PAGE集團(tuán)檔案如何管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)集團(tuán)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在集團(tuán)各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于集團(tuán)總部及所屬各子公司、分公司的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：集團(tuán)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映集團(tuán)各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：全面收集、整理集團(tuán)在各項(xiàng)活動中形成的各類檔案，保證檔案的完整性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及集團(tuán)機(jī)密的檔案進(jìn)行保密管理。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為集團(tuán)各項(xiàng)工作提供便捷的檔案服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門集團(tuán)設(shè)立檔案管理部門，負(fù)責(zé)集團(tuán)檔案管理工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。2.對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限，定期對檔案進(jìn)行清查、核對，確保檔案的安全和完整。3.按照規(guī)定的程序和要求，為集團(tuán)各部門及人員提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記和跟蹤工作。4.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，將檔案信息錄入系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和利用水平。5.開展檔案編研工作，編寫檔案參考資料，為集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)決策和各項(xiàng)工作提供參考依據(jù)。6.參與制定檔案管理相關(guān)制度和標(biāo)準(zhǔn)，推動檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。（三）各部門兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，確保檔案資料的齊全、完整。2.按照檔案管理部門的要求，定期將本部門整理好的檔案移交至檔案管理部門。3.協(xié)助檔案管理部門開展檔案利用工作，提供必要的檔案信息和資料。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.行政管理類：包括集團(tuán)行政事務(wù)、會議、機(jī)要、保密、信訪、接待、印章管理等方面的文件材料。2.黨群工作類：涵蓋黨組織建設(shè)、宣傳工作、紀(jì)檢監(jiān)察、工會工作、共青團(tuán)工作等相關(guān)文件。3.經(jīng)營管理類：涉及集團(tuán)戰(zhàn)略規(guī)劃、投資決策、市場營銷、財(cái)務(wù)管理、人力資源管理、風(fēng)險(xiǎn)管理等經(jīng)營活動的文件。4.生產(chǎn)技術(shù)類：包含集團(tuán)產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)工藝、質(zhì)量控制、設(shè)備管理、技術(shù)改造等方面的技術(shù)文件和資料。5.基本建設(shè)類：主要是集團(tuán)基本建設(shè)項(xiàng)目的立項(xiàng)、可行性研究、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等過程中形成的文件。6.科研項(xiàng)目類：針對集團(tuán)科研項(xiàng)目的申報(bào)、研究、成果鑒定、推廣應(yīng)用等環(huán)節(jié)產(chǎn)生的各類文件。7.外事工作類：有關(guān)集團(tuán)對外交往、合作項(xiàng)目、出國（境）考察等外事活動的文件資料。8.會計(jì)檔案類：按照國家有關(guān)會計(jì)檔案管理規(guī)定，對集團(tuán)財(cái)務(wù)會計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等會計(jì)核算資料進(jìn)行分類管理。（二）檔案編號1.檔案編號采用“全宗號年度保管期限類別順序號”的結(jié)構(gòu)。2.全宗號：由集團(tuán)檔案管理部門統(tǒng)一編制，代表集團(tuán)檔案全宗。3.年度：采用公元紀(jì)年，填寫文件材料形成的年度。4.保管期限：分為永久、長期（30年）、短期（10年）。5.類別：按照上述檔案分類的類別進(jìn)行編號，用兩位數(shù)字表示。6.順序號：按照檔案形成的先后順序，對同一類別檔案依次編號，用三位數(shù)字表示。例如：012023永久01001，表示集團(tuán)2023年形成的永久保管的行政管理類第1份檔案。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.集團(tuán)各部門在工作活動中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式的材料。2.集團(tuán)與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等文件。3.集團(tuán)員工個(gè)人在工作中形成的重要業(yè)務(wù)資料、研究成果等。4.集團(tuán)舉辦或參與的各類會議、活動、培訓(xùn)等形成的相關(guān)材料。5.集團(tuán)資產(chǎn)購置、處置、產(chǎn)權(quán)變動等過程中產(chǎn)生的文件。6.其他與集團(tuán)工作相關(guān)的具有保存價(jià)值的檔案材料。（二）收集要求1.各部門兼職檔案員應(yīng)及時(shí)收集本部門產(chǎn)生的檔案材料，確保檔案的齊全、完整。2.對于重要文件和緊急文件，應(yīng)優(yōu)先收集，并及時(shí)移交檔案管理部門。3.收集的檔案材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，嚴(yán)禁使用圓珠筆、鉛筆等不耐久書寫工具。4.對電子文件應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)信息，并確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.符合檔案管理的有關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)。（四）整理方法1.分類：按照檔案分類方案，對收集到的檔案材料進(jìn)行分類。2.裝訂：對紙張規(guī)格不一致、破損的文件材料進(jìn)行修整和裝訂，保持文件的整齊美觀。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷題名、年度、保管期限、起止日期、件數(shù)、頁數(shù)、備注等項(xiàng)目，確保目錄準(zhǔn)確、清晰。4.