PAGE醫(yī)院人事檔案調閱制度一、總則（一）目的為規(guī)范醫(yī)院人事檔案的調閱行為，確保人事檔案的安全與完整，保障醫(yī)院各項工作的正常開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于醫(yī)院內部各部門及工作人員因工作需要調閱人事檔案的相關活動。（三）基本原則1.嚴格審批原則：調閱人事檔案必須經過嚴格的審批程序，確保調閱目的合法合規(guī)。2.安全保密原則：調閱過程中要確保人事檔案的安全，嚴格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。3.限時歸還原則：調閱人員應在規(guī)定時間內歸還檔案，不得擅自延長調閱期限。二、調閱主體與權限（一）內部調閱主體1.醫(yī)院人力資源部門因開展人事管理工作，如員工招聘、考核、晉升、調配等，可按規(guī)定調閱相關人員的人事檔案。有權查閱檔案中的基本信息、工作經歷、考核評價、培訓記錄等內容。2.其他部門涉及員工薪酬福利、勞動糾紛處理等工作，經人力資源部門審核同意后，可查閱相關人員的部分檔案信息，如工資發(fā)放記錄、獎懲情況等。因醫(yī)院內部審計、紀檢監(jiān)察等工作需要，在履行必要手續(xù)后，可查閱特定人員的相關檔案資料。（二）調閱權限1.一般工作人員調閱人事檔案，需經所在部門負責人同意，并報人力資源部門備案。2.部門負責人調閱下屬員工檔案，可直接向人力資源部門提出申請。3.人力資源部門負責人及分管領導調閱人事檔案，可根據工作需要直接進行，但需做好記錄。三、調閱流程（一）申請1.調閱人填寫《人事檔案調閱申請表》，詳細說明調閱目的、調閱檔案范圍、調閱時間等內容。2.將申請表提交所在部門負責人審核，部門負責人簽署意見后，報送人力資源部門。（二）審批1.人力資源部門對調閱申請進行審核，重點審查調閱目的是否合理、調閱范圍是否必要、調閱時間是否符合規(guī)定等。2.對于符合規(guī)定的申請，由人力資源部門負責人簽字批準；對于不符合規(guī)定的申請，及時通知調閱人并說明理由。（三）調閱1.經批準后，調閱人憑有效證件到人力資源部門檔案管理室辦理調閱手續(xù)。2.檔案管理人員按照調閱申請，提供相應的人事檔案，并與調閱人當面核對檔案數量和完整性。3.調閱人需在檔案管理室指定區(qū)域內查閱檔案，不得將檔案帶出室外或擅自轉借他人。（四）歸還1.調閱結束后，調閱人應及時將檔案歸還檔案管理室。2.檔案管理人員對歸還的檔案進行檢查，確認檔案完整無損、無涂改跡象后，辦理歸還手續(xù)。3.如發(fā)現檔案有損壞、丟失或涂改等情況，調閱人應承擔相應責任，并及時報告人力資源部門。四、調閱內容與限制（一）調閱內容1.員工基本信息：包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、學歷、學位、專業(yè)、參加工作時間、入黨時間等。2.工作經歷：歷任工作單位、職務、任職時間等。3.考核評價：年度考核結果、獎懲情況等。4.培訓記錄：參加各類培訓的時間、內容、成績等。5.薪酬福利：工資發(fā)放記錄、獎金分配情況、社會保險繳納記錄等。6.人事任免：任免文件、任職通知等。7.其他相關資料：如體檢報告、勞動合同等。（二）調閱限制1.涉及員工個人隱私的信息，如婚姻狀況、家庭成員信息等，未經員工本人書面同意，不得調閱。2.檔案中的機密文件和資料，如涉及醫(yī)院商業(yè)秘密、技術秘密等內容，嚴格按照保密規(guī)定進行調閱，調閱范圍僅限于相關部門負責人和指定人員，并做好保密措施。3.不得擅自復制、拍照、掃描人事檔案內容，確因工作需要復制的，需經人力資源部門負責人批準，并注明用途和份數。五、檔案安全與保密（一）檔案安全1.檔案管理室應配備必要的安全設施，如防火、防潮、防蟲、防盜等設備，確保人事檔案的安全存放。2.調閱人在查閱檔案過程中，應愛護檔案，不得隨意折疊、涂改、損壞檔案材料。3.檔案管理人員要定期對檔案進行檢查和維護，發(fā)現問題及時處理，確保檔案的完整性和可讀性。（二）保密措施1.調閱人事檔案的工作人員要嚴格遵守保密制度，不得泄露檔案內容。2.檔案管理人員應對調閱情況進行記錄，包括調閱人姓名、部門、調閱時間、調閱內容等，以備查詢。3.未經醫(yī)院批準，任何單位和個人不得查閱醫(yī)院人事檔案。對于違反保密規(guī)定的行為，將依法依規(guī)追究相關人員的責任。六、監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督1.人力資源部門定期對人事檔案調閱情況進行檢查，查看調閱手續(xù)是否齊全、調閱記錄是否完整、檔案歸還是否及時等。2.醫(yī)院紀檢監(jiān)察部門負責對人事檔案調閱過程中的違規(guī)行為進行監(jiān)督檢查，發(fā)現問題及時督促整改，并嚴肅追究相關人員的責任。（二）外部監(jiān)督1.接受上級主管部門和相關部門的監(jiān)督檢查，按照要求提供人事檔案調閱情況的報告和資料。2.積極配合社會監(jiān)督，對群眾反映的人事檔案調閱方面的問題，及時進行調查處理，并將結果反饋給相關人員。七、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經批準擅自調閱人事檔案。2.超出調閱范圍查閱檔案。3.將檔案帶出規(guī)定區(qū)域或轉借他人。4.擅自復制、拍照、掃描檔案內容。5.泄露檔案信息。6.損壞、丟失檔案材料。（二）處理措施1.對于初次違規(guī)且情節(jié)較輕的人員，給予批評教育，責令其寫出書面檢討，并在全院范圍內通報批評。2.對于多次違規(guī)或情節(jié)嚴重的人員，視情節(jié)輕重給予警告、記過、記大過、降級、撤職、開除等處分。3.因違規(guī)行為給醫(yī)院造成經濟損失或不良影響的，應依法依規(guī)承擔相應的賠償責任，并消除不良影響。八