PAGE工程單位檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)工程單位檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在工程建設(shè)、生產(chǎn)經(jīng)營、管理決策等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本工程單位及所屬各部門、各項目組在工程建設(shè)、生產(chǎn)運營、科研開發(fā)等活動中形成的各類檔案的管理。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指工程單位在各項工作活動中直接形成的、具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則。工程單位檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準(zhǔn)確原則。檔案內(nèi)容必須真實反映工程建設(shè)和生產(chǎn)經(jīng)營活動的實際情況，保證檔案的準(zhǔn)確性。3.分類科學(xué)原則。按照檔案的形成規(guī)律和特點，進(jìn)行科學(xué)分類，便于管理和利用。4.安全保密原則。采取有效措施，確保檔案的安全，防止檔案的丟失、損壞和泄密。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)工程單位檔案的集中統(tǒng)一管理工作。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本工程單位檔案管理制度并組織實施。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、分類、編目、裝訂、保管本工程單位的各類檔案，確保檔案的完整和安全。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，為檔案的查詢和利用提供便利。4.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，對已失去保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行鑒定和銷毀。5.積極開展檔案的開發(fā)利用工作，為工程建設(shè)、生產(chǎn)經(jīng)營、管理決策等提供檔案信息服務(wù)。6.組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作水平。7.對所屬各部門、各項目組的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。（二）各部門、項目組職責(zé)1.各部門、項目組應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門、本項目檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的及時、準(zhǔn)確和完整。2.按照檔案管理部門的要求，做好本部門、本項目檔案的分類、編目等基礎(chǔ)工作，便于檔案的集中管理。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、偽造檔案，確保檔案的安全。4.積極配合檔案管理部門的工作，及時提供檔案利用所需的相關(guān)信息和資料。三、檔案的形成與收集（一）檔案形成1.工程單位在工程建設(shè)、生產(chǎn)運營、科研開發(fā)等各項工作活動中，應(yīng)明確檔案形成的責(zé)任主體，確保各項工作活動中產(chǎn)生的文件材料及時、準(zhǔn)確地形成檔案。2.各部門、項目組在工作過程中，應(yīng)按照檔案管理的要求，規(guī)范文件材料的形成過程，保證文件材料的質(zhì)量。（二）檔案收集1.檔案收集工作應(yīng)遵循及時、完整、準(zhǔn)確的原則，確保檔案不遺漏、不丟失。2.各部門、項目組應(yīng)在工作完成后，及時將本部門、本項目形成的檔案材料收集齊全，并移交檔案管理部門。3.檔案管理部門應(yīng)定期對各部門、項目組的檔案收集情況進(jìn)行檢查，對未及時移交或移交不完整的，應(yīng)督促其限期整改。4.對于重要會議、重大活動、重點項目等形成的檔案，檔案管理部門應(yīng)提前介入，及時收集相關(guān)文件材料。四、檔案的整理與分類（一）整理要求1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，對收集到的檔案材料進(jìn)行整理，使其達(dá)到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的要求。2.整理檔案時，應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.對破損、褪色的檔案材料，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的質(zhì)量。（二）分類方法1.工程單位檔案采用年度機(jī)構(gòu)（問題）保管期限分類法。2.年度：按照檔案形成的年度進(jìn)行分類排列。3.機(jī)構(gòu)（問題）：按照工程單位內(nèi)部的組織機(jī)構(gòu)或檔案反映的問題進(jìn)行分類。4.保管期限：根據(jù)檔案的價值，將檔案劃分為永久、長期、短期三種保管期限。永久保管的檔案：凡是反映工程單位主要職能活動和歷史面貌的，對本工程單位有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，列為永久保管。長期保管的檔案：凡是反映工程單位一般工作活動，在較長時間內(nèi)對本工程單位工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為16年至50年。短期保管的檔案：凡是反映工程單位短期工作活動，在較短時間內(nèi)對本工程單位工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管，保管期限為15年以下。（三）編號規(guī)則1.檔案編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性的原則，便于檔案的管理和查詢。2.檔案編號由全宗號、年度號、機(jī)構(gòu)（問題）代碼、保管期限代碼、案卷順序號等組成。3.全宗號：由上級主管部門統(tǒng)一編制，用于標(biāo)識本工程單位的檔案全宗。4.年度號：采用公元紀(jì)年，以四位數(shù)字表示，如“20XX”。5.機(jī)構(gòu)（問題）代碼：根據(jù)工程單位內(nèi)部的組織機(jī)構(gòu)或檔案反映的問題，編制相應(yīng)的代碼。6.保管期限代碼：永久保管的檔案代碼為“Y”，長期保管的檔案代碼為“C”，短期保管的檔案代碼為“D”。7.案卷順序號：按照檔案整理的先后順序，從“001”開始依次編號。