PAGE部門合同檔案保存制度一、總則（一）目的為加強本部門合同檔案的管理，確保合同檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于合同的查閱、使用和監(jiān)督，維護公司的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本部門簽訂的各類合同檔案的保存管理，包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務(wù)合同、技術(shù)合同等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：合同檔案由專門的檔案管理人員集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準(zhǔn)確原則：合同檔案應(yīng)如實反映合同簽訂、履行的全過程，確保檔案內(nèi)容的真實性和準(zhǔn)確性。3.安全保密原則：采取必要的安全保密措施，防止合同檔案的泄露、損毀和丟失。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理制度，便于合同檔案的查閱、使用和監(jiān)督。二、合同檔案的收集與整理（一）收集范圍1.本部門簽訂的各類合同文本原件及相關(guān)附件，包括合同草案、審批文件、補充協(xié)議、變更協(xié)議等。2.合同履行過程中形成的各類文件資料，如往來信函、電報、傳真、會議紀(jì)要、驗收報告、結(jié)算憑證等。3.與合同有關(guān)的其他資料，如市場調(diào)研資料、可行性研究報告、招投標(biāo)文件等。（二）收集要求1.合同簽訂后，承辦部門應(yīng)及時將合同文本及相關(guān)附件原件交檔案管理人員進行歸檔。2.在合同履行過程中，承辦部門應(yīng)指定專人負責(zé)收集、整理合同履行過程中形成的各類文件資料，并定期交檔案管理人員歸檔。3.對于涉及多個部門的合同，由主辦部門負責(zé)收集、整理合同檔案，并交檔案管理人員歸檔。（三）整理方法1.檔案管理人員收到合同檔案后，應(yīng)按照合同類別、簽訂時間、保管期限等進行分類整理。2.對于每份合同檔案，應(yīng)編制檔案編號，并填寫合同檔案目錄，注明合同名稱、編號、簽訂時間、甲方乙方、合同金額、履行期限、保管期限等信息。3.合同檔案應(yīng)按照檔案編號順序排列，裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案編號、合同名稱、保管期限等信息。三、合同檔案的保管（一）保管期限合同檔案的保管期限根據(jù)合同的性質(zhì)、重要程度、涉及金額等因素確定，具體分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的合同檔案：涉及公司重大權(quán)益、重要資產(chǎn)、長期合作關(guān)系等的合同檔案，如公司合并、分立、改制、上市等相關(guān)合同，以及涉及金額巨大、對公司發(fā)展具有重大影響的合同檔案。2.長期保管的合同檔案：保管期限為[X]年的合同檔案，主要包括一般的買賣合同、租賃合同、服務(wù)合同等。3.短期保管的合同檔案：保管期限為[X]年的合同檔案，主要包括金額較小、履行期限較短的合同檔案，以及一次性業(yè)務(wù)合同檔案。（二）保管方式1.合同檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進行保管。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房內(nèi)，按照檔案編號順序排列，裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案編號、合同名稱、保管期限等信息。電子檔案應(yīng)存儲在專門的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。2.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等安全設(shè)施，保持庫房內(nèi)的溫度、濕度適宜，確保合同檔案的安全保管。3.檔案管理人員應(yīng)定期對合同檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好檢查記錄。（三）借閱與歸還1.因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)部門負責(zé)人批準(zhǔn)后，方可到檔案管理人員處查閱。2.檔案管理人員應(yīng)按照《合同檔案查閱申請表》的要求，為查閱人員提供相應(yīng)的合同檔案，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱時間、查閱人員、查閱內(nèi)容、歸還時間等信息。3.查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制合同檔案，如需復(fù)制合同檔案，應(yīng)經(jīng)部門負責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員負責(zé)復(fù)制，并做好復(fù)制記錄。復(fù)制記錄應(yīng)包括復(fù)制時間、復(fù)制人員、復(fù)制內(nèi)容、用途等信息。4.查閱人員查閱完畢后，應(yīng)及時將合同檔案歸還檔案管理人員，并辦理歸還手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)認真核對歸還的合同檔案是否完整、齊全，如有問題應(yīng)及時查明原因，并向部門負責(zé)人報告。四、合同檔案的利用（一）利用范圍合同檔案的利用范圍包括公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱、使用合同檔案，以及公司外部有關(guān)單位因?qū)徲?、稅?wù)、法律等原因查閱合同檔案。（二）利用方式1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱、使用合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)部門負責(zé)人批準(zhǔn)后，方可到檔案管理人員處查閱。2.公司外部有關(guān)單位因?qū)徲嫛⒍悇?wù)、法律等原因查閱合同檔案的，應(yīng)出具單位介紹信，并填寫《合同檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可到檔案管理人員處查閱。3.檔案管理人員應(yīng)按照《合同檔案查閱申請表》的要求，為查閱人員提供相應(yīng)的合同檔案，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱時間、查閱人員、查閱內(nèi)容、歸還時間等信息。4.查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制合同檔案，如需復(fù)制合同檔案，應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員負責(zé)復(fù)制，并做好復(fù)制記錄。復(fù)制記錄應(yīng)包括復(fù)制時間、復(fù)制人員、復(fù)制內(nèi)容、用途等信息。五、合同檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理人員應(yīng)定期對合同檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限是否已滿，是否仍有保存價值。2.鑒定工作應(yīng)由檔案管理人員、部門負責(zé)人及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成鑒定小組進行，鑒定小組應(yīng)根據(jù)合同檔案的性質(zhì)、重要程度及保管期限等因素，對合同檔案進行全面審查，提出鑒定意見。3.鑒定意見應(yīng)包括合同檔案的名稱、編號、簽訂時間、保管期限、鑒定結(jié)論及處理意見等信息，并由鑒定小組成員簽字確認。（二）銷毀1.對于已過保管期限且無保存價值的合同檔案，經(jīng)鑒定小組鑒定并報公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進行銷毀。2.銷毀合同檔案時，應(yīng)填寫《合同檔案銷毀申請表》，注明銷毀檔案的名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息，并由檔案管理人員、部門負責(zé)人及公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認。3.合同檔案的銷毀應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進行，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程中，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)督，并做好銷毀記錄。銷毀記錄應(yīng)包括銷毀時間、銷毀地點、銷毀人員、銷毀檔案的名稱、編號、數(shù)量等信息。4.銷毀合同檔案后，檔案管理人員應(yīng)及時將銷毀記錄整理歸檔，并在檔案目錄中注明該合同檔案已銷毀。六、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督職責(zé)1.公司辦公室負責(zé)對本部門合同檔案保存制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查，確保合同檔案的管理工作符合本制度的要求。2.檔案管理人員應(yīng)定期對合同檔案的收集、整理、保管、利用等情況進行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，并向公司辦公室報告。（二）檢查內(nèi)容1.合同檔案的收集是否齊全、完整，整理是否規(guī)范、有序。2.合同檔案的保管是否安全、保密，保管期限是否符合規(guī)定。3.合同檔案的利用是否符合規(guī)定，查閱、復(fù)制記錄是否完整。（三）檢查方式1.定期檢查：公司辦公室每年至少組織一次對本部門合同檔案保存制度執(zhí)行情況的全面檢查。2.不定期檢查：檔案管理人員應(yīng)隨時對合同檔案的管理情況進行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。（四）問題處理1.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，公司辦公室應(yīng)及時下達整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。2.責(zé)任部門應(yīng)按照整