PAGE健康教育檔案工作制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)健康教育檔案管理，規(guī)范健康教育檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用，提高健康教育工作的科學(xué)性、系統(tǒng)性和規(guī)范性，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)所有涉及健康教育工作的部門、科室及人員所形成的檔案資料管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：健康教育檔案應(yīng)如實(shí)反映健康教育工作的開展情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：全面收集健康教育工作過(guò)程中產(chǎn)生的各類文件、資料、記錄等，保證檔案的完整性。3.準(zhǔn)確性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，數(shù)據(jù)、信息等應(yīng)與實(shí)際工作相符。4.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行檔案的整理、歸檔和管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化。5.保密性原則：對(duì)涉及個(gè)人隱私、商業(yè)機(jī)密等敏感信息的健康教育檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善健康教育檔案工作制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門、科室做好健康教育檔案的收集、整理、歸檔工作。3.集中統(tǒng)一管理本公司/組織的健康教育檔案，建立健全檔案管理臺(tái)賬，確保檔案的安全保管和有效利用。4.定期對(duì)健康教育檔案進(jìn)行檢查、清理和鑒定，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。5.組織開展健康教育檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。（二）各部門、科室職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門、科室健康教育檔案的收集、整理和初步歸檔工作，并定期向檔案管理部門移交。2.明確專人負(fù)責(zé)健康教育檔案管理工作，確保檔案資料的及時(shí)收集和妥善保管。3.按照檔案管理部門的要求，規(guī)范本部門、科室健康教育檔案的形成、積累和整理工作，保證檔案質(zhì)量。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行檔案工作制度，嚴(yán)格遵守檔案管理操作規(guī)程。2.負(fù)責(zé)健康教育檔案的日常收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案整理規(guī)范、有序。3.做好檔案的保管工作，維護(hù)檔案的安全和完整，防止檔案損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生。4.積極為公司/組織各部門、科室提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，及時(shí)登記檔案利用情況。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行盤點(diǎn)和清查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。三、檔案收集（一）收集范圍1.健康教育工作計(jì)劃、方案、總結(jié)、評(píng)估報(bào)告等文件資料。2.健康教育活動(dòng)記錄，包括活動(dòng)通知、活動(dòng)照片、活動(dòng)視頻、活動(dòng)參與人員名單、活動(dòng)效果反饋等。3.健康教育宣傳資料，如宣傳手冊(cè)、海報(bào)、折頁(yè)、宣傳單頁(yè)等。4.健康教育培訓(xùn)資料，包括培訓(xùn)教材、培訓(xùn)課件、培訓(xùn)記錄、學(xué)員考核成績(jī)等。5.健康教育講座資料，如講座提綱、講稿、聽眾簽到表、講座效果評(píng)估等。6.健康教育咨詢活動(dòng)資料，包括咨詢記錄、咨詢問題匯總、咨詢效果評(píng)估等。7.健康教育宣傳欄資料，如宣傳欄內(nèi)容更新記錄、宣傳欄照片等。8.健康教育工作相關(guān)的會(huì)議記錄、紀(jì)要等。9.與健康教育工作有關(guān)的其他文件、資料、記錄等。（二）收集要求1.各部門、科室應(yīng)在健康教育工作開展過(guò)程中及時(shí)收集相關(guān)資料，確保資料的真實(shí)性和完整性。2.收集的資料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章等手續(xù)齊全。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其存儲(chǔ)格式正確、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進(jìn)行備份。4.收集的資料應(yīng)注明形成日期、來(lái)源、保管期限等信息。（三）收集時(shí)間1.年度工作計(jì)劃、方案應(yīng)在每年年初制定后及時(shí)收集。2.健康教育活動(dòng)結(jié)束后，相關(guān)部門應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)將活動(dòng)記錄等資料收集整理完畢。3.每月末，各部門、科室應(yīng)將當(dāng)月形成的健康教育資料進(jìn)行初步整理后向檔案管理部門移交。4.其他臨時(shí)性健康教育工作形成的資料，應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)收集歸檔。四、檔案整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和檢索。（二）整理方法1.分類：按照健康教育工作的內(nèi)容和性質(zhì)，將檔案分為健康教育工作計(jì)劃、健康教育活動(dòng)、健康教育宣傳資料、健康教育培訓(xùn)、健康教育講座、健康教育咨詢、健康教育宣傳欄、其他等類別。每個(gè)類別下再根據(jù)具體情況進(jìn)行細(xì)分。2.編號(hào)：對(duì)每一份檔案資料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號(hào)可采用“年份+流水號(hào)”的方式，如“2023001”表示2023年的第1份檔案資料。3.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、來(lái)源、保管期限等信息。目錄應(yīng)打印成冊(cè)，并建立電子目錄，便于查詢和管理。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，不掉頁(yè)、不壓字。對(duì)于紙張較多的檔案資料，可采用三孔一線或膠裝的方式裝訂。（三）整理流程1.檔案管理人員接收各部門、科室移交的健康教育檔案資料后，首先對(duì)資料進(jìn)行初步審核，檢查資料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。2.按照分類原則對(duì)檔案資料進(jìn)行分類，同一類別的資料按照時(shí)間順序排列。3.對(duì)每份檔案資料進(jìn)行編號(hào)，并在資料上加蓋編號(hào)章。4.編制檔案目錄，將檔案編號(hào)、題名、日期、來(lái)源、保管期限等信息錄入目錄中。5.