PAGE財務(wù)檔案保存管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司財務(wù)檔案的管理，確保財務(wù)檔案的安全、完整和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國會計法》、《會計檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分公司、子公司的財務(wù)檔案管理。（三）定義財務(wù)檔案是指公司在財務(wù)活動中形成的，具有保存價值的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告等各種形式的會計資料，以及與財務(wù)相關(guān)的其他資料，如稅務(wù)申報資料、審計報告、財務(wù)預(yù)算與決算資料等。（四）管理原則1.統(tǒng)一管理原則：公司財務(wù)檔案由財務(wù)部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.安全保密原則：采取有效措施，確保財務(wù)檔案的安全，防止檔案丟失、損壞和泄密。3.完整準(zhǔn)確原則：保證財務(wù)檔案的內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，能夠真實(shí)反映公司的財務(wù)狀況和經(jīng)營成果。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱、使用和保管。二、財務(wù)檔案的分類與編號（一）分類1.會計憑證類：包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證等。2.會計賬簿類：總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿。3.財務(wù)報告類：月度、季度、年度財務(wù)報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明等。4.其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、審計報告、財務(wù)預(yù)算與決算資料、財務(wù)分析報告等。（二）編號1.會計憑證編號：按照年度和月份順序編號，每月從1號開始，如“20XX年X月記字第X號”。記賬憑證應(yīng)根據(jù)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的先后順序連續(xù)編號，不得跳號、重號。2.會計賬簿編號：總賬、明細(xì)賬、日記賬等賬簿應(yīng)按照類別和年度進(jìn)行編號，如“總賬20XX”、“明細(xì)賬20XXXX科目”等。固定資產(chǎn)卡片應(yīng)按照固定資產(chǎn)類別和編號順序排列，并進(jìn)行編號。3.財務(wù)報告編號：按照年度和報告類型進(jìn)行編號，如“20XX年度財務(wù)報告年報”、“20XX年X季度財務(wù)報告季報”等。4.其他類編號：根據(jù)資料的類別和時間順序進(jìn)行編號，如“銀行存款余額調(diào)節(jié)表20XX年X月”、“審計報告20XX年度”等。三、財務(wù)檔案的整理與裝訂（一）整理1.會計憑證整理：在記賬憑證編制完成后，應(yīng)及時對原始憑證進(jìn)行整理。原始憑證應(yīng)按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的性質(zhì)和類別進(jìn)行分類，同類原始憑證應(yīng)粘貼在一起，并在記賬憑證后面注明原始憑證的張數(shù)。對于紙張較大的原始憑證，應(yīng)折疊成與記賬憑證大小一致，并粘貼在記賬憑證后面。2.會計賬簿整理：在年度終了后，應(yīng)將各種賬簿打印成冊，并進(jìn)行整理。總賬應(yīng)按照科目順序排列，明細(xì)賬應(yīng)按照賬戶順序排列，日記賬應(yīng)按照日期順序排列。對于活頁式賬簿，應(yīng)抽出空白賬頁，并將賬頁編號順序整理好。3.財務(wù)報告整理：在年度終了后，應(yīng)將各種財務(wù)報告打印成冊，并進(jìn)行整理。財務(wù)報告應(yīng)按照報告類型和時間順序排列，同時應(yīng)附上財務(wù)報告的編制說明和相關(guān)附表。4.其他類整理：對于其他類財務(wù)檔案，應(yīng)按照資料的類別和時間順序進(jìn)行整理，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。（二）裝訂1.會計憑證裝訂：會計憑證應(yīng)按照編號順序進(jìn)行裝訂，每本憑證厚度應(yīng)適中，一般不超過2.5厘米。裝訂時應(yīng)使用棉線在左上角裝訂，并在封面上注明年度、月份、憑證種類、起止號碼、憑證張數(shù)等信息。2.會計賬簿裝訂：會計賬簿應(yīng)按照編號順序進(jìn)行裝訂，每本賬簿厚度應(yīng)適中，一般不超過3厘米。裝訂時應(yīng)使用棉線在左側(cè)裝訂，并在封面上注明年度、賬簿種類、賬簿名稱等信息。3.財務(wù)報告裝訂：財務(wù)報告應(yīng)按照編號順序進(jìn)行裝訂，每本報告厚度應(yīng)適中，一般不超過2厘米。