理部，負(fù)責(zé)全行檔案管理工作的組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)；各分行、直屬分行設(shè)立檔案管理中心，負(fù)責(zé)本轄區(qū)內(nèi)檔案管理工作的組織、實(shí)施和監(jiān)督；各支行、分理處、儲(chǔ)蓄所等基層營(yíng)業(yè)機(jī)構(gòu)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集、整理和保管工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。2.對(duì)檔案進(jìn)行安全保管，定期檢查檔案的保管狀況，確保檔案的完整和安全。3.按照規(guī)定的程序和要求，為檔案利用者提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，做好檔案利用登記工作。4.參與檔案信息化建設(shè)，負(fù)責(zé)檔案數(shù)據(jù)的錄入、存儲(chǔ)、維護(hù)和管理等工作。5.協(xié)助有關(guān)部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作。6.開展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高全行員工的檔案意識(shí)和檔案管理水平。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類農(nóng)行檔案分為文書檔案、會(huì)計(jì)檔案、信貸檔案、科技檔案、業(yè)務(wù)檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案等七大類。1.文書檔案主要包括農(nóng)行在行政管理、黨群工作、業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)等活動(dòng)中形成的各類文件材料，如請(qǐng)示、報(bào)告、通知、決議、會(huì)議記錄等。2.會(huì)計(jì)檔案主要包括農(nóng)行在會(huì)計(jì)核算過程中形成的各類憑證、賬簿、報(bào)表等會(huì)計(jì)資料，以及會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)生成的電子數(shù)據(jù)。3.信貸檔案主要包括農(nóng)行在信貸業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類文件材料，如借款合同、擔(dān)保合同、評(píng)估報(bào)告、審批文件等。4.科技檔案主要包括農(nóng)行在科技項(xiàng)目研發(fā)、系統(tǒng)建設(shè)、設(shè)備維護(hù)等活動(dòng)中形成的各類文件材料，如項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、技術(shù)方案、測(cè)試報(bào)告、驗(yàn)收文件等。5.業(yè)務(wù)檔案主要包括農(nóng)行在各項(xiàng)業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的各類文件材料，如儲(chǔ)蓄業(yè)務(wù)檔案、對(duì)公業(yè)務(wù)檔案、信用卡業(yè)務(wù)檔案等。6.聲像檔案主要包括農(nóng)行在業(yè)務(wù)活動(dòng)、宣傳推廣、會(huì)議培訓(xùn)等過程中形成的照片、錄音、錄像等聲像資料。7.實(shí)物檔案主要包括農(nóng)行在業(yè)務(wù)活動(dòng)中獲得的獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、證書、印章等實(shí)物。（二）檔案編號(hào)規(guī)則農(nóng)行檔案編號(hào)采用“全宗號(hào)年度保管期限類別順序號(hào)”的結(jié)構(gòu)，具體編號(hào)規(guī)則如下：1.全宗號(hào)農(nóng)行總行全宗號(hào)為“01”，各分行、直屬分行全宗號(hào)為“02”，各支行、分理處、儲(chǔ)蓄所等基層營(yíng)業(yè)機(jī)構(gòu)全宗號(hào)為“03”。2.年度采用公元紀(jì)年，用四位數(shù)字表示，如“2023”。3.保管期限分為永久、長(zhǎng)期（16年至50年）、短期（15年以下）三種，分別用“Y”“C”“D”表示。4.類別按照檔案分類的七大類，分別用“WS”“KJ”“XD”“KJ”“YW”“SX”“SW”表示。5.順序號(hào)按照檔案整理的先后順序，從“0001”開始依次編號(hào)。例如，農(nóng)行總行2023年形成的永久文書檔案，其編號(hào)為“012023YWS0001”。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍農(nóng)行各部門和員工應(yīng)按照檔案管理的要求，及時(shí)將業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類文件材料收集齊全，移交檔案管理部門。具體收集范圍包括：1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與農(nóng)行工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.農(nóng)行在行政管理、黨群工作、業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)等活動(dòng)中形成的各類文件材料。3.農(nóng)行與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、函件等。4.農(nóng)行在會(huì)計(jì)核算、信貸業(yè)務(wù)、科技項(xiàng)目等方面形成的各類文件材料。5.農(nóng)行在業(yè)務(wù)宣傳、會(huì)議培訓(xùn)、文化建設(shè)等活動(dòng)中形成的照片、錄音、錄像等聲像資料。6.農(nóng)行獲得的獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、證書、印章等實(shí)物。（二）收集要求1.各部門和員工應(yīng)在業(yè)務(wù)活動(dòng)結(jié)束后，及時(shí)將文件材料收集整理好，移交檔案管理部門。2.收集的文件材料應(yīng)齊全、完整、真實(shí)，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.文件材料應(yīng)按照檔案分類的要求進(jìn)行分類整理，同一類別的文件材料應(yīng)集中在一起。（三）整理方法1.文書檔案按照文件材料的形成時(shí)間順序進(jìn)行排列，依次編號(hào)、編目、裝訂。編目?jī)?nèi)容包括文件編號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)、保管期限等。2.會(huì)計(jì)檔案按照會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表的順序進(jìn)行整理，分別裝訂成冊(cè)。會(huì)計(jì)憑證應(yīng)按照記賬憑證的編號(hào)順序排列，每本憑證應(yīng)加具封面、封底，注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起訖號(hào)碼等；賬簿應(yīng)按照總賬、明細(xì)賬、日記賬的順序排列，每本賬簿應(yīng)加具封面、封底，注明單位名稱、年度、賬簿名稱、頁(yè)數(shù)等；報(bào)表應(yīng)按照年度、季度、月度的順序排列，每本報(bào)表應(yīng)加具封面、封底，注明單位名稱、年度、報(bào)表名稱、頁(yè)數(shù)等。