PAGE甘肅檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)甘肅檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，有效發(fā)揮檔案在各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于甘肅地區(qū)內(nèi)各機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位以及其他組織的檔案管理活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則：全面收集、整理各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，確保檔案信息不泄露。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，滿足各項(xiàng)工作對(duì)檔案的需求。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門各單位應(yīng)設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)本單位檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和具體實(shí)施。檔案管理部門應(yīng)配備與工作任務(wù)相適應(yīng)的專業(yè)人員，確保檔案管理工作的順利開展。（二）檔案管理人員職責(zé)1.檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識(shí)和技能，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)流程，遵守檔案管理規(guī)章制度。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，確保檔案整理規(guī)范、有序。3.做好檔案的保管工作，維護(hù)檔案的安全，定期檢查檔案保管狀況，對(duì)破損、褪色等檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。4.負(fù)責(zé)檔案的檢索、查詢和利用服務(wù)工作，根據(jù)工作需要及時(shí)提供檔案資料，為各項(xiàng)工作提供支持。5.參與檔案信息化建設(shè)，負(fù)責(zé)檔案信息的錄入、存儲(chǔ)、維護(hù)和管理，提高檔案管理的信息化水平。6.開展檔案統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)準(zhǔn)確地統(tǒng)計(jì)檔案數(shù)量、利用情況等信息，為檔案管理決策提供依據(jù)。7.協(xié)助做好檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)κケ４鎯r(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.文書檔案：包括各類紅頭文件、請示報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)等。2.科技檔案：涵蓋科研項(xiàng)目檔案、工程建設(shè)檔案、設(shè)備儀器檔案等。3.人事檔案：包含員工履歷、考核評(píng)價(jià)、工資福利、獎(jiǎng)懲等方面的材料。4.財(cái)務(wù)檔案：如會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。5.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)各單位業(yè)務(wù)特點(diǎn)，收集與業(yè)務(wù)活動(dòng)相關(guān)的各類檔案，如合同協(xié)議、招投標(biāo)文件、客戶資料等。6.聲像檔案：包括照片、錄音、錄像等資料，記錄單位重要活動(dòng)、事件等。7.電子檔案：以電子形式存在的各類文件、數(shù)據(jù)等，應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步收集、整理和保存。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案及時(shí)、準(zhǔn)確地移交至檔案管理部門。2.收集的檔案應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽署完備，格式規(guī)范。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)確保其真實(shí)性、完整性和可讀性，采用通用格式存儲(chǔ)，并進(jìn)行備份。（三）整理方法1.文書檔案按年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類整理，采用“件”為單位進(jìn)行裝訂、編目。2.科技檔案按照項(xiàng)目、專業(yè)等進(jìn)行分類，建立項(xiàng)目檔案卷冊，編制卷內(nèi)目錄和備考表。3.人事檔案按照干部人事檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類整理，建立個(gè)人檔案袋，規(guī)范檔案材料的排列順序。4.財(cái)務(wù)檔案按照會(huì)計(jì)年度、類別進(jìn)行分類整理，裝訂成冊，編制會(huì)計(jì)檔案目錄。5.業(yè)務(wù)檔案根據(jù)業(yè)務(wù)流程和特點(diǎn)進(jìn)行分類，建立業(yè)務(wù)檔案庫，便于查詢和利用。6.聲像檔案應(yīng)注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、內(nèi)容等信息，按照時(shí)間順序或主題進(jìn)行整理編目。7.電子檔案按照分類方案進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)電子檔案的快速檢索。四、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）檔案裝具1.應(yīng)使用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架等裝具存放檔案，確保檔案存放安全、整齊。2.檔案裝具應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，如有損壞應(yīng)及時(shí)更換或修復(fù)。（三）檔案保管措施1.建立檔案庫房管理制度，嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入庫房，檔案管理人員進(jìn)入庫房應(yīng)做好登記。2.對(duì)檔案進(jìn)行定期盤點(diǎn)，核對(duì)檔案數(shù)量、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。3.做好檔案的防火、防盜工作，配備必要的消防器材和安全防范設(shè)施，確保檔案安全。4.