（四）編目要求1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類編號的結(jié)果，對檔案進(jìn)行編目，編制檔案目錄。2.檔案目錄應(yīng)包括案卷號、題名、年度、保管期限、頁數(shù)、備注等項目。3.題名應(yīng)準(zhǔn)確概括檔案的主要內(nèi)容，簡明扼要，便于查詢。4.年度應(yīng)填寫檔案形成的年度。5.保管期限應(yīng)填寫檔案的保管期限。6.頁數(shù)應(yīng)填寫檔案的總頁數(shù)。7.備注應(yīng)填寫檔案的特殊情況或需要說明的事項。五、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.檔案庫房應(yīng)設(shè)置防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等安全設(shè)施，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)施的正常運行。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照分類編號的順序排列上架，便于查找和利用。2.對重要的檔案應(yīng)采取備份保管的方式，如制成電子檔案或縮微膠片等，以防檔案原件損壞或丟失。3.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清點和檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。（三）檔案信息化管理1.積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，建立檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理。2.對檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。3.加強(qiáng)電子檔案的安全管理，采取加密存儲、訪問控制、數(shù)據(jù)備份等措施，確保電子檔案的安全。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地看問題、以辯證唯物主義和歷史唯物主義為指導(dǎo)的原則。2.對檔案的鑒定，應(yīng)從檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等方面進(jìn)行全面分析，準(zhǔn)確判斷檔案的價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法。鑒定人員應(yīng)逐件審查檔案，根據(jù)檔案的價值確定其保管期限。2.分析檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，綜合判斷檔案的價值。3.參考檔案的利用情況，對利用率高、利用價值大的檔案，應(yīng)適當(dāng)延長保管期限。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定，確無保存價值的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊。2.檔案銷毀清冊應(yīng)包括檔案的題名、年度、保管期限、案卷號、數(shù)量等內(nèi)容。3.檔案銷毀清冊經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報工程單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。4.檔案銷毀時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字，并注明銷毀日期。5.檔案銷毀后，檔案管理部門應(yīng)將檔案銷毀清冊歸檔保存，以備查考。七、檔案的利用（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、及時的原則，確保檔案的安全和保密。2.檔案利用應(yīng)優(yōu)先滿足工程建設(shè)、生產(chǎn)經(jīng)營、管理決策等工作的需要。（二）利用范圍1.本工程單位內(nèi)部各部門、各項目組因工作需要，可查閱、借閱本部門、本項目形成的檔案。2.外單位因工作需要，經(jīng)工程單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可查閱、借閱本工程單位相關(guān)檔案。3.涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)法律法規(guī)和工程單位保密制度的規(guī)定進(jìn)行管理和利用，防止泄密。（三）利用方式1.查閱：檔案利用者可到檔案管理部門查閱檔案原件或復(fù)制件。查閱檔案時，檔案管理人員應(yīng)提供必要的幫助和指導(dǎo)。2.借閱：檔案利用者因工作需要，可借閱檔案原件。借閱檔案時，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：檔案利用者可根據(jù)需要，復(fù)制檔案資料。復(fù)制檔案時應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作。（四）利用登記1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記。2.檔案利用登記應(yīng)包括利用者姓名、單位、利用時間、利用內(nèi)容、利用方式、歸還時間等項目。3.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案利用登記情況進(jìn)行統(tǒng)計和分析，及時發(fā)現(xiàn)問題并采取措施加以解決。八、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理人員基本要求1.檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策。2.檔案管理人員應(yīng)具有較強(qiáng)的責(zé)任心和敬業(yè)精神，認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)。3.檔案管理人員應(yīng)保守檔案機(jī)密，不得泄露檔案內(nèi)容。（二）檔案管理人員具體職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、保管等日常管理工作。2.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，為檔案的查詢和利用提供便利。3.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，對已失去保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行鑒定和銷毀。4.積極開展檔案的開發(fā)利用工作，為工程建設(shè)、生產(chǎn)經(jīng)營、管理決策等提供檔案信息服務(wù)。5