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在盒脊上填寫相關(guān)信息，便于查找和管理。五、檔案的保管（一）保管場所1.集團(tuán)應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備,如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品、溫濕度計(jì)等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，確保檔案存放環(huán)境良好。（二）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映集團(tuán)主要職能活動和基本歷史面貌的，對集團(tuán)有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長期保管：對集團(tuán)重要工作、重要業(yè)務(wù)活動等在較長時(shí)間內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，列為長期保管。3.短期保管：對集團(tuán)一般性工作、一般性業(yè)務(wù)活動等在較短時(shí)間內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管。（三）檔案保管要求1.按照檔案編號順序，將檔案排列上架，便于查找和管理。2.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，存儲介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失。3.建立檔案保管臺賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫、出庫、保管期限、存放位置等信息，做到賬物相符。4.定期對檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。5.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。六、檔案的利用（一）利用范圍1.集團(tuán)內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案。2.集團(tuán)員工因個(gè)人學(xué)習(xí)、工作等需要查閱與本人相關(guān)的檔案。3.外部單位因合法合規(guī)的原因需要查閱集團(tuán)檔案，須經(jīng)集團(tuán)檔案管理部門批準(zhǔn)。（二）利用方式1.查閱：集團(tuán)內(nèi)部人員可直接到檔案管理部門查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)提供必要的協(xié)助和指導(dǎo)。2.借閱：因工作需要確需借出檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，特殊情況需延長的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：根據(jù)利用者的需求，檔案管理部門可提供檔案復(fù)印件，但應(yīng)注明出處，并加蓋檔案管理部門印章。（三）利用手續(xù)1.查閱檔案時(shí)，利用者應(yīng)填寫查閱登記表，注明查閱日期、查閱人姓名、所在部門、查閱內(nèi)容等信息。2.借閱檔案時(shí)，利用者應(yīng)在借閱登記表上簽字確認(rèn)，注明借閱日期、歸還日期、檔案名稱及數(shù)量等信息，并承諾遵守檔案管理規(guī)定，妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞、丟失等。3.復(fù)制檔案時(shí)，利用者應(yīng)填寫復(fù)制申請表，經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理部門按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)制，并收取相應(yīng)的復(fù)制費(fèi)用。（四）利用監(jiān)督1.檔案管理部門應(yīng)對檔案利用情況進(jìn)行跟蹤檢查，確保檔案按時(shí)歸還，未出現(xiàn)損壞、丟失等情況。2.如發(fā)現(xiàn)檔案利用過程中存在違規(guī)行為，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)制止，并按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國家有關(guān)法律法規(guī)和集團(tuán)檔案管理規(guī)定為依據(jù)，對保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定。2.堅(jiān)持全面審查、準(zhǔn)確判定檔案價(jià)值的原則,確保鑒定結(jié)果客觀、公正。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件進(jìn)行審查，分析其內(nèi)容和形式，確定檔案的價(jià)值。2.綜合評估法：結(jié)合檔案的形成背景、歷史意義、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，對檔案進(jìn)行綜合評估，確定其保管期限和存毀。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，對確無保存價(jià)值的檔案編制銷毀清冊，銷毀清冊應(yīng)包括檔案題名、年度、保管期限、檔號、文號、責(zé)任者、密級等內(nèi)容。2.銷毀清冊經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)集團(tuán)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實(shí)施銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程符合規(guī)定要求，防止檔案丟失或泄露。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字確認(rèn)，并將銷毀清冊歸檔保存。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立集團(tuán)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率，提升檔案服務(wù)水平，為集團(tuán)各項(xiàng)工作提供更加便捷、高效的檔案信息支持。（二）信息化管理流程1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等數(shù)字化處理，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.數(shù)據(jù)錄入：將檔案的基本信息、目錄信息等錄入檔案管理信息系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)庫。3.系統(tǒng)維護(hù)：定期對檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行和數(shù)據(jù)安全。4.信息利用：通過檔案管理信息系統(tǒng)，為集團(tuán)各部門及人員提供檔案查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)分析等功能，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享和利用。（三）數(shù)據(jù)安全管理1.建立健全檔案信息化安全