3.信貸檔案按照借款合同、擔(dān)保合同、評(píng)估報(bào)告、審批文件等的順序進(jìn)行整理，分別裝訂成冊(cè)。每筆信貸業(yè)務(wù)的檔案應(yīng)集中在一起，按照檔案編號(hào)的順序排列。4.科技檔案按照項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、技術(shù)方案、測(cè)試報(bào)告、驗(yàn)收文件等的順序進(jìn)行整理，分別裝訂成冊(cè)。每個(gè)科技項(xiàng)目的檔案應(yīng)集中在一起，按照檔案編號(hào)的順序排列。5.業(yè)務(wù)檔案按照儲(chǔ)蓄業(yè)務(wù)檔案、對(duì)公業(yè)務(wù)檔案、信用卡業(yè)務(wù)檔案等的順序進(jìn)行整理，分別裝訂成冊(cè)。每種業(yè)務(wù)類型的檔案應(yīng)按照業(yè)務(wù)辦理的時(shí)間順序排列，每筆業(yè)務(wù)的檔案應(yīng)集中在一起，按照檔案編號(hào)的順序排列。6.聲像檔案按照照片、錄音、錄像的順序進(jìn)行整理，分別編號(hào)、編目。照片應(yīng)注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件等；錄音、錄像應(yīng)注明錄制時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容等。7.實(shí)物檔案對(duì)實(shí)物進(jìn)行登記造冊(cè)，注明實(shí)物名稱、來(lái)源、日期、保管期限等，并妥善保管。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所農(nóng)行應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度控制設(shè)備、防火防盜設(shè)備等。檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的完整和安全。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)的措施。2.檔案應(yīng)按照編號(hào)順序排列上架，便于查找和利用。同時(shí)，應(yīng)建立檔案索引和目錄，方便檔案管理人員和利用者查詢檔案信息。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點(diǎn)。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)電子檔案進(jìn)行維護(hù)和更新，確保電子檔案的安全和可用。4.對(duì)重要檔案應(yīng)實(shí)行專人專柜保管，嚴(yán)格限制查閱和借閱范圍。同時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)重要檔案的保密管理，防止檔案信息泄露。六、檔案的利用（一）利用范圍農(nóng)行檔案的利用范圍包括本行內(nèi)部各部門及員工在業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)、管理決策、歷史研究等方面的需要，以及外部單位依法依規(guī)查閱農(nóng)行檔案的需要。（二）利用方式1.查閱本行員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定為查閱者提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱登記工作。2.借閱本行員工因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定為借閱者提供檔案借閱服務(wù)，并做好借閱登記工作。3.復(fù)制本行員工因工作需要復(fù)制檔案的，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理復(fù)制手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定為復(fù)制者提供檔案復(fù)制服務(wù)，并做好復(fù)制登記工作。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門的印章，并注明復(fù)制日期、份數(shù)等。（三）利用要求1.查閱、借閱、復(fù)制檔案的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，愛護(hù)檔案材料不得擅自涂改、抽取、撤換、損壞檔案。2.查閱、借閱檔案的人員不得將檔案帶出檔案庫(kù)房，如需在檔案庫(kù)房外查閱，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行。3.查閱、借閱檔案的人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還檔案，如逾期未還，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)催還。4.外部單位查閱農(nóng)行檔案的，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和農(nóng)行相關(guān)規(guī)定辦理查閱手續(xù)，并由檔案管理部門指定專人陪同查閱。查閱過程中，不得擅自摘抄、復(fù)制檔案內(nèi)容，如需摘抄、復(fù)制，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、慎重決定的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。（二）鑒定組織農(nóng)行成立檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人為成員。檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)組織開展檔案鑒定工作，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和程序，審核檔案鑒定結(jié)果。（三）鑒定方法1.定期鑒定檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，一般每[X]年進(jìn)行一次。鑒定時(shí)，應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容重要程度、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，確定檔案的存毀。2.專項(xiàng)鑒定對(duì)涉及重大事件、重要業(yè)務(wù)活動(dòng)等形成的檔案，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行專項(xiàng)鑒定。專項(xiàng)鑒定時(shí)，應(yīng)成立專門的鑒定小組，對(duì)檔案進(jìn)行深入分析和研究，確定檔案的存毀。（四）銷毀程序1.編制銷毀清冊(cè)檔案管理部門根據(jù)鑒定結(jié)果編制檔案銷毀清冊(cè)，詳細(xì)列出擬銷毀檔案的名稱、編號(hào)、年度、保管期限、數(shù)量等內(nèi)容。銷毀清冊(cè)應(yīng)經(jīng)檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組審核批準(zhǔn)。2.