PAGE會計(jì)檔案管理制度視頻一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司會計(jì)檔案管理，保證會計(jì)檔案的安全、完整、有效利用，根據(jù)《中華人民共和國會計(jì)法》《中華人民共和國檔案法》以及國家有關(guān)會計(jì)檔案管理的規(guī)定，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分公司、子公司的會計(jì)檔案管理工作。（三）定義會計(jì)檔案是指公司在進(jìn)行會計(jì)核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計(jì)資料，包括通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計(jì)檔案。（四）管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理原則。公司總部負(fù)責(zé)制定統(tǒng)一的會計(jì)檔案管理制度，并對全公司的會計(jì)檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督；各分公司、子公司負(fù)責(zé)本單位會計(jì)檔案的具體管理工作。2.依法管理原則。嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保會計(jì)檔案管理工作合法合規(guī)。3.安全保密原則。采取有效措施保證會計(jì)檔案的安全，防止會計(jì)檔案被篡改、損毀、丟失；對涉及公司商業(yè)秘密和財(cái)務(wù)信息的會計(jì)檔案，嚴(yán)格保密。4.便于利用原則。在保證會計(jì)檔案安全和保密的前提下，充分考慮公司內(nèi)部各部門對會計(jì)檔案的利用需求，提供便捷的查閱和使用服務(wù)。二、會計(jì)檔案的內(nèi)容（一）會計(jì)憑證1.原始憑證，包括發(fā)票、收據(jù)、報(bào)銷單、借款單、銀行結(jié)算憑證等。2.記賬憑證，根據(jù)審核無誤的原始憑證編制，記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的會計(jì)分錄和摘要。（二）會計(jì)賬簿1.總賬，按照會計(jì)科目分類登記全部經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的賬簿。2.明細(xì)賬，按照明細(xì)科目分類登記某一類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的賬簿，如應(yīng)收賬款明細(xì)賬、固定資產(chǎn)明細(xì)賬等。3.日記賬，按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時間順序逐日逐筆登記的賬簿，如現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬。4.輔助賬簿，如備查賬等，用于補(bǔ)充登記某些在總賬和明細(xì)賬中未能記錄或記錄不全的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)。（三）財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告1.月度財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告，包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等。2.季度財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告，內(nèi)容與月度報(bào)告類似，但更為詳細(xì)。3.半年度財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告，涵蓋中期財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營成果等信息。4.年度財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告，全面反映公司年度財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營成果和現(xiàn)金流量情況，包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表（含利潤分配表）、現(xiàn)金流量表、所有者權(quán)益變動表及附注等。（四）其他會計(jì)資料1.銀行存款余額調(diào)節(jié)表，用于核對銀行存款日記賬與銀行對賬單之間的差異，調(diào)整未達(dá)賬項(xiàng)。2.銀行對賬單，反映公司銀行賬戶資金收支情況的原始記錄。3.會計(jì)檔案移交清冊，記錄會計(jì)檔案在不同部門或人員之間移交的詳細(xì)情況。4.會計(jì)檔案保管清冊，登記會計(jì)檔案的種類、數(shù)量、保管期限等信息。5.會計(jì)檔案銷毀清冊，記錄會計(jì)檔案銷毀的原因、時間、內(nèi)容、批準(zhǔn)人等信息。6.會計(jì)電算化數(shù)據(jù)備份，包括會計(jì)軟件系統(tǒng)生成的電子數(shù)據(jù)備份，以及定期打印輸出的紙質(zhì)會計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等。三、會計(jì)檔案的整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按照會計(jì)檔案的種類進(jìn)行分類，如會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告、其他會計(jì)資料等。