PAGE扶貧工程檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)扶貧工程檔案管理，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在扶貧工作中的憑證和參考作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織參與的所有扶貧工程項(xiàng)目檔案的管理，包括項(xiàng)目申報(bào)、實(shí)施、驗(yàn)收等全過(guò)程形成的各類(lèi)文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則扶貧工程檔案由公司/組織指定的檔案管理部門(mén)集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映扶貧工程項(xiàng)目的實(shí)際情況，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案資料。3.完整性原則全面收集扶貧工程項(xiàng)目各個(gè)環(huán)節(jié)產(chǎn)生的文件資料，保證檔案內(nèi)容的完整性。4.規(guī)范性原則檔案管理工作應(yīng)遵循國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案整理、歸檔、保管、利用等工作規(guī)范有序。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司/組織的檔案管理制度，制定和完善扶貧工程檔案管理細(xì)則。2.負(fù)責(zé)扶貧工程檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作，確保檔案資料的安全和完整。3.對(duì)扶貧工程項(xiàng)目各部門(mén)的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。4.參與扶貧工程項(xiàng)目的驗(yàn)收工作，負(fù)責(zé)審查項(xiàng)目檔案的完整性和準(zhǔn)確性，確保項(xiàng)目檔案符合驗(yàn)收要求。5.按照規(guī)定向有關(guān)部門(mén)移交檔案資料，做好檔案的統(tǒng)計(jì)和鑒定銷(xiāo)毀工作。（二）項(xiàng)目部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)扶貧工程項(xiàng)目文件資料的收集、整理和歸檔工作，確保文件資料的真實(shí)、完整和及時(shí)。2.明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案管理工作，按照檔案管理部門(mén)的要求，定期將整理好的檔案移交至檔案管理部門(mén)。3.在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，嚴(yán)格按照檔案管理規(guī)定，做好文件資料的形成、積累和保管工作，防止文件資料的丟失和損壞。4.積極配合檔案管理部門(mén)的工作，接受檔案管理部門(mén)的指導(dǎo)和監(jiān)督，及時(shí)整改檔案管理工作中存在的問(wèn)題。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛(ài)檔案管理工作，具備良好的職業(yè)道德和專(zhuān)業(yè)知識(shí)，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度。2.負(fù)責(zé)扶貧工程檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類(lèi)、編號(hào)、裝訂、上架等，確保檔案整理規(guī)范、有序。3.做好檔案的保管工作，定期檢查檔案的保管狀況，采取有效措施防止檔案的損壞、變質(zhì)和丟失。對(duì)破損、褪色的檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。4.熟悉檔案內(nèi)容，積極為利用者提供檔案信息服務(wù)，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，做好檔案利用登記工作。5.負(fù)責(zé)檔案管理系統(tǒng)的維護(hù)和數(shù)據(jù)錄入工作，確保檔案信息的準(zhǔn)確和安全，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.項(xiàng)目申報(bào)階段：包括項(xiàng)目申報(bào)書(shū)、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目建議書(shū)、相關(guān)部門(mén)的批復(fù)文件等。2.項(xiàng)目實(shí)施階段：項(xiàng)目實(shí)施方案、項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、項(xiàng)目資金使用計(jì)劃及執(zhí)行情況報(bào)告等。項(xiàng)目招投標(biāo)文件，包括招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評(píng)標(biāo)報(bào)告、中標(biāo)通知書(shū)等。項(xiàng)目合同協(xié)議，如項(xiàng)目建設(shè)合同、技術(shù)服務(wù)合同、物資采購(gòu)合同等。項(xiàng)目施工過(guò)程中的各類(lèi)文件，如施工圖紙、施工組織設(shè)計(jì)、工程變更通知、工程質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、隱蔽工程驗(yàn)收記錄等。項(xiàng)目資金管理文件，如財(cái)務(wù)憑證、賬目報(bào)表、資金審計(jì)報(bào)告等。項(xiàng)目涉及的各類(lèi)會(huì)議紀(jì)要、工作簡(jiǎn)報(bào)。項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的照片、影像資料、實(shí)物樣本等。3.項(xiàng)目驗(yàn)收階段：項(xiàng)目驗(yàn)收申請(qǐng)書(shū)、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、驗(yàn)收意見(jiàn)、整改報(bào)告等。（二）收集要求1.各項(xiàng)目部門(mén)應(yīng)在文件資料形成后及時(shí)收集，確保文件資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.收集的文件資料應(yīng)字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章齊全，紙質(zhì)文件應(yīng)使用耐久性強(qiáng)的書(shū)寫(xiě)材料。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）整理方法1.分類(lèi)按照扶貧工程項(xiàng)目的階段、文件類(lèi)型等進(jìn)行分類(lèi)，一般可分為項(xiàng)目申報(bào)類(lèi)、項(xiàng)目實(shí)施類(lèi)、項(xiàng)目驗(yàn)收類(lèi)等。每個(gè)大類(lèi)下再根據(jù)具體內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分。2.編號(hào)為便于檔案的管理和查找，對(duì)每一份檔案進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則，可采用年份+項(xiàng)目名稱(chēng)+流水號(hào)的方式進(jìn)行編號(hào)。3.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，采用線(xiàn)裝或膠裝方式，確保檔案整齊、牢固。4.編目編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容，以便快速檢索和查閱檔案。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔要求1.項(xiàng)目部門(mén)應(yīng)定期將整理好的檔案移交至檔案管理部門(mén)，移交時(shí)應(yīng)填寫(xiě)檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。2.檔案管理部門(mén)對(duì)接收的檔案進(jìn)行審核，對(duì)不符合要求的檔案退回項(xiàng)目部門(mén)重新整理。3.