PAGE豪成地產(chǎn)檔案歸檔制度一、總則（一）目的為加強豪成地產(chǎn)檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護，特制定本檔案歸檔制度。（二）適用范圍本制度適用于豪成地產(chǎn)總部及各分支機構、各部門在各項工作活動中形成的具有保存價值的各種文件、資料、圖表、聲像等不同形式的檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部負責檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導和集中保管。2.真實性原則歸檔的檔案必須是公司在實際工作中形成的原始材料，確保檔案內(nèi)容真實可靠。3.完整性原則全面收集公司各項工作活動中產(chǎn)生的各類檔案，保證檔案的齊全完整，反映公司工作的全貌。4.準確性原則檔案的整理、分類、編號等要準確規(guī)范，便于查找和利用。5.及時性原則各部門應及時將辦理完畢的文件材料整理歸檔，不得積壓。二、檔案管理職責（一）綜合管理部職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公司檔案管理制度。2.負責公司各類檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、分類、編號、編目、裝訂、上架、存儲、檢索、利用等工作。3.指導、監(jiān)督和檢查各部門的檔案工作，對檔案管理人員進行業(yè)務培訓。4.負責檔案信息化建設，建立和維護公司檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理和遠程查詢利用。5.定期對檔案進行鑒定、銷毀，確保檔案的安全保管和有效利用。6.組織開展檔案編研工作，開發(fā)檔案信息資源，為公司決策和各項工作提供參考依據(jù)。（二）各部門職責1.各部門負責人為本部門檔案管理工作的第一責任人，負責組織本部門檔案的收集、整理、歸檔工作，并指定專人作為兼職檔案員，負責具體的檔案管理工作。2.兼職檔案員應按照公司檔案管理制度的要求，及時收集、整理本部門在工作中形成的各類文件材料，確保檔案的齊全完整，并定期移交公司綜合管理部歸檔。3.協(xié)助綜合管理部做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的檔案信息和相關資料。三、檔案分類與編號（一）檔案分類1.行政管理類：包括公司設立、變更、注銷等相關文件，股東會、董事會、監(jiān)事會會議文件，公司規(guī)章制度，行政公文，工作計劃與總結，人事檔案，印章管理文件等。2.財務管理類：包括財務預算、決算報告，財務報表，會計憑證，審計報告，稅務文件，資金管理文件等。3.市場營銷類：包括市場調(diào)研分析報告，營銷策劃方案，銷售合同，客戶資料，廣告宣傳資料等。4.工程管理類：包括項目立項文件，工程規(guī)劃設計文件，工程招投標文件，工程施工圖紙，工程進度報告，工程質(zhì)量驗收文件，工程竣工資料等。5.成本管理類：包括成本預算、核算、控制文件，工程造價文件，成本分析報告等。6.法務管理類：包括合同審查意見，法律糾紛處理文件，訴訟文書，法律咨詢服務文件等。7.其他類：包括公司榮譽證書、資質(zhì)證書，各類證明文件，聲像檔案，電子檔案等。（二）檔案編號1.檔案編號采用“全宗號分類號年度保管期限流水號”的結構。2.全宗號：暫定為“HCD”，代表豪成地產(chǎn)。3.分類號：按照上述檔案分類，分別用一位大寫字母表示，如“A”代表行政管理類，“B”代表財務管理類等。4.年度：用四位阿拉伯數(shù)字表示，如“2023”代表檔案形成的年份。5.保管期限：分為“永久”“長期”“短期”，分別用“Y”“C”“D”表示。6.流水號：按照檔案形成的先后順序，用四位阿拉伯數(shù)字編號。7.例如，一份行政管理類的永久檔案，2023年形成，其編號為“HCDA2023Y0001”。四、檔案收集與整理（一）收集范圍1.公司內(nèi)部形成的各類文件、資料、圖表、聲像等，包括紙質(zhì)文件、電子文件、實物等。2.公司與外部單位簽訂的各類合同、協(xié)議、函件等。3.公司收到的上級機關、政府部門、行業(yè)協(xié)會等下發(fā)的文件、通知、通報等。4.公司參加各類會議、活動形成的文件、資料、照片、錄像等。5.公司員工個人在工作中形成的具有保存價值的文件、資料等。（二）收集要求1.各部門兼職檔案員應定期對本部門的文件材料進行收集，確保無遺漏。2.對于重要文件、緊急文件應及時收集，確保檔案的時效性。3.收集的文件材料應保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造、損毀。4.電子文件應確保其真實性、完整性和可讀性，同時做好備份存儲。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接性。2.區(qū)分文件的不同價值，便于保管和利用。3.便于檔案管理工作的開展，提高檔案管理效率。（四）整理方法1.紙質(zhì)文件去除文件上的金屬物，如訂書釘、回形針等。按照文件的類別、時間順序進行排列，同一類別的文件按照重要程度或形成時間先后排列。對文件進行編號、編目，填寫卷內(nèi)文件目錄，包括文件編號、文號、責任者、題名、日期、頁號等。對文件進行裝訂，采用左側裝訂，保持文件整齊牢固。填寫案卷封面，包括全宗號、目錄號、案卷號、題名、年度、保管期限、密級等。