PAGE學生資助檔案交接制度一、總則（一）目的為規(guī)范學生資助檔案的交接工作，確保檔案資料的完整性、準確性和安全性，保障學生資助工作的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學校、教育部門及相關資助管理機構在學生資助檔案交接過程中的各項活動。（三）基本原則1.真實性原則：交接的檔案資料必須真實反映學生資助工作的實際情況，不得偽造、篡改。2.完整性原則：確保檔案資料齊全，涵蓋學生資助申請、審核、發(fā)放等各個環(huán)節(jié)的相關文件。3.準確性原則：檔案信息準確無誤，數(shù)據(jù)記錄清晰，避免因信息錯誤導致工作失誤。4.保密性原則：嚴格保護學生個人隱私和敏感信息，在交接過程中防止信息泄露。5.及時性原則：按照規(guī)定的時間節(jié)點完成檔案交接工作，不得拖延，確保資助工作的連續(xù)性。二、檔案內容與分類（一）學生資助申請材料1.學生資助申請表，包括基本信息、家庭經(jīng)濟狀況、申請資助項目等。2.相關證明材料，如家庭貧困證明、殘疾證明、烈士證明等。（二）審核審批材料1.班級初審記錄，包括學生申請材料的初步審核意見。2.學校資助管理部門復審報告，對初審通過的學生進行進一步審核的結果。3.上級教育部門或資助機構的審批文件。（三）資助資金發(fā)放材料1.資助資金發(fā)放明細表，記錄每位受助學生的資助金額、發(fā)放方式等。2.銀行轉賬憑證、現(xiàn)金發(fā)放簽收單等資金發(fā)放憑證。（四）其他相關材料1.資助工作相關會議記錄、文件、通知等。2.學生反饋意見、滿意度調查等資料。三、交接流程（一）交接準備1.交接雙方應提前確定交接時間、地點和人員。交接人員應熟悉檔案內容和交接要求。2.交接方應整理好待交接的檔案資料，按照分類順序進行編號、裝訂，并編制檔案清單。3.接收方應準備好接收檔案所需的設備和場地，確保檔案能夠妥善保存。（二）現(xiàn)場交接1.在規(guī)定的交接時間和地點，交接雙方共同核對檔案清單與實際檔案資料，確保數(shù)量一致、內容完整。2.對檔案資料進行逐頁檢查，查看是否有破損、缺失、涂改等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應及時記錄并協(xié)商解決。3.交接雙方在檔案清單上簽字確認，注明交接日期，并各自留存一份清單。（三）交接后的處理1.接收方應及時將接收的檔案資料進行妥善保管，按照檔案管理規(guī)定進行分類存放，并建立電子檔案目錄，便于查詢和管理。2.交接過程中如有疑問或爭議，交接雙方應及時溝通協(xié)商解決。如無法達成一致意見，可向上級主管部門報告，尋求協(xié)調處理。四、交接責任（一）交接方責任1.確保交接的檔案資料真實、完整、準確，符合相關法律法規(guī)和行業(yè)標準。2.在交接前對檔案資料進行認真整理和核對，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。3.按照規(guī)定的時間和要求完成檔案交接工作，向接收方提供必要的協(xié)助和說明。（二）接收方責任1.負責接收檔案資料，并對其完整性、準確性進行再次核對。2.妥善保管接收的檔案資料，防止檔案丟失、損壞或泄露。3.按照檔案管理規(guī)定對檔案進行分類整理、存儲和利用，確保檔案的安全和有效。（三）雙方共同責任1.在檔案交接過程中，嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露學生個人隱私和敏感信息。2.對交接過程中出現(xiàn)的問題及時溝通、協(xié)商解決，確保交接工作順利進行。五、檔案保管與查閱（一）檔案保管1.學生資助檔案應按照檔案管理的相關規(guī)定進行保管，確保檔案的安全和完整。2.檔案保管期限應符合國家和地方有關規(guī)定，一般為學生畢業(yè)或資助項目結束后若干年。3.檔案保管地點應具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設施，防止檔案受損。（二）檔案查閱1.因工作需要查閱學生資助檔案的，應填寫查閱申請表，經(jīng)相關負責人批準后方可查閱。2.查閱檔案時，查閱人員應在指定地點進行，不得擅自將檔案帶出保管場所。3.查閱人員應愛護檔案資料，不得在檔案上涂改、標記、抽取、撤換或損壞。4.查閱結束后，查閱人員應及時將檔案歸還保管人員，并在查閱登記表上簽字確認。六、檔案銷毀（一）銷毀條件1.檔案保管期限屆滿，且已無保存價值的。2.因不可抗力等原因導致檔案損壞、遺失，無法繼續(xù)保存的。3.經(jīng)上級主管部門批準同意銷毀的其他情況。（二）銷毀程序1.由檔案保管部門提出檔案銷毀申請，填寫檔案銷毀申請表，詳細說明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.經(jīng)學?；蛳嚓P資助管理機構負責人審核批準后，成立檔案銷毀工作小組，負責實施檔案銷毀工作。3.檔案銷毀工作小組應至少由兩人組成，在指定地點對檔案進行集中銷毀。銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、參與人員等。4.銷毀完成后，檔案銷毀工作小組應在檔案銷毀申請表上簽字確認，并將銷毀情況報告上級主管部門備案。七、監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督1.學?；蛳嚓P資助管理機構應建立健全內部監(jiān)督機制，定期對學生資助檔案交接工作進行檢查。2.檢查內容包括檔案交接流程是否規(guī)范、檔案資料是否完整準確、檔案保管是否符合要求等。3.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題應及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）外部監(jiān)督1.教育部門或其他相關監(jiān)管機構應加強對學生資助檔案交接工作的監(jiān)督檢查，確保制度執(zhí)行到位。2.接受社會監(jiān)督，鼓勵師生、家長及社會各界對學生資助檔案交接工作進行監(jiān)督，對發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為及時舉報。