PAGE社區(qū)檔案管理保管制度一、總則（一）目的為加強社區(qū)檔案管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本保管制度。（二）適用范圍本制度適用于本社區(qū)各類檔案的管理與保管工作。（三）基本原則1.真實性原則：檔案應如實反映社區(qū)工作的實際情況。2.完整性原則：確保檔案資料的齊全、完整，不遺漏重要信息。3.安全性原則：采取有效措施保障檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。4.便利性原則：便于檔案的查閱、利用和管理。二、檔案管理機構(gòu)與人員職責（一）檔案管理機構(gòu)成立社區(qū)檔案管理領導小組，由社區(qū)主任擔任組長，成員包括各部門負責人。領導小組負責統(tǒng)籌協(xié)調(diào)社區(qū)檔案管理工作，審議檔案管理的重大事項。設立社區(qū)檔案室，作為集中保管檔案的專門場所。檔案室應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全設施。（二）人員職責1.社區(qū)主任全面負責社區(qū)檔案管理工作，將檔案管理納入社區(qū)整體工作計劃。審批檔案管理工作中的重要事項，保障檔案管理工作所需的經(jīng)費和資源。2.檔案管理人員負責檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱等具體工作。定期對檔案進行清查、核對，確保檔案的準確性和完整性。對檔案管理設施進行維護和管理，保證檔案保管環(huán)境的安全。3.各部門負責人負責本部門檔案的收集、整理，并及時移交檔案室。指導本部門工作人員正確形成和積累檔案，確保檔案質(zhì)量。配合檔案管理人員做好檔案的查閱、利用等工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.社區(qū)行政管理檔案：包括社區(qū)工作計劃、總結(jié)、會議記錄、決議、請示報告、統(tǒng)計報表等。2.社區(qū)黨建工作檔案：黨員名冊、黨組織活動記錄、入黨申請書、黨員思想?yún)R報等。3.社區(qū)服務檔案：居民服務需求登記、服務項目記錄、服務反饋等。4.社區(qū)文化活動檔案：文化活動方案、活動照片、視頻、參與者名單等。5.社區(qū)安全工作檔案：安全檢查記錄、隱患排查報告、應急預案等。6.社區(qū)環(huán)境衛(wèi)生檔案：環(huán)境衛(wèi)生整治記錄、衛(wèi)生檢查情況等。7.社區(qū)財務檔案：財務收支憑證、賬目報表、審計報告等。8.其他與社區(qū)工作相關的具有保存價值的文件、資料。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責檔案收集工作，確保檔案材料及時、準確收集。2.收集的檔案應保持原始材料的完整性，不得擅自涂改、偽造。3.對于重要文件和資料，應收集原件；如無法收集原件，需收集具有同等效力的復印件，并注明原件存放處。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成領域、內(nèi)容性質(zhì)等進行分類，如分為行政管理類、黨建工作類、社區(qū)服務類等。2.編號：為每一類檔案編制唯一的編號，便于管理和查找。3.裝訂：對紙張較小、零散的檔案材料進行裝訂，保持整齊美觀。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、保管期限等信息，便于快速檢索。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔程序1.各部門收集整理好的檔案，應定期移交檔案室。移交時，填寫檔案移交清單，雙方簽字確認。清單一式兩份，一份由檔案室留存，一份由移交部門保存。2.檔案管理人員對移交的檔案進行核對、檢查，符合要求的予以接收，并按照整理方法進行進一步整理和上架存放。（二）保管期限1.永久保管：涉及社區(qū)重大決策、重要歷史事件、具有長期查考利用價值的檔案，如社區(qū)發(fā)展規(guī)劃、重要會議紀要、重大項目資料等。2.定期保管：30年保管：反映社區(qū)一般工作活動，在較長時間內(nèi)對社區(qū)工作有查考利用價值的檔案，如年度工作計劃、總結(jié)等。10年保管：在較短時間內(nèi)對社區(qū)工作有參考價值的檔案，如一般性的通知、簡報等。（三）保管方式1.紙質(zhì)檔案：存放在專用的檔案柜中，按照類別和編號順序排列。檔案柜應定期進行清潔和檢查，防止灰塵、蟲害等對檔案造成損害。2.電子檔案：存儲在專用的服務器或存儲設備上，進行分類存儲，并建立備份機制。定期對電子檔案進行數(shù)據(jù)維護，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。同時，對電子檔案的訪問進行權(quán)限控制管理。（四）檔案保管環(huán)境要求1.溫度：保持在14℃24℃之間。2.濕度：控制在45%60%之間。3.光線：避免檔案直接暴露在強光下，檔案室應配備遮光窗簾等設施。4.防火：檔案室應配備滅火設備，如滅火器、滅火器具等，并定期進行檢查和維護。同時，制定防火應急預案，確保在火災發(fā)生時能夠及時采取措施保護檔案。5.防潮：檔案室應具備防潮設施，如除濕機等，防止檔案受潮發(fā)霉。6.防蟲：定期對檔案進行防蟲檢查，如發(fā)現(xiàn)蟲害，應及時采取措施進行處理，如使用防蟲藥劑等。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.社區(qū)內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負責人審批后，到檔案室查閱。2.外單位人員查閱社區(qū)檔案的，需持有單位介紹信，說明查閱理由，并經(jīng)社區(qū)主任批準。查閱時，應有檔案管理人員在場陪同。（二）查閱登記檔案管理人員應對查閱檔案的人員、時間、內(nèi)容等進行詳細登記，查閱登記表應包括查閱人姓名、單位、查閱日期、查閱檔案名稱及編號、查閱目的等信息。（三）利用規(guī)定1.查閱檔案時，應在檔案管理人員指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復印或摘錄檔案內(nèi)容，應經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定進行登記。2.利用檔案過程中，應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損或抽取、撤換檔案材料。3.查閱結(jié)束后，查閱人員應及時將檔案歸還檔案室，檔案管理人員應認真核對檔案，確保檔案無損壞、丟失等情況。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理人員、各部門負責人等組成。鑒定小組負責對到期檔案進行鑒定，提出檔案存毀意見。（二）鑒定標準1.根據(jù)檔案的保管期限，對到期檔案進行鑒定。2.審查檔案的現(xiàn)實利用價值，對于雖未到保管期限，但已失去利用價值的檔案，也應進行鑒定。3.考慮檔案的完整性和準確性，對于殘缺不全、內(nèi)容失真的檔案，應進行重點鑒定。（三）銷毀程序1.鑒定小組對檔案進行鑒定后，提出存毀意見，填寫檔案鑒定銷毀清冊。清冊應包括檔案編號、名稱、日期、保管期限、鑒定意見等信息。2.檔案鑒定銷毀清冊經(jīng)社區(qū)主任審批后，方可進行銷毀。3.銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀。監(jiān)銷人員應在檔案銷毀清冊上簽字確認。4.檔案銷毀后，檔案管理人員應及時在檔案管理系統(tǒng)中更新檔案狀態(tài)，并將檔案鑒定銷毀清冊歸檔保存。七、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作1.檔案管理人員應定期對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計，填寫檔案統(tǒng)計報表。2.統(tǒng)計報表應準確、及時反映檔案管理工作現(xiàn)狀，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。統(tǒng)計數(shù)據(jù)應與檔案實際情況相符，不得虛報、瞞報。（二）移交工作1.社區(qū)因行政區(qū)劃調(diào)整、機構(gòu)改革等原因，需要將檔案移交給其他單位的，應按照國家有關規(guī)定和接收單位的要求，辦理檔案移交手續(xù)。2.檔案移交時，應編制檔案移交目