2.在每一類中，再根據(jù)時間順序、業(yè)務(wù)性質(zhì)等進(jìn)行細(xì)分。例如，會計(jì)憑證可按月份順序排列；會計(jì)賬簿可按總賬、明細(xì)賬分別排列，并在每本賬簿前附上目錄。（二）編號規(guī)則1.為便于查找和管理，對每一份會計(jì)檔案進(jìn)行編號。編號應(yīng)具有唯一性，且能反映檔案的類別、年份、順序等信息。2.例如，會計(jì)憑證編號格式為：“KZ[年份][月份][憑證序號]”，其中“KZ”表示會計(jì)憑證，“[年份]”為公元紀(jì)年，“[月份]”為阿拉伯?dāng)?shù)字表示的月份，“[憑證序號]”為該月份內(nèi)憑證的流水號。3.會計(jì)賬簿編號格式為：“ZB[年份][賬簿類別代碼][賬簿序號]”，其中“ZB”表示會計(jì)賬簿，“[年份]”為公元紀(jì)年，“[賬簿類別代碼]”如“Z”表示總賬，“M”表示明細(xì)賬等，“[賬簿序號]”為該類別賬簿中的順序號。4.財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告編號格式為：“BG[年份][報(bào)告類別代碼][報(bào)告期序號]”，其中“BG”表示財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告，“[年份]”為公元紀(jì)年，“[報(bào)告類別代碼]”如“Y”表示月度報(bào)告，“J”表示季度報(bào)告等，“[報(bào)告期序號]”為該報(bào)告類別下的報(bào)告期順序號。5.其他會計(jì)資料編號格式為：“QT[年份][資料類別代碼][資料序號]”，其中“QT”表示其他會計(jì)資料，“[年份]”為公元紀(jì)年，“[資料類別代碼]”如“YJ”表示銀行存款余額調(diào)節(jié)表，“DZ"表示銀行對賬單等，“[資料序號]”為該資料類別下的順序號。（三）裝訂要求1.會計(jì)憑證應(yīng)按編號順序定期裝訂成冊，加具封面、封底，在封面上注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起訖日期、起訖號碼、記賬憑證張數(shù)、附件張數(shù)等，并由裝訂人在裝訂線封簽處簽名或蓋章。2.會計(jì)賬簿應(yīng)在年末結(jié)賬后，將賬頁整理齊全，按編號順序裝訂成冊?；铐撌劫~簿應(yīng)去除空白頁，加具封面、封底，并在封面上注明單位名稱、賬簿名稱、年度及賬簿編號等信息。3.財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告應(yīng)按規(guī)定格式和內(nèi)容編制，在裝訂時應(yīng)加具封面，注明單位名稱、年度、月份、報(bào)告種類等信息，并由單位負(fù)責(zé)人、主管會計(jì)工作負(fù)責(zé)人、會計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人（會計(jì)主管人員）簽名并蓋章。4.其他會計(jì)資料應(yīng)根據(jù)其性質(zhì)和特點(diǎn)，采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行整理和裝訂，確保整齊、牢固、便于保管和查閱。四、會計(jì)檔案的保管（一）保管期限1.會計(jì)憑證保管期限為30年。2.會計(jì)賬簿中總賬、明細(xì)賬、日記賬保管期限為30年，固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年。3.財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告月度、季度、半年度財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告保管期限為10年，年度財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告永久保管。4.其他會計(jì)資料銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單保管期限為10年；會計(jì)檔案移交清冊保管期限為30年；會計(jì)檔案保管清冊、會計(jì)檔案銷毀清冊永久保管；會計(jì)電算化數(shù)據(jù)備份應(yīng)根據(jù)相關(guān)規(guī)定和實(shí)際需要確定保管期限，一般應(yīng)與紙質(zhì)會計(jì)檔案保管期限一致。（二）保管地點(diǎn)及設(shè)施1.公司應(yīng)設(shè)立專門的會計(jì)檔案保管庫房，確保庫房安全、干燥、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等條件。2.庫房內(nèi)應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥、除濕機(jī)等，以保證會計(jì)檔案的質(zhì)量不受影響。3.對于電子會計(jì)檔案，應(yīng)采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質(zhì)或光盤等存儲介質(zhì)進(jìn)行存儲，并定期進(jìn)行備份。備份存儲地點(diǎn)應(yīng)與原存儲地點(diǎn)分開，以防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。同時，應(yīng)建立電子會計(jì)檔案存儲環(huán)境監(jiān)測和維護(hù)制度，確保存儲環(huán)境安全可靠。