對(duì)整理好的檔案資料進(jìn)行裝訂，確保裝訂質(zhì)量。6.將裝訂好的檔案資料上架存放，并在檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行錄入，建立電子檔案。五、檔案歸檔（一）歸檔要求1.整理好的健康教育檔案應(yīng)及時(shí)歸檔，歸檔時(shí)間不得超過(guò)檔案形成后的[X]個(gè)工作日。2.歸檔的檔案應(yīng)編制歸檔清單，清單內(nèi)容應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、來(lái)源、保管期限等信息。3.檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)歸檔清單與檔案資料的一致性，確保歸檔準(zhǔn)確無(wú)誤。（二）歸檔流程1.檔案管理人員根據(jù)檔案整理情況，填寫歸檔清單。2.將整理好的檔案資料按照歸檔清單順序排列，裝入檔案盒或檔案袋中。3.在檔案盒或檔案袋上注明檔案類別、年度、保管期限等信息。4.將檔案盒或檔案袋存放在檔案庫(kù)房的相應(yīng)位置，并在檔案管理系統(tǒng)中記錄歸檔信息。六、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度控制在[X]%[X]%之間。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放在檔案架或檔案柜中，排列整齊，便于查找。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份。備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.對(duì)于重要的紙質(zhì)檔案和電子檔案，可采用縮微、光盤刻錄等方式進(jìn)行長(zhǎng)期保存。（三）保管期限1.健康教育檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案包括健康教育工作的重要文件、資料、記錄等，如健康教育工作計(jì)劃、方案、總結(jié)、評(píng)估報(bào)告等。3.長(zhǎng)期保管的檔案保管期限為[X]年，包括健康教育活動(dòng)記錄、宣傳資料、培訓(xùn)資料等。4.短期保管的檔案保管期限為[X]年，包括臨時(shí)性健康教育工作形成的資料等。（四）保管期限的劃分和調(diào)整1.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)檔案的價(jià)值和重要性，按照本制度規(guī)定的保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)新形成的檔案進(jìn)行保管期限的劃分。2.對(duì)于已歸檔的檔案，如發(fā)現(xiàn)其保管期限需要調(diào)整的，檔案管理人員應(yīng)填寫《健康教育檔案保管期限調(diào)整申請(qǐng)表》，說(shuō)明調(diào)整理由和依據(jù)，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行調(diào)整。（五）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)健康教育檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等，檢查檔案是否齊全、完整，有無(wú)損壞、丟失、泄密等情況。3.清查結(jié)束后，應(yīng)填寫《健康教育檔案清查登記表》，對(duì)清查情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并報(bào)告公司/組織領(lǐng)導(dǎo)。七、檔案利用（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部各部門、科室因工作需要查閱健康教育檔案。2.上級(jí)主管部門、相關(guān)單位因工作檢查、調(diào)研等需要查閱健康教育檔案。3.因法律糾紛、審計(jì)等需要查閱健康教育檔案。（二）利用方式1.查閱：公司/組織內(nèi)部人員查閱健康教育檔案，應(yīng)填寫《健康教育檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)表提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱登記。2.借閱：因工作需要借閱健康教育檔案的，應(yīng)填寫《健康教育檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱期限、借閱用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)在借閱期限屆滿時(shí)及時(shí)收回檔案，并檢查檔案的完好情況。3.復(fù)制：如需復(fù)制健康教育檔案資料，應(yīng)填寫《健康教育檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，注明復(fù)制內(nèi)容、復(fù)制用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，由檔案管理人員進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案資料應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，并注明“復(fù)制件”字樣。（三）利用登記1.檔案管理人員應(yīng)建立健康教育檔案利用登記臺(tái)賬，對(duì)檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.利用登記臺(tái)賬應(yīng)包括利用日期、利用部門、利用人、利用內(nèi)容、利用方式、歸還日期等信息。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)利用登記臺(tái)賬進(jìn)行核對(duì)和統(tǒng)計(jì)，確保利用情況記錄準(zhǔn)確、完整。（四）利用監(jiān)督1.檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)健康教育檔案利用情況的監(jiān)督，確保檔案的合理利用和安全保管。2.對(duì)于違反檔案利用規(guī)定，擅自涂改、偽造、損毀、丟失檔案等行為，應(yīng)依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和本公司/組織檔案保管期限規(guī)定為依據(jù)，對(duì)已到保管期限的健康教育檔案進(jìn)行鑒定。2.堅(jiān)持全面審查、綜合分析的原則，從檔案的內(nèi)容、來(lái)源、形式等方面進(jìn)行全面評(píng)估，確定檔案的存毀價(jià)值。（二）鑒定組織成立健康教育檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)已到保管期限的健康教育檔案進(jìn)行鑒定。（三）鑒定方法1.逐卷審查檔案內(nèi)容，分析檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和保存價(jià)值。2.查閱檔案形成時(shí)的背景資料、相關(guān)文件等，了解檔案的形成過(guò)程和重要性。3.征求檔案形成部門、利用部門及相關(guān)人員的意見，綜合判斷檔案的存毀價(jià)值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定無(wú)保存價(jià)值的健康教育檔案，填寫《健康教育檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明檔案編號(hào)、題名、日期、來(lái)源、保管期限、銷毀理由等信息。2.《健康教育