PAGE機關單位查閱檔案制度一、總則（一）目的為了加強機關單位檔案管理，規(guī)范檔案查閱行為，保障檔案信息的安全與合理利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本機關單位內部各部門及工作人員，以及因工作需要經批準查閱本機關單位檔案的外部單位和個人。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴格遵守國家有關檔案管理的法律法規(guī)，確保檔案查閱工作合法合規(guī)。2.安全保密原則在檔案查閱過程中，要采取有效措施保障檔案信息的安全，防止檔案信息泄露、篡改或丟失。3.合理利用原則既要滿足工作對檔案信息的合理需求，又要避免過度查閱和濫用檔案資源。二、檔案查閱的范圍與權限（一）內部查閱1.本機關單位工作人員因工作需要，可查閱與其工作職責相關的檔案資料。2.查閱范圍包括但不限于各類文件、會議記錄、業(yè)務檔案、人事檔案等。3.查閱權限根據(jù)工作人員的崗位職責確定，一般應查閱與其工作直接相關的檔案部分。如需查閱其他相關檔案，應經所在部門負責人批準。（二）外部查閱1.因工作需要，外單位人員查閱本機關單位檔案，須持有單位介紹信，并注明查閱目的、范圍和時間等。2.外單位查閱檔案的范圍和權限，應根據(jù)具體情況由本機關單位相關部門負責人審核，并報單位主管領導批準。3.涉及國家機密、商業(yè)秘密或個人隱私的檔案，未經批準不得對外提供查閱。三、檔案查閱的申請與審批（一）內部申請1.本機關單位工作人員如需查閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，詳細注明查閱檔案的名稱、文號、日期、查閱目的等信息。2.將申請表提交所在部門負責人審核，部門負責人應根據(jù)工作實際情況，對查閱申請的必要性和合理性進行審查，并簽署意見。3.經部門負責人批準后，申請人持申請表到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。（二）外部申請1.外單位人員申請查閱檔案時，應向本機關單位檔案管理部門提交單位介紹信及《檔案查閱申請表》。2.檔案管理部門收到申請后，應及時將申請材料轉交給相關業(yè)務部門進行初審。業(yè)務部門應根據(jù)外單位查閱需求，對申請的真實性、合法性進行審核，并提出是否同意查閱的意見。3.初審通過后，申請材料報單位主管領導審批。主管領導根據(jù)檔案管理規(guī)定和工作實際情況，做出最終審批決定。（三）審批期限1.對于內部查閱申請，部門負責人應在收到申請表后的[X]個工作日內完成審核并簽署意見。2.對于外部查閱申請，業(yè)務部門的初審應在收到申請材料后的[X]個工作日內完成，單位主管領導的審批應在收到初審意見后的[X]個工作日內完成。四、檔案查閱的流程與要求（一）查閱預約1.申請人在獲得查閱審批通過后，應提前與檔案管理部門預約查閱時間。檔案管理部門應根據(jù)檔案的保管狀況和工作安排，合理安排查閱時間，并告知申請人。2.查閱預約應明確查閱日期、時間段、查閱地點等信息。申請人應按照預約時間準時到達檔案查閱地點。（二）查閱登記1.申請人到達檔案查閱地點后，檔案管理人員應首先對申請人的身份進行核實，確認無誤后，要求申請人填寫《檔案查閱登記表》，詳細記錄查閱人姓名、單位、查閱日期、查閱檔案名稱、數(shù)量等信息。2.檔案管理人員應根據(jù)查閱申請審批意見，提供相應的檔案資料，并與申請人共同核對檔案資料的名稱、數(shù)量等信息。（三）查閱場所與設備1.檔案查閱應在專門設置的檔案查閱場所進行，查閱場所應保持安靜、整潔，具備必要的安全防護設施。2.檔案管理部門應配備必要的查閱設備，如電腦、復印機、打印機等，并確保設備正常運行。申請人如需使用設備進行檔案資料的復印、打印等操作，應在檔案管理人員指導下進行，不得擅自更改設備設置或損壞設備。（四）查閱行為規(guī)范1.申請人在查閱檔案過程中，應嚴格遵守檔案查閱場所的各項規(guī)定，愛護檔案資料，不得在檔案上涂改、標記、污損、抽取、撤換或損壞檔案。2.查閱檔案時，應保持安靜，不得大聲喧嘩或進行其他影響他人查閱的行為。如需摘錄、復制檔案內容，應事先征得檔案管理人員同意，并按照規(guī)定的方式進行操作。摘錄、復制的檔案內容應與原件一致，不得擅自更改或斷章取義。3.查閱過程中，檔案管理人員應全程在場監(jiān)督，確保查閱行為規(guī)范、安全。如發(fā)現(xiàn)申請人有違反檔案查閱規(guī)定的行為，檔案管理人員應及時制止，并視情節(jié)輕重給予相應處理。（五）歸還檔案1.查閱完畢后，申請人應及時將查閱的檔案資料歸還給檔案管理人員。檔案管理人員應認真核對歸還檔案的數(shù)量、完整性等信息，確認無誤后，在《檔案查閱登記表》上注明歸還日期，并由申請人簽字確認。2.對于查閱過程中摘錄、復制的檔案資料，申請人應按照檔案管理部門的要求進行妥善保管，不得擅自傳播或用于其他非工作目的。如需長期保存摘錄、復制的檔案資料，應經檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。五、檔案信息的保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員應嚴格遵守檔案保密制度，對在查閱過程中接觸到的檔案信息予以保密，不得泄露給無關人員。2.對于涉及國家機密、商業(yè)秘密或個人隱私的檔案信息，應采取特殊的保密措施，如加密存儲、限制查閱范圍等。3.在檔案查閱場所，應設置必要的保密警示標識，提醒查閱人員注意保護檔案信息安全。（二）安全管理1.檔案管理部門應加強對檔案查閱場所的安全管理，配備必要的安全設施，如監(jiān)控設備、防盜報警裝置等，確保檔案資料的安全。2.檔案管理人員應定期對檔案查閱場所進行安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)并排除安全隱患。如發(fā)生檔案信息安全事故，應立即采取措施進行處理，并及時向上級報告。3.對于電子檔案的查閱，應采取嚴格的網絡安全防護措施，防止黑客攻擊、病毒感染等安全事件的發(fā)生。查閱電子檔案時，應使用專門的查閱軟件，確保電子檔案信息不被非法獲取或篡改。六、檔案查閱的監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督1.本機關單位內部應建立檔案查閱監(jiān)督機制，由檔案管理部門負責對檔案查閱工作進行日常監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督檢查內容包括查閱申請審批情況、查閱流程執(zhí)行情況、檔案信息安全保密情況等。檔案管理部門應定期對檔案查閱工作進行統(tǒng)計分析，及時發(fā)現(xiàn)存在的問題，并提出改進措施。（二）外部監(jiān)督1.接受上級檔案管理部門的監(jiān)督指導，按照要求定期報送檔案查閱工作情況。2.主動接受社會公眾的監(jiān)督，對于涉及公共利益的檔案查閱事項，應依法依規(guī)向社會公開相關信息，接受社會監(jiān)督。（三）違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定的檔案查閱行為，檔案管理部門應視情節(jié)輕重，給予批評教育、警告、暫停查閱權限等處理措施。2.對于因違反檔案查閱規(guī)定，導致檔案信息泄露、篡改或丟失，給單位造成損失的，應依法