PAGE科技檔案管理制度制定一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司科技檔案的管理，確保科技檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮科技檔案在公司科研、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)在科技活動(dòng)中形成的各類檔案，包括但不限于科研項(xiàng)目檔案、產(chǎn)品研發(fā)檔案、技術(shù)合同檔案、知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司設(shè)立專門(mén)的科技檔案管理機(jī)構(gòu)，對(duì)科技檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則科技檔案應(yīng)如實(shí)反映科技活動(dòng)的全過(guò)程，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則全面收集、整理科技活動(dòng)中形成的各類文件材料，確保檔案的完整性。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司商業(yè)秘密和技術(shù)秘密的科技檔案進(jìn)行保密管理。（四）管理職責(zé)1.科技檔案管理部門(mén)職責(zé)負(fù)責(zé)制定和完善公司科技檔案管理制度，并組織實(shí)施。集中統(tǒng)一管理公司科技檔案，接收、整理、保管和提供利用科技檔案。指導(dǎo)和監(jiān)督各部門(mén)科技檔案的形成、積累和歸檔工作。組織開(kāi)展科技檔案的鑒定、銷(xiāo)毀等工作。2.各部門(mén)職責(zé)負(fù)責(zé)本部門(mén)科技文件材料的形成、積累和整理工作，并按規(guī)定向科技檔案管理部門(mén)移交。配備兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門(mén)科技檔案的日常管理工作。協(xié)助科技檔案管理部門(mén)做好科技檔案的鑒定、銷(xiāo)毀等工作。二、科技檔案的形成與積累（一）形成要求1.各部門(mén)在科技活動(dòng)中應(yīng)及時(shí)形成真實(shí)、準(zhǔn)確、完整的科技文件材料，并按照檔案管理的要求進(jìn)行整理。2.科技文件材料應(yīng)使用耐久性強(qiáng)的書(shū)寫(xiě)材料和載體，確保檔案的長(zhǎng)期保存。（二）積累范圍1.科研項(xiàng)目檔案項(xiàng)目立項(xiàng)文件，包括項(xiàng)目申請(qǐng)書(shū)、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目批復(fù)等。項(xiàng)目研究過(guò)程中的各類文件，如實(shí)驗(yàn)記錄、研究報(bào)告、測(cè)試數(shù)據(jù)、圖紙等。項(xiàng)目驗(yàn)收文件，包括驗(yàn)收申請(qǐng)書(shū)、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、成果鑒定證書(shū)等。2.產(chǎn)品研發(fā)檔案產(chǎn)品設(shè)計(jì)文件，包括設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)要求、設(shè)計(jì)計(jì)算書(shū)等。產(chǎn)品試制文件，包括試制計(jì)劃、試制記錄、測(cè)試報(bào)告等。產(chǎn)品生產(chǎn)文件，包括工藝文件、操作規(guī)程、質(zhì)量控制文件等。3.技術(shù)合同檔案技術(shù)合同文本，包括合同協(xié)議書(shū)、技術(shù)條款、附件等。合同履行過(guò)程中的各類文件，如技術(shù)服務(wù)記錄、技術(shù)咨詢報(bào)告、驗(yàn)收文件等。4.知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案專利申請(qǐng)文件，包括專利申請(qǐng)書(shū)、說(shuō)明書(shū)、權(quán)利要求書(shū)等。商標(biāo)注冊(cè)文件，包括商標(biāo)申請(qǐng)書(shū)、商標(biāo)圖樣等。著作權(quán)登記文件，包括作品登記表、著作權(quán)證書(shū)等。（三）積累方法1.建立科技文件材料形成責(zé)任制，明確各環(huán)節(jié)的責(zé)任人，確保文件材料的及時(shí)形成和積累。2.定期對(duì)科技文件材料進(jìn)行清理和核對(duì)，防止文件材料的丟失和損壞。3.采用電子文件與紙質(zhì)文件同步積累的方式，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。三、科技檔案的歸檔（一）歸檔時(shí)間1.科研項(xiàng)目檔案應(yīng)在項(xiàng)目驗(yàn)收后[X]個(gè)月內(nèi)歸檔。2.產(chǎn)品研發(fā)檔案應(yīng)在產(chǎn)品批量生產(chǎn)后[X]個(gè)月內(nèi)歸檔。3.技術(shù)合同檔案應(yīng)在合同履行完畢后[X]個(gè)月內(nèi)歸檔。4.知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案應(yīng)在申請(qǐng)文件獲得授權(quán)或登記后[X]個(gè)月內(nèi)歸檔。（二）歸檔要求1.歸檔的科技文件材料應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確，符合檔案整理的要求。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)裝訂整齊，編目清晰，書(shū)寫(xiě)工整，簽署完備。3.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在耐久性好的載體上，并按照規(guī)定進(jìn)行分類、編號(hào)和命名。4.歸檔的科技文件材料應(yīng)編制詳細(xì)的歸檔目錄，一式兩份，一份隨檔案裝訂，一份單獨(dú)成冊(cè)。（三）歸檔程序1.各部門(mén)兼職檔案員對(duì)本部門(mén)形成的科技文件材料進(jìn)行整理和核對(duì)后，填寫(xiě)《科技檔案歸檔清單》，向科技檔案管理部門(mén)移交。2.科技檔案管理部門(mén)對(duì)接收的科技文件材料進(jìn)行審核，對(duì)不符合要求的檔案退回原部門(mén)補(bǔ)充完善。3.