PAGE人事檔案材料制度一、總則（一）目的為加強公司人事檔案管理，確保人事檔案材料的真實、完整、規(guī)范，充分發(fā)揮人事檔案在公司人力資源管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工的人事檔案材料管理。（三）基本原則1.真實性原則：人事檔案材料應(yīng)如實反映員工的真實情況，不得弄虛作假。2.完整性原則：確保人事檔案材料齊全完整，全面記錄員工的工作經(jīng)歷、業(yè)績、獎懲等信息。3.保密性原則：嚴格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，對人事檔案材料予以保密，防止信息泄露。4.規(guī)范性原則：人事檔案材料的收集、整理、歸檔、保管等工作應(yīng)遵循統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。二、人事檔案材料的內(nèi)容（一）履歷材料1.員工個人基本情況登記表，包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況、學(xué)歷、學(xué)位、畢業(yè)院校、專業(yè)、參加工作時間、現(xiàn)工作單位及職務(wù)等。2.員工履歷表，詳細記錄員工的工作經(jīng)歷，包括工作單位、起止時間、擔(dān)任職務(wù)等。3.員工學(xué)歷學(xué)位證書、專業(yè)技術(shù)資格證書、職業(yè)資格證書等復(fù)印件。（二）自傳材料員工撰寫的自傳，應(yīng)包括個人成長經(jīng)歷、思想演變過程、工作表現(xiàn)等內(nèi)容。（三）鑒定、考核、考察材料1.員工年度考核登記表，記錄員工年度工作表現(xiàn)、考核結(jié)果等。2.員工晉升、調(diào)動、獎懲等考察材料，包括考察報告、民主測評結(jié)果等。3.員工試用期考核材料，包括試用期工作總結(jié)、考核評價等。（四）學(xué)歷學(xué)位、培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）材料1.學(xué)歷學(xué)位證書、培訓(xùn)結(jié)業(yè)證書、專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格證書、聘任文件等原件及復(fù)印件。2.員工參加各類培訓(xùn)的培訓(xùn)記錄、學(xué)習(xí)成績單等。3.專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）評審表、聘任審批表等材料。（五）政審材料1.員工政治歷史情況審查表，包括政治歷史問題的審查結(jié)論等。2.入黨、入團志愿書及相關(guān)審批材料。（六）黨團材料1.黨員、團員登記表，記錄黨員、團員的基本信息。2.黨團組織關(guān)系介紹信、入黨申請書、思想?yún)R報等材料。（七）獎勵材料1.公司內(nèi)部及上級單位頒發(fā)的各類獎勵證書、表彰決定等原件及復(fù)印件。2.獎勵事跡材料，詳細記錄員工的獲獎事跡。（八）處分材料1.公司內(nèi)部及上級單位給予員工的處分決定、通報批評等原件及復(fù)印件。2.處分調(diào)查材料，包括調(diào)查過程記錄、當(dāng)事人陳述等。（九）工資、任免、出國（境）等材料1.員工工資變動審批表、工資條等。2.員工任免文件、職務(wù)變動通知等。3.員工出國（境）審批表、護照復(fù)印件等。（十）其他可供組織參考的材料1.員工健康體檢報告、職業(yè)病診斷證明等。2.員工個人先進事跡材料、工作經(jīng)驗總結(jié)等。3.其他與員工個人相關(guān)的重要材料。三、人事檔案材料的收集（一）收集責(zé)任部門1.員工所在部門負責(zé)收集本部門員工的人事檔案材料，并及時移交人力資源部門。2.人力資源部門負責(zé)統(tǒng)一管理公司員工的人事檔案材料，對收集到的材料進行審核、整理和歸檔。（二）收集時間要求1.新員工入職時，應(yīng)在入職一個月內(nèi)將個人人事檔案材料提交至人力資源部門。2.員工人事檔案材料發(fā)生變動時，相關(guān)部門應(yīng)在變動發(fā)生后一周內(nèi)將材料移交至人力資源部門。3.人力資源部門應(yīng)定期對人事檔案材料進行清查，確保材料的及時收集和更新。（三）收集內(nèi)容要求1.收集的人事檔案材料應(yīng)真實、準(zhǔn)確，并加蓋相關(guān)部門或單位的公章。2.材料應(yīng)完整無缺頁、無破損，字跡清晰可辨。3.對于復(fù)印件，應(yīng)注明“與原件相符”字樣，并由原件保管部門或個人簽字確認。四、人事檔案材料的整理（一）整理原則1.遵循人事檔案材料的形成規(guī)律，保持材料之間的有機聯(lián)系。2.分類準(zhǔn)確，編排有序。3.便于保管和利用。（二）整理方法1.按照人事檔案材料的內(nèi)容分類，分為履歷材料、自傳材料、鑒定考核考察材料、學(xué)歷學(xué)位培訓(xùn)專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）材料、政審材料、黨團材料、獎勵材料、處分材料、工資任免出國（境）等材料及其他可供組織參考的材料等十大類。2.每類材料按照時間順序排列，同一類材料中按照重要程度排列。3.對每份材料進行編號，并在材料右上角加蓋編號章。4.編制人事檔案材料目錄，目錄應(yīng)包括材料名稱、編號、日期等信息。