對(duì)重要檔案應(yīng)采取備份存儲(chǔ)措施，可采用異地存儲(chǔ)或電子備份等方式，防止檔案丟失或損壞。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和本單位實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的保管期限。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、慎重判定的原則，確保檔案鑒定結(jié)果準(zhǔn)確合理。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員以及檔案專家組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行全面審查和鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間等進(jìn)行綜合分析，判斷其歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和保存價(jià)值。2.參考國家檔案局制定的檔案保管期限表，結(jié)合本單位實(shí)際情況，確定檔案的保管期限。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，由檔案管理部門編制檔案銷毀清冊，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等。2.檔案銷毀清冊應(yīng)報(bào)本單位主管領(lǐng)導(dǎo)審批，審批通過后方可實(shí)施銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員共同監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)，并將檔案銷毀清冊歸檔保存。六、檔案的利用（一）利用范圍1.本單位內(nèi)部各部門因工作需要可查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要，經(jīng)本單位批準(zhǔn)后可查閱、借閱相關(guān)檔案。3.涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密等檔案的利用，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定辦理審批手續(xù)。（二）利用方式1.查閱檔案：檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供檔案原件或復(fù)印件供其查閱。查閱檔案應(yīng)在檔案查閱室進(jìn)行，利用者不得擅自將檔案帶出查閱室。2.借閱檔案：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱期限等，經(jīng)本單位主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱檔案應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還，如因特殊情況需要延期歸還的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.檔案復(fù)制：利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫復(fù)制申請表，注明復(fù)制檔案的名稱、數(shù)量、用途等，經(jīng)本單位主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理人員進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制檔案應(yīng)保證其內(nèi)容與原件一致，并注明復(fù)制日期、復(fù)制人等信息。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用者姓名、單位、利用時(shí)間、利用檔案名稱、數(shù)量、用途等信息。利用登記記錄應(yīng)妥善保存，以便查詢和統(tǒng)計(jì)。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率，提升檔案利用服務(wù)水平，為單位各項(xiàng)工作提供更加便捷、高效的檔案信息支持。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入等工作，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)：選用適合本單位檔案管理需求的檔案管理軟件，建立涵蓋檔案收集、整理、保管、鑒定、銷毀、利用等全過程的信息化管理平臺(tái)。3.數(shù)據(jù)安全管理：采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等安全措施，確保檔案信息的安全可靠。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息化管理系統(tǒng)的操作技能，確保檔案信息錄入準(zhǔn)確、及時(shí)。2.定期對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行。3.加強(qiáng)檔案信息安全管理，設(shè)置不同級(jí)別的用戶權(quán)限，防止檔案信息泄露。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體本單位內(nèi)部審計(jì)部門或上級(jí)主管部門負(fù)責(zé)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、保管、鑒定、銷毀、利用等環(huán)節(jié)的操作是否符合規(guī)定。2.檔案管理設(shè)施設(shè)備的配備和使用情況，是否滿足檔案管理工作的需要。3.檔案信息化建設(shè)情況，檔案信息系統(tǒng)的運(yùn)行是否正常，數(shù)據(jù)是否安全可靠。4.檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和工作責(zé)任心，是否具備相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)和技能。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：每年組織一次全面的檔案管理工作檢查，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行全面評(píng)估。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，對(duì)檔案管理的重點(diǎn)環(huán)節(jié)和關(guān)鍵部位進(jìn)行不定期抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并督促整改。3.專項(xiàng)檢查：針對(duì)檔案管理中的突出問題或重要工作任務(wù)，開展專項(xiàng)檢查，確保檔案管理工作的質(zhì)量和效果。（四）問題整改對(duì)監(jiān)督