審核合格的科技檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等整理工作，并裝入檔案盒或存儲(chǔ)在電子檔案系統(tǒng)中。四、科技檔案的保管（一）保管期限1.科技檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的科技檔案，列為永久保管。長(zhǎng)期保管的檔案：凡是反映公司一般職能活動(dòng)和具有一定歷史意義的科技檔案，列為長(zhǎng)期保管，保管期限為[X]年。短期保管的檔案：凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司有利用價(jià)值的科技檔案，列為短期保管，保管期限為[X]年。2.保管期限的劃分應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況確定，并在檔案整理時(shí)明確標(biāo)注。（二）保管條件1.科技檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度控制在[X]%[X]%之間。3.電子檔案應(yīng)采用異地備份存儲(chǔ)的方式，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。（三）檔案整理與編目1.科技檔案應(yīng)按照分類方案進(jìn)行整理，同一類別的檔案應(yīng)按照時(shí)間順序或重要程度排列。2.檔案應(yīng)編制卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表、案卷目錄等檢索工具，便于查找和利用。3.電子檔案應(yīng)建立電子目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索。（四）檔案保管檢查1.科技檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案保管情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。2.檢查內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性，檔案保管設(shè)備的運(yùn)行情況，檔案庫(kù)房的環(huán)境條件等。3.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題應(yīng)做好記錄，并及時(shí)采取措施進(jìn)行整改。五、科技檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門(mén)因科研、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理工作需要，可查閱和利用科技檔案。2.公司外部單位因合作、交流等需要，經(jīng)公司批準(zhǔn)后可查閱和利用相關(guān)科技檔案。（二）利用手續(xù)1.公司內(nèi)部人員查閱科技檔案，需填寫(xiě)《科技檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到科技檔案管理部門(mén)查閱。2.公司外部單位查閱科技檔案，需提交查閱申請(qǐng)函，并注明查閱目的、范圍等，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由科技檔案管理部門(mén)安排專人陪同查閱。3.查閱科技檔案應(yīng)在指定的檔案閱覽室進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出室外。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)科技檔案管理部門(mén)同意，并按照規(guī)定辦理手續(xù)。（三）利用登記1.科技檔案管理部門(mén)應(yīng)建立科技檔案利用登記制度，對(duì)查閱和利用檔案的情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.登記內(nèi)容包括查閱日期、查閱人姓名、所在部門(mén)、查閱目的、查閱檔案名稱、查閱份數(shù)等。3.利用登記記錄應(yīng)妥善保管，以備查詢。六、科技檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定組織1.公司成立科技檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司主管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長(zhǎng)，科技檔案管理部門(mén)、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人為成員。2.鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)制定科技檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和工作計(jì)劃，組織開(kāi)展科技檔案的鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定和公司實(shí)際情況，制定科技檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)。2.鑒定標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性、時(shí)效性、保密性等方面的內(nèi)容。（三）鑒定程序1.科技檔案管理部門(mén)定期對(duì)保管期滿的科技檔案進(jìn)行清理，提出擬銷(xiāo)毀檔案清單。2.鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組組織相關(guān)人員對(duì)擬銷(xiāo)毀檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。3.對(duì)確定銷(xiāo)毀的檔案，應(yīng)編制《科技檔案銷(xiāo)毀清單》，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，進(jìn)行銷(xiāo)毀。（四）銷(xiāo)毀方法1.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用焚燒或粉碎等方式進(jìn)行銷(xiāo)毀。2.電子檔案應(yīng)采用數(shù)據(jù)擦除或格式化等方式進(jìn)行銷(xiāo)毀，并確保銷(xiāo)毀后的載體無(wú)法恢復(fù)數(shù)據(jù)