PAGE大學檔案利用管理制度一、總則（一）目的為了加強大學檔案的管理與利用，確保檔案信息的安全、完整和有效，充分發(fā)揮檔案在學校教學、科研、管理等各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校各學院、部門及附屬單位在檔案利用過程中的相關活動。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家有關檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保檔案利用活動合法合規(guī)。2.安全保密原則：在檔案利用過程中，切實保障檔案信息的安全，防止檔案信息泄露、篡改或丟失。3.服務為本原則：以服務學校各項工作為宗旨，積極為利用者提供優(yōu)質、高效的檔案利用服務。4.規(guī)范有序原則：建立健全檔案利用流程和管理制度，確保檔案利用工作規(guī)范、有序進行。二、檔案利用范圍（一）校內利用1.教學工作：教師備課、教學研究、課程建設、畢業(yè)設計指導等需要查閱相關專業(yè)檔案；學生學籍管理、成績查詢、畢業(yè)資格審核等需要利用個人檔案及相關教學檔案。2.科研工作：科研人員開展課題研究、撰寫論文著作、申請科研項目等需要查閱科研項目檔案、學術成果檔案等。3.管理工作：學校各部門在制定政策、規(guī)劃發(fā)展、處理日常事務等過程中，需要查閱各類行政管理檔案、財務檔案、人事檔案等。4.其他工作：校內舉辦各類活動、開展校友工作、進行校史研究等需要利用相關檔案資料。（二）校外利用1.上級主管部門：教育行政部門、政府相關部門等因工作需要查閱本校檔案。2.合作單位：與本校有合作關系的企業(yè)、高校、科研機構等，因合作項目、聯合研究等事宜需要查閱相關檔案。3.司法機關：在涉及本校的法律糾紛、案件調查等情況下，司法機關依法查閱相關檔案。4.其他單位：因特殊原因需要查閱本校檔案的其他單位，經學校批準后可按規(guī)定查閱。三、檔案利用流程（一）校內利用流程1.申請：利用者填寫《大學檔案利用申請表》，詳細說明利用檔案的目的、內容、范圍等信息，并注明所在部門、聯系方式等。申請表需經所在部門負責人簽字同意。2.審核：檔案管理部門收到申請表后，對申請內容進行審核。審核重點包括申請目的是否合理、利用范圍是否適當、是否符合安全保密規(guī)定等。對于涉及重要檔案或敏感信息的利用申請，需報學校分管領導審批。3.查閱：審核通過后，檔案管理部門根據利用者的申請，提供相應的檔案資料。利用者需在指定的檔案查閱場所進行查閱，不得擅自將檔案帶出查閱場所。查閱過程中，檔案管理人員應在場監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。4.登記：檔案管理部門對檔案利用情況進行詳細登記，包括利用者姓名、所在部門、申請時間、查閱檔案名稱及數量、歸還時間等信息。登記記錄應妥善保存，以備查詢。5.歸還：利用者查閱完畢后，應及時將檔案歸還檔案管理部門。檔案管理人員對歸還的檔案進行核對，確保檔案無損壞、丟失等情況。如發(fā)現問題，應及時查明原因并追究相關責任。（二）校外利用流程1.申請：校外單位或個人需提前向本校檔案管理部門提交書面申請，說明利用檔案的目的、內容、范圍等信息，并提供單位介紹信或個人身份證明。申請需經本校相關部門或單位審核同意，并加蓋公章。2.審核：檔案管理部門收到申請后，進行嚴格審核。審核內容除包括校內利用申請審核的各項要點外，還需重點審查校外單位或個人的資質、利用檔案的必要性及可能對學校造成的影響等。審核通過后，報學校分管領導審批。3.查閱：經學校批準后，校外利用者需在檔案管理部門指定的場所查閱檔案。查閱過程中，檔案管理人員應全程陪同，嚴格監(jiān)督利用者的查閱行為，確保檔案安全。4.登記：檔案管理部門對外校利用情況進行詳細登記，登記內容與校內利用登記相同。同時，要求校外利用者簽署《檔案利用承諾書》，承諾遵守學校檔案利用規(guī)定，保護檔案信息安全。5.歸還：校外利用者查閱完畢后，應按照約定及時歸還檔案。檔案管理人員對歸還的檔案進行認真檢查，如發(fā)現問題，應及時與校外利用者溝通解決，并視情節(jié)輕重追究相關責任。四、檔案利用方式（一）查閱利用者可根據需要查閱紙質檔案或電子檔案。查閱紙質檔案時，應保持檔案整潔，不得在檔案上涂改、標記、污損等。查閱電子檔案時，應使用檔案管理部門指定的設備和軟件，不得擅自復制、傳播電子檔案信息。（二）借閱對于確需借出檔案的情況，校內利用者需經檔案管理部門負責人批準，并辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，特殊情況需延長借閱期限的，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。校外單位或個人原則上不得借閱檔案，如因特殊原因確需借閱的，需經學校分管領導批準，并按照嚴格的借閱程序辦理，借閱期限一般不超過[X]個工作日。借閱期間，利用者應妥善保管檔案，不得轉借他人，不得擅自復制、摘錄、傳播檔案內容。（三）復制利用者因工作需要可申請復制檔案資料。復制檔案應經檔案管理部門負責人批準，復制數量應根據實際需要合理確定。復制檔案時，檔案管理部門應按照規(guī)定的格式和要求進行操作，確保復制件與原件內容一致。復制件應加蓋檔案管理部門印章，并注明“復制件”字樣。五、檔案利用的安全與保密（一）安全保障1.檔案查閱場所應具備必要的安全設施，如防火、防盜、防潮、防蟲等設備，確保檔案存放環(huán)境安全。2.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和維護，及時發(fā)現并處理檔案存在的安全隱患。3.在檔案利用過程中發(fā)生安全事故時，檔案管理部門應立即采取措施，保護現場，及時報告學校有關部門，并積極配合進行調查處理。（二）保密措施1.檔案管理人員應嚴格遵守保密制度，對檔案內容嚴格保密，不得泄露檔案信息。2.利用者在查閱檔案過程中，應嚴格遵守保密規(guī)定，不得擅自將檔案內容告知無關人員。對于涉及國家機密、商業(yè)秘密、個人隱私等敏感信息的檔案，利用者應采取必要的保密措施，防止信息泄露。3.嚴禁在非保密場所談論、傳播檔案內容，嚴禁在互聯網等公共信息平臺上發(fā)布涉及檔案保密信息的內容。六、檔案利用的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.學校檔案管理部門負責對全校檔案利用工作進行日常監(jiān)督檢查，定期對檔案利用情況進行統(tǒng)計分析，及時發(fā)現和糾正存在的問題。2.學校設立檔案利用監(jiān)督舉報電話和郵箱，接受全校師生和社會各界對檔案利用過程中違規(guī)行為的舉報。對于舉報信息，檔案管理部門應及時進行調查核實，并依法依規(guī)處理。（二）考核辦法1.將檔案利用工作納入學校各部門及附屬單位的年度考核內容，考核指標包括檔案利用服務質量、利用效率、安全保密情況等。2.對在檔案利用工作中表現突出的部門和個人，給予表彰和獎勵；對違反檔案利用管理制度的部門和個人，視情節(jié)輕重給予批評教育、責令整改、通報批評等處理；