PAGE人事檔案存放管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司人事檔案管理，確保人事檔案的安全、完整與有效利用，為公司人力資源管理提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工人事檔案的存放管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：人事檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映員工的實(shí)際情況，嚴(yán)禁弄虛作假。2.完整性原則：確保人事檔案資料齊全，涵蓋員工從入職到離職全過程的各類信息。3.保密性原則：嚴(yán)格保密人事檔案內(nèi)容，防止信息泄露。4.規(guī)范性原則：按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案的收集、整理、存放和查閱。二、人事檔案的內(nèi)容（一）員工基本信息1.個人簡歷，包括教育背景、工作經(jīng)歷等。2.身份證、學(xué)歷證書、學(xué)位證書、專業(yè)技術(shù)資格證書等復(fù)印件。3.員工入職登記表。（二）勞動合同及相關(guān)協(xié)議1.勞動合同文本。2.培訓(xùn)協(xié)議、保密協(xié)議、競業(yè)限制協(xié)議等。（三）薪資福利記錄1.工資發(fā)放記錄。2.獎金、津貼、補(bǔ)貼發(fā)放記錄。3.社會保險、住房公積金繳納記錄。（四）績效考核與獎懲記錄1.績效考核結(jié)果及評價記錄。2.獎懲決定文件及相關(guān)證明材料。（五）培訓(xùn)與發(fā)展記錄1.參加內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)的記錄。2.培訓(xùn)證書、結(jié)業(yè)證書等。3.員工職業(yè)發(fā)展規(guī)劃及相關(guān)記錄。（六）考勤記錄1.日?？记诒怼?.請假、加班、調(diào)休等相關(guān)審批記錄。（七）崗位變動記錄1.崗位調(diào)動通知。2.晉升、降職等相關(guān)文件。（八）離職手續(xù)辦理記錄1.離職申請表。2.工作交接清單。3.離職證明。三、人事檔案的收集與整理（一）收集1.新員工入職時，人力資源部門負(fù)責(zé)收集其個人基本信息、學(xué)歷證書、身份證等相關(guān)資料，并指導(dǎo)員工填寫入職登記表。2.員工簽訂勞動合同及相關(guān)協(xié)議后，由人力資源部門及時歸檔。3.每月末，各部門將員工的考勤記錄、績效考核結(jié)果等資料報送人力資源部門。4.員工發(fā)生崗位變動、獎懲等情況時，相關(guān)部門應(yīng)及時將文件資料提交人力資源部門。5.員工離職時，人力資源部門負(fù)責(zé)收集其離職手續(xù)辦理記錄。（二）整理1.人力資源部門收到檔案資料后，按照類別進(jìn)行分類整理。2.對每份檔案資料進(jìn)行編號，建立索引目錄，便于查找。3.去除檔案資料中的訂書釘、回形針等金屬物品，采用A4紙規(guī)格進(jìn)行粘貼或折疊，確保整齊規(guī)范。4.對于電子文檔，按照統(tǒng)一的命名規(guī)則進(jìn)行命名，并存儲在指定的服務(wù)器文件夾中。四、人事檔案的存放（一）存放地點(diǎn)設(shè)立專門的人事檔案庫房，確保庫房安全、通風(fēng)、防潮、防火、防盜。庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等。（二）存放方式1.按照員工類別（如正式員工、試用期員工、派遣員工等）和部門進(jìn)行分區(qū)存放。2.采用檔案柜存放檔案，每個檔案柜應(yīng)標(biāo)明存放類別和范圍。3.建立檔案存放臺賬，詳細(xì)記錄檔案的存放位置、編號、員工姓名等信息。（三）檔案保管期限1.員工在職期間，其人事檔案應(yīng)長期保管。2.員工離職后，其人事檔案按照以下期限保管：普通員工檔案保管期限為離職后[X]年。中高級管理人員、關(guān)鍵崗位員工檔案保管期限為離職后[X]年。五、人事檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.人力資源部門工作人員因工作需要可查閱人事檔案。2.公司領(lǐng)導(dǎo)因工作需要可查閱人事檔案，但需提前向人力資源部門提出申請。3.其他部門因工作需要查閱人事檔案，需經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在指定地點(diǎn)查閱。（二）查閱程序1.查閱人填寫《人事檔案查閱申請表》，注明查閱原因、查閱內(nèi)容等。2.申請表經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人審批后，交人力資源部門檔案管理人員辦理查閱手續(xù)。3.檔案管理人員按照申請表要求提供檔案資料，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。4.查閱人不得擅自涂改、抽取、撤換檔案資料，查閱完畢后應(yīng)及時歸還檔案。（三）借閱權(quán)限1.因特殊情況需要借閱人事檔案的，需經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（四）借閱程序1.借閱人填寫《人事檔案借閱申請表》，經(jīng)審批后交人力資源部門檔案管理人員。2.檔案管理人員對借閱人進(jìn)行借閱登記，注明借閱時間、歸還時間等信息。3.借閱人憑借閱申請表領(lǐng)取檔案，并在借閱期限內(nèi)歸還。4.借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上圈劃、批注、污損等。六、人事檔案的保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露人事檔案內(nèi)容。2.查閱和借閱檔案時，應(yīng)在規(guī)定的場所進(jìn)行，無關(guān)人員不得在場。3.對涉及公司商業(yè)秘密、個人隱私的檔案資料，應(yīng)采取加密存儲、限制訪問等措施。（二）安全管理1.加強(qiáng)檔案庫房的安全管理，配備必要的安全設(shè)施，如監(jiān)控設(shè)備、防盜報警裝置等。2.定期對檔案庫房進(jìn)行檢查，確保檔案存放安全，防止檔案損壞、丟失。3.做好檔案的防火、防潮、防蟲等工作，定期對檔案進(jìn)行清點(diǎn)和整理。七、人事檔案的信息化管理（一）建立人事檔案信息系統(tǒng)1.利用信息技術(shù)建立人事檔案信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案資料的電子化存儲和管理。2.系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)、分析等功能，提高檔案管理工作效率。（二）數(shù)據(jù)維護(hù)1.定期對人事檔案信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行更新和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.做好數(shù)據(jù)備份工作，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）信息安全1.加強(qiáng)人事檔案信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限管理，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問。2.定期對系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和漏洞修復(fù)，確保系統(tǒng)安全穩(wěn)定運(yùn)行。八、人事檔案的銷毀（一）銷毀條件1.人事檔案保管期限屆滿，且無繼續(xù)保存價值的。2.因其他原因需要銷毀的檔案，如檔案資料損壞、丟失等。（二）銷毀程序1.人力資源部門提出檔案銷毀申請，填寫《人事檔案銷毀申請表》，注明銷毀原因、檔案名稱、數(shù)量等信息。2.申請表經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批后生效。3.檔案管理人員按照審批意見對擬銷毀的檔案進(jìn)行清點(diǎn)和核對。4.采用焚燒、粉碎等方式對檔案進(jìn)行銷毀，并做好銷毀記錄。5.銷毀記錄應(yīng)包括銷毀時間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量、銷毀方式等信息，由檔案管理