（三）整理要求1.整理人事檔案材料時，應(yīng)認真核對材料內(nèi)容，確保材料的真實性和準(zhǔn)確性。2.對于不符合要求的材料，應(yīng)及時與相關(guān)部門或個人溝通，補充或更正材料。3.整理后的人事檔案材料應(yīng)達到分類清楚、編排有序、目錄清晰、裝訂整齊的要求。五、人事檔案材料的歸檔（一）歸檔流程1.人力資源部門對整理好的人事檔案材料進行審核，審核無誤后，將材料裝入人事檔案袋。2.在人事檔案袋上填寫員工姓名、檔案編號、檔案類別等信息，并加蓋人力資源部門公章。3.將人事檔案存入專門的檔案柜或檔案庫，并按照檔案編號順序排列。4.建立人事檔案臺賬，記錄檔案的編號、姓名、存放位置等信息，便于查詢和管理。（二）歸檔要求1.歸檔的人事檔案材料應(yīng)齊全完整，符合整理要求。2.檔案袋應(yīng)密封完好，防止材料丟失或損壞。3.檔案庫應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，確保檔案的安全保管。六．人事檔案材料的保管（一）保管責(zé)任部門人力資源部門負責(zé)公司人事檔案材料的保管工作，指定專人負責(zé)檔案管理，并明確其職責(zé)和權(quán)限。（二）保管設(shè)施要求1.應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫，配備必要的檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案庫應(yīng)安裝監(jiān)控設(shè)備，確保檔案的安全。3.定期對檔案保管設(shè)施進行檢查和維護，確保設(shè)施的正常運行。（三）保管期限1.人事檔案材料的保管期限分為永久、長期和短期。2.永久保管的檔案材料主要包括員工的履歷材料、自傳材料、鑒定考核考察材料、學(xué)歷學(xué)位培訓(xùn)專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）材料、政審材料、黨團材料、獎勵材料、處分材料、工資任免出國（境）等材料及其他可供組織參考的重要材料。3.長期保管的檔案材料主要包括員工的一般性考核材料、培訓(xùn)材料等，保管期限為10年。4.短期保管的檔案材料主要包括員工的臨時性材料，保管期限為5年。（四）保管期限的計算1.保管期限從檔案形成之日起計算。2.對于定期保管的檔案材料，到期后應(yīng)進行鑒定，根據(jù)鑒定結(jié)果決定是否繼續(xù)保管或銷毀。（五）檔案的查閱、借閱和歸還1.公司內(nèi)部人員查閱人事檔案，需填寫《人事檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責(zé)人和人力資源部門負責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時應(yīng)在指定地點進行，不得擅自將檔案帶出或轉(zhuǎn)借他人。2.公司外部單位或個人查閱人事檔案，需持有單位介紹信，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。查閱時應(yīng)安排專人陪同，查閱內(nèi)容應(yīng)嚴格保密。3.借閱人事檔案，需填寫《人事檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責(zé)人和人力資源部門負責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不得超過兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，不得轉(zhuǎn)借他人。4.檔案歸還時，借閱人應(yīng)認真核對檔案材料，確保檔案完整無損。如發(fā)現(xiàn)檔案材料有丟失、損壞等情況，應(yīng)及時報告人力資源部門，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（六）檔案的保密1.人力資源部門應(yīng)嚴格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，對人事檔案材料予以保密。2.檔案管理人員應(yīng)嚴格履行保密職責(zé)，不得泄露檔案內(nèi)容。3.未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)接受檔案查閱、借閱的單位或個人，不得擅自摘抄、復(fù)制檔案內(nèi)容。七、人事檔案材料的鑒定與銷毀（一）鑒定工作組織1.成立人事檔案鑒定小組，由人力資源部門負責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)部門負責(zé)人組成。2.鑒定小組負責(zé)對到期的人事檔案材料進行鑒定，確定檔案材料的存毀。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.對已過保管期限的檔案材料，根據(jù)其重要性、完整性、真實性等因素進行鑒定。2.對于重要的、具有歷史價值的檔案材料，應(yīng)繼續(xù)保管；對于一般性的、已失去保存價值的檔案材料，可予以銷毀。（三）銷毀程序1.鑒定小組對擬銷毀的檔案材料進行逐一審核，提出銷毀意見。2.將擬銷毀的檔案材料清單報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員會同相關(guān)部門