（三）保管人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)會計(jì)檔案的整理、裝訂、歸檔和保管工作，確保會計(jì)檔案的安全、完整。2.按照規(guī)定的保管期限和保管要求，對會計(jì)檔案進(jìn)行妥善保管，定期檢查會計(jì)檔案的保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.建立會計(jì)檔案保管臺賬，詳細(xì)記錄會計(jì)檔案的種類、數(shù)量、保管期限、存放位置等信息，便于查詢和管理。4.嚴(yán)格遵守會計(jì)檔案查閱、借閱制度，對查閱、借閱的會計(jì)檔案進(jìn)行登記和監(jiān)督，確保會計(jì)檔案的安全和保密。5.負(fù)責(zé)會計(jì)檔案的銷毀工作，按照規(guī)定的程序和要求，對已到保管期限且無保存價值的會計(jì)檔案進(jìn)行銷毀，并做好銷毀記錄。五、會計(jì)檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱會計(jì)檔案時，需填寫《會計(jì)檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.涉及財(cái)務(wù)審計(jì)、稅務(wù)檢查等外部單位需要查閱公司會計(jì)檔案時，應(yīng)出具相關(guān)單位的正式介紹信或工作證明，并經(jīng)公司財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。查閱過程中，公司應(yīng)安排專人陪同，確保查閱工作符合規(guī)定要求。（二）借閱程序1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱會計(jì)檔案時，需填寫《會計(jì)檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限、歸還時間等內(nèi)容，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審批。2.借閱人應(yīng)按照批準(zhǔn)的借閱期限及時歸還會計(jì)檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱會計(jì)檔案時，借閱人應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行，不得在借閱的會計(jì)檔案上涂改、圈劃、抽換、損壞，不得擅自將會計(jì)檔案帶出公司指定的查閱場所。（三）查閱與借閱登記1.檔案管理人員應(yīng)對查閱和借閱會計(jì)檔案的情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人姓名、所在部門、查閱（借閱）內(nèi)容及用途、批準(zhǔn)人等信息。2.查閱和借閱登記記錄應(yīng)妥善保管，以備查詢和核對。六、會計(jì)檔案的銷毀（一）銷毀條件1.保管期滿的會計(jì)檔案，除未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證外，可以按照規(guī)定程序銷毀。2.對于保管期滿但涉及國家秘密、商業(yè)秘密或其他重要信息的會計(jì)檔案，不得銷毀，應(yīng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時為止。單獨(dú)抽出立卷的會計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案銷毀清冊和會計(jì)檔案保管清冊中列明。（二）銷毀程序1.由公司財(cái)務(wù)部門提出會計(jì)檔案銷毀申請，填寫《會計(jì)檔案銷毀申請表》，詳細(xì)列出擬銷毀會計(jì)檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容，并說明銷毀原因。2.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人對銷毀申請進(jìn)行審核，簽署意見后報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由財(cái)務(wù)部門會同檔案管理部門共同組織會計(jì)檔案銷毀工作。銷毀工作應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人在銷毀會計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會計(jì)檔案銷毀清冊所列內(nèi)容進(jìn)行清點(diǎn)核對；在銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽名或蓋章。4.會計(jì)檔案銷毀清冊應(yīng)一式三份，分別由財(cái)務(wù)部門、檔案管理部門和公司檔案室留存。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對會計(jì)檔案管理工作進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查會計(jì)檔案的整理、保管、查閱、借閱、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合本制度規(guī)定。2.審計(jì)部門應(yīng)出具審計(jì)報(bào)告，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見和建議，并跟蹤整改情況，確保會計(jì)檔案管理工作規(guī)范有序。（二）外部檢查1.