裝訂時應(yīng)使用棉線在左側(cè)裝訂，并在封面上注明年度、報告類型、報告名稱等信息。4.其他類裝訂：對于其他類財務(wù)檔案，應(yīng)根據(jù)資料的特點(diǎn)和要求進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。四、財務(wù)檔案的保管（一）保管期限1.會計憑證類：保管期限為30年。2.會計賬簿類：總賬、明細(xì)賬、日記賬等保管期限為30年；固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年。3.財務(wù)報告類：月度、季度財務(wù)報告保管期限為10年；年度財務(wù)報告永久保管。4.其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單保管期限為10年；納稅申報表保管期限為10年；審計報告、財務(wù)預(yù)算與決算資料、財務(wù)分析報告等根據(jù)實(shí)際情況確定保管期限，但一般不少于10年。（二）保管地點(diǎn)1.公司應(yīng)設(shè)立專門的財務(wù)檔案保管庫，用于存放財務(wù)檔案。保管庫應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，確保檔案的安全。2.財務(wù)檔案保管庫應(yīng)配備專人負(fù)責(zé)管理，管理人員應(yīng)具備一定的檔案管理知識和技能，熟悉財務(wù)檔案的保管要求和查閱流程。（三）保管要求1.財務(wù)檔案應(yīng)分類存放，按照編號順序排列，便于查閱和管理。2.對于電子財務(wù)檔案，應(yīng)定期進(jìn)行備份，并存儲在安全可靠的介質(zhì)上，如光盤、硬盤等。備份介質(zhì)應(yīng)與原始檔案分開存放，并注明備份日期、備份內(nèi)容等信息。3.財務(wù)檔案保管庫應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。4.管理人員應(yīng)定期對財務(wù)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。五、財務(wù)檔案的查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部人員查閱財務(wù)檔案，應(yīng)填寫《財務(wù)檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，并經(jīng)財務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.查閱財務(wù)檔案時，應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出保管庫。查閱過程中，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換等。3.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還保管庫，并由管理人員進(jìn)行清點(diǎn)和核對。（二）借閱1.公司外部單位或個人因工作需要借閱財務(wù)檔案，應(yīng)填寫《財務(wù)檔案借閱申請表》，注明借閱單位或個人名稱、借閱目的、借閱內(nèi)容及期限等信息，并經(jīng)公司財務(wù)部門負(fù)責(zé)人和公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱財務(wù)檔案時，應(yīng)辦理借閱登記手續(xù)，注明借閱日期、借閱人姓名、借閱內(nèi)容及期限等信息。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管所借閱的財務(wù)檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。借閱結(jié)束后，借閱人員應(yīng)及時將檔案歸還保管庫，并由管理人員進(jìn)行清點(diǎn)和核對。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。六、財務(wù)檔案的銷毀（一）銷毀條件1.財務(wù)檔案保管期滿，且按照規(guī)定不需要繼續(xù)保存的，可以進(jìn)行銷毀。2.對于保管期滿但涉及未了事項的財務(wù)檔案，不得銷毀，應(yīng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)時為止。（二）銷毀程序1.財務(wù)部門應(yīng)定期對保管期滿的財務(wù)檔案進(jìn)行清理，編制《財務(wù)檔案銷毀清冊》，注明檔案名稱、編號、保管期限、銷毀原因等信息。2.《財務(wù)檔案銷毀清冊》應(yīng)經(jīng)財務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核后，報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.銷毀財務(wù)檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。監(jiān)銷