歸檔的檔案應(yīng)按照分類(lèi)編號(hào)順序排列，裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類(lèi)別、編號(hào)、起止日期等信息。（二）保管期限根據(jù)扶貧工程項(xiàng)目檔案的重要程度和保存價(jià)值，確定檔案的保管期限，一般分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的檔案項(xiàng)目申報(bào)階段的重要文件，如項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、相關(guān)部門(mén)的批復(fù)文件等。項(xiàng)目驗(yàn)收階段的驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、驗(yàn)收意見(jiàn)等。涉及項(xiàng)目重大變更、重大問(wèn)題處理的文件資料。反映項(xiàng)目全貌和重要?dú)v史事件的照片、影像資料等。2.長(zhǎng)期保管的檔案項(xiàng)目實(shí)施階段的主要文件，如項(xiàng)目實(shí)施方案、項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目合同協(xié)議等，保管期限一般為1030年。項(xiàng)目資金管理文件，如財(cái)務(wù)憑證、賬目報(bào)表等，保管期限一般為15年。3.短期保管的檔案項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的一般性文件，如工作簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議紀(jì)要等，保管期限一般為5年。（三）保管方式1.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。2.檔案應(yīng)存放在專(zhuān)用的檔案柜架上，按照類(lèi)別和編號(hào)順序排列，便于查找和管理。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，采用磁帶、光盤(pán)、硬盤(pán)等多種存儲(chǔ)介質(zhì)，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)檢查和維護(hù)，確保電子檔案的安全和完整。五、檔案利用與借閱（一）利用原則1.扶貧工程檔案的利用應(yīng)遵循合法、合理、及時(shí)的原則，確保檔案信息的安全和保密。2.檔案利用應(yīng)服務(wù)于扶貧工作的決策、管理和研究，為項(xiàng)目的后續(xù)實(shí)施、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)等提供依據(jù)。（二）利用方式1.查閱因工作需要查閱檔案的人員，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)查閱。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)表提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。2.借閱確需借閱檔案原件的，應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人、檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人和公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，特殊情況需延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容。歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如有損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究責(zé)任。（三）利用登記檔案管理部門(mén)應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案查閱、借閱的時(shí)間、內(nèi)容、利用者等信息進(jìn)行詳細(xì)記錄，以便統(tǒng)計(jì)和查詢(xún)。六、檔案鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、嚴(yán)格保密的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)專(zhuān)家等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案存毀意見(jiàn)。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等進(jìn)行全面審查，分析檔案的保存價(jià)值。2.參考同類(lèi)項(xiàng)目檔案的保管情況，結(jié)合公司/組織的實(shí)際需求，確定檔案的存毀。（四）銷(xiāo)毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確無(wú)保存價(jià)值的檔案，編制檔案銷(xiāo)毀清單，注明檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。2.檔案銷(xiāo)毀清單經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。3.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。銷(xiāo)毀過(guò)程中應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)督，銷(xiāo)毀完畢后，監(jiān)督人員應(yīng)在檔案銷(xiāo)毀清單上簽字確認(rèn)。4.檔案銷(xiāo)毀清單應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立扶貧工程檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案整理規(guī)范，將紙質(zhì)檔案的內(nèi)容錄入檔案管理信息系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確和完整。2.定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)，及時(shí)更新檔案的狀態(tài)、利用情況等信息。（三）系統(tǒng)功能1.檔案檢索功能提供多種檢索方式，如按檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者等進(jìn)行檢索，方便用戶(hù)快速查找所需檔案。2.檔案借閱管理功能實(shí)現(xiàn)檔案借閱申請(qǐng)、審批、登記、歸還等流程的信息化管理，提高借閱工作的效率和透明度。3.檔案統(tǒng)計(jì)分析功能對(duì)檔案的數(shù)量、類(lèi)別、保管期限、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。4.安全管理功能設(shè)置用戶(hù)權(quán)限，確保檔案信息的安全保密。對(duì)系統(tǒng)操作進(jìn)行日志記錄，便于審計(jì)和追蹤。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、歸檔、保管、利用等環(huán)節(jié)的工作是否符合規(guī)定。2.檔案管理部門(mén)和項(xiàng)目部門(mén)的檔案管理職責(zé)履行情況。3.檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和工作態(tài)度。4.檔案信息化管理系統(tǒng)的運(yùn)行情況。（二）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查檔案管理部門(mén)定期對(duì)扶貧工程檔案管理工作進(jìn)行全面檢查，檢查結(jié)果形成書(shū)面報(bào)告，向公司/組織領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。2.不定期抽查公司/組織相關(guān)部門(mén)不定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行抽查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。3.專(zhuān)項(xiàng)檢查針對(duì)檔案管理工作中的重點(diǎn)問(wèn)