編制案卷備考表，說明案卷內(nèi)文件的情況，包括文件數(shù)量、缺損情況、整理人、檢查人等。2.電子文件按照文件的類別、時間順序進行分類存儲，建立清晰的文件夾結構。對電子文件進行命名，命名規(guī)則應簡潔明了，反映文件的主要內(nèi)容和形成時間，如“[文件主題][年份][月份][日期].[文件格式]”.對電子文件進行元數(shù)據(jù)著錄，包括文件編號、文號、責任者、題名、日期、格式、大小等，便于檢索和利用。定期對電子文件進行備份，采用磁帶、光盤、硬盤等多種存儲介質(zhì)，異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。五、檔案歸檔與移交（一）歸檔時間1.各部門兼職檔案員應在每年的[具體時間]前，將上一年度整理好的檔案移交公司綜合管理部歸檔。2.對于重大項目、重要活動等形成的檔案，應在項目結束或活動完成后的[規(guī)定時間]內(nèi)及時歸檔。（二）歸檔程序1.各部門兼職檔案員填寫檔案移交清單，詳細列出移交檔案的類別、數(shù)量、題名、年度等信息。2.將檔案移交清單與檔案一并提交給公司綜合管理部檔案管理人員。3.綜合管理部檔案管理人員對移交的檔案進行核對、清點，確認無誤后在檔案移交清單上簽字，并將檔案入庫保管。（三）移交要求1.移交的檔案應符合整理規(guī)范，分類準確，編號清晰，編目齊全。2.檔案移交清單應一式兩份，雙方各執(zhí)一份，作為檔案移交的憑證。3.對于電子檔案，應同時移交存儲介質(zhì)，并確保電子檔案能夠正常讀取和使用。六、檔案保管與保護（一）保管場所1.公司綜合管理部應設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火設備、防潮設備、防蟲設備、防盜設備等。2.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度控制在[適宜溫度范圍]，濕度控制在[適宜濕度范圍]。（二）保管方式1.檔案應按照類別、年度、保管期限等進行分類存放，便于查找和管理。2.對于紙質(zhì)檔案，應采用密集架或檔案柜存放，排列整齊有序。3.對于電子檔案，應采用磁盤陣列、磁帶庫等存儲設備進行存儲，并建立備份機制，定期進行數(shù)據(jù)備份。（三）保護措施1.建立檔案安全管理制度，加強對檔案庫房的安全管理，嚴禁無關人員進入檔案庫房。2.定期對檔案進行檢查，查看檔案是否有損壞、霉變、蟲蛀等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.做好檔案的防火、防潮、防蟲、防盜等工作，配備必要的消防器材、除濕設備、防蟲藥品、監(jiān)控設備等。4.對于重要檔案和機密檔案，應采取加密存儲、限制訪問等措施，確保檔案的安全保密。七、檔案查閱與利用（一）查閱權限1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到綜合管理部檔案管理人員處查閱。2.涉及公司機密的檔案，查閱申請人需經(jīng)公司分管領導簽字同意后方可查閱。3.外部單位查閱檔案，需持有單位介紹信，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)公司綜合管理部負責人審核同意后，由檔案管理人員陪同查閱。（二）查閱程序1.查閱申請人填寫檔案查閱申請表，提交給所在部門負責人簽字。2.將申請表提交給綜合管理部檔案管理人員，檔案管理人員根據(jù)查閱權限進行審核。3.審核通過后，檔案管理人員根據(jù)查閱申請表提供相應的檔案，并做好查閱登記，記錄查閱人姓名、查閱時間、查閱內(nèi)容等信息。4.查閱人應在指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房，如需復印或摘錄檔案內(nèi)容，需經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。（三）利用規(guī)定1.檔案的利用應遵循合法、合理、有效的原則，不得損害公司利益和他人權益。2.利用檔案時，應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損等。3.如需對檔案進行復制或摘錄，應注明出處，并經(jīng)檔案管理人員審核簽字。4.對于涉及公司機密的檔案，利用人應嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)國家有關檔案保管期限的規(guī)定，結合公司實際情況，對檔案進行定期鑒定。2.鑒定工作應遵循全面審查、準確判定、慎重處理的原則，確保檔案的價值得到正確評估。（二）鑒定組織1.公司成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部負責人擔任組長，各部門負責人及檔案管理人員為成員。2.檔案鑒定工作小組負責制定檔案鑒定標準和工作方案，組織開展檔案鑒定工作。（三）鑒定方法1.檔案鑒定工作小組對檔案進行逐卷審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，判斷檔案的保存價值。2.對于保管期限已滿的檔案，應重點審查其是否仍具有查考利用價值，如涉及未了結的債權債務、法律糾紛等檔案，應適當延長保管期限。3.對于已失去保存價值的檔案，應填寫檔案銷毀清單，注明檔案編號、題名、年度、保管期限等信息。（四）銷毀程